5 грубых ошибок работодателей при неявке сотрудника: как соблюсти закон и не нарваться на штраф

Представьте: понедельник утро, а ваш ключевой менеджер не вышел на связь. Телефон молчит, сообщения не читает, на рабочем месте пусто. Первая мысль — «уволить за прогул!», но именно так начинаются 80% трудовых споров с проигрышем компании. Как действовать, чтобы защитить бизнес и не нарушить закон — разбираемся с кадровыми юристами.

Почему нельзя игнорировать процедуру: риски для работодателя

Российские суды ежегодно рассматривают 300+ тысяч трудовых споров, и 67% решений выносятся в пользу сотрудников. Вот что грозит работодателям за ошибки в оформлении прогула:

• Восстановление сотрудника на работе через суд + выплата компенсации за вынужденный прогул (до 12 окладов)
• Штрафы от ГИТ: до 50 000 ₽ для ИП, до 100 000 ₽ для юрлиц
• Репутационные риски: история появится в открытой базе судов
• Дополнительные проверки налоговой и ПФР
• Иски о моральном ущербе (в среднем 20 000-50 000 ₽)

Алгоритм действий за 3 рабочих дня: инструкция от кадровика

Шаг 1: Фиксируем факт отсутствия (1-й день)
В 10:00 составляем акт об отсутствии с 3 свидетелями (коллегами). Проверяем электронную пропускную систему, запрашиваем распечатку звонков с корпоративного номера (8-800-555-35-35 внутренний 227). Важно: если сотрудник дистанционный — отправляем уведомление в мессенджеры и на email.

Шаг 2: Ищем причины (2-й день)
Отправляем заказное письмо с уведомлением по адресу регистрации. Звоним экстренным контактам из личного дела. Проверяем базу исполнительных производств ФССП (site fssprus.ru) и реестр пациентов COVID-госпиталей (gosuslugi.ru/covid-status).

Шаг 3: Принимаем решение (3-й день)
Если ответа нет — готовим приказ об увольнению по ст. 81 ч.6 п.а ТК РФ. Заранее получаем письменное заключение юриста компании (образец на jurist.ru/doc3255). Один экземпляр трудовой книжки отправляем почтой, второй храним в архиве 5 лет.

Ответы на популярные вопросы

Можно ли уволить сразу после 4 часов отсутствия?
Нет. ТК РФ не устанавливает минимального времени для прогула. Ключевой критерий — отсутствие без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены (определение Верховного суда № 78-КГ21-5-К3).

Как доказать прогул сотрудника-удалёнщика?
Фиксируйте время отсутствия в рабочих чатах (Skype, Slack) и системах учета времени (например, CrocoTime). Требуйте письменных объяснений через корпоративную почту + дублируйте SMS.

Что делать, если сотрудник принёс больничный задним числом?
Отменяйте приказ об увольнении через суд в течение месяца (ст. 394 ТК РФ). Восстанавливайте сотрудника с оплатой вынужденного прогула (средний заработок за все дни).

При несоблюдении процедуры увольнения за прогул суд восстановит сотрудника в 89% случаев даже при реальном отсутствии. Не пропускайте этап запроса письменных объяснений — на это по закону даётся 2 рабочих дня после предоставления сотрудником.

Плюсы и минусы строгого следования процедуре

• ✓ Защита от исков и штрафов
• ✓ Формирование дисциплины в коллективе
• ✓ Легкость доказывания в суде

• ✗ Требует времени (3-4 рабочих дня)
• ✗ Нужны юридические знания (или услуги аутсорсера)
• ✗ Риск саботажа со стороны недобросовестного сотрудника

Сравнение сценариев: прогул, больничный, отпуск за свой счет

Заключение

Правильная реакция на неявку сотрудника — не эмоции, а холодный расчёт по статье Трудового кодекса. Держите под рукой готовый пакет документов: бланк акта отсутствия, шаблон уведомления, форму приказа. Не уверены в своих силах? Закажите аудит кадровых процессов у специалистов — это в 5 раз дешевле среднестатистического судебного иска. Помните: ваша защита — это документы с печатями и подписями, а не устные договорённости.