Для всех организаций — обязательное уведомление Роскомнадзору с 1 сентября 2022 года о обработке персональных данных в связи с введением нового порядка

Роскомнадзор информирует всех образовательных учреждений о необходимости направить уведомление о обработке персональных данных до 1 сентября 2022 года. Это новое требование было установлено в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ О персональных данных и вступит в силу с указанной даты.

Уведомление является важным инструментом для обеспечения прав и свобод граждан в сфере обработки персональных данных. Оно позволяет Роскомнадзору получать информацию о том, какие данные обрабатываются в образовательных учреждениях, в каких целях и на каком основании. Также уведомление помогает гарантировать соблюдение образовательными учреждениями правил обработки персональных данных и защиты конфиденциальности участников образовательного процесса.

Согласно требованиям законодательства, уведомление должно содержать следующую информацию:

• Наименование образовательного учреждения, его юридический адрес;
• Цель обработки персональных данных;
• Категории субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются;
• Источник получения персональных данных;
• Правовое основание для обработки персональных данных;
• Перечень действий с персональными данными и способы их обработки;
• Сроки обработки персональных данных;
• Информацию о мерах, применяемых для обеспечения безопасности персональных данных;
• Имя и контактные данные ответственного лица по вопросам обработки персональных данных в образовательном учреждении.

Уведомление можно предоставить в электронном виде через официальный портал Роскомнадзора или в бумажном виде почтовым отправлением или лично. Отправка уведомления признается фактом осуществления обработки персональных данных.

Обязательность уведомления

Согласно изменениям, вступающим в силу с 1 сентября 2022 года, образовательные учреждения обязаны уведомить Роскомнадзор о персональных данных субъектов образования, которые обрабатываются в рамках их деятельности.

Уведомление обработки персональных данных является одним из основных требований Федерального закона О персональных данных и предоставляет возможность защитить права и интересы субъектов персональных данных.

Кому и когда следует уведомить?

Уведомление о персональных данных образовательных учреждений должно быть направлено в Роскомнадзор не позднее чем за 30 дней до начала обработки персональных данных. Уведомление обязательно для всех типов и уровней образовательных учреждений, включая детские сады, школы, колледжи и университеты, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Содержание уведомления

Уведомление должно содержать полную информацию об образовательном учреждении, включая его название, адрес, контактные данные, а также информацию о лицах, ответственных за обработку персональных данных. Дополнительно, уведомление должно содержать информацию о категориях субъектов персональных данных, цели и основаниях обработки, а также о возможных третьих лицах, которым могут быть переданы персональные данные.

Образовательные учреждения обязаны также предоставить документы, подтверждающие соблюдение требований Федерального закона О персональных данных, включая политику обработки персональных данных и согласия субъектов персональных данных на обработку и передачу их персональных данных.

Уведомление о персональных данных образовательных учреждений является важным шагом для обеспечения прав субъектов персональных данных и законности обработки их информации. Необходимо обратить внимание на сроки и требования, установленные законодательством, и своевременно предоставить требуемую информацию Роскомнадзору.

Сроки подачи уведомления

Согласно требованиям Роскомнадзора, уведомление о персональных данных образовательных учреждений должно быть подано не позднее чем за 30 дней до начала обработки персональных данных.

Это означает, что образовательные учреждения обязаны подать уведомление в Роскомнадзор не позднее, чем за месяц до даты, когда начнется обработка персональных данных учащихся и сотрудников.

Сроки подачи уведомления следует соблюдать строго, чтобы избежать возможных штрафных санкций и юридических проблем.

Персональные данные, подлежащие уведомлению

Согласно требованиям Роскомнадзора, образовательные учреждения обязаны уведомить о сборе и обработке персональных данных своих студентов, учителей и других сотрудников.

Персональные данные, которые подлежат уведомлению, включают:

1. Данные об учащихся:

Имея статус образовательного учреждения, вы обрабатываете персональные данные учащихся, включая:

• ФИО
• Дата рождения
• Адрес регистрации
• Контактные данные (телефон, электронная почта)
• Информация об образовании и академических достижениях
• Фото или видео материалы

2. Данные о преподавателях:

Вы также обрабатываете информацию о преподавателях и других сотрудниках вашего учреждения, включая:

• ФИО
• Дата рождения
• Адрес регистрации
• Контактные данные (телефон, электронная почта)
• Информация о квалификации и стаже работы
• Фото или видео материалы

Обработка персональных данных этих категорий должна осуществляться в соответствии с требованиями закона Российской Федерации О персональных данных и другими нормативными актами.

В случае нарушения требований по обработке персональных данных или несоблюдении процедуры уведомления, Роскомнадзор вправе применить к образовательному учреждению штрафные санкции.

Обратите внимание, что данная статья не предоставляет юридической консультации и не заменяет необходимость в получении юридических советов и руководств со стороны специализированных юристов или органов власти.

Способы подачи уведомления

Уведомление о персональных данных образовательных учреждений в Роскомнадзор можно подать несколькими способами:

1. Подача уведомления на официальном сайте Роскомнадзора

На официальном сайте Роскомнадзора создана специальная форма, с помощью которой можно заполнить и отправить уведомление о персональных данных образовательных учреждений. В поле Тип деятельности необходимо указать образовательная деятельность.

2. Подача уведомления на бумажном носителе

Уведомление о персональных данных образовательных учреждений можно подать на бумажном носителе и направить по почте на адрес Роскомнадзора. В уведомлении необходимо указать все необходимые реквизиты образовательного учреждения.

3. Подача уведомления лично в Роскомнадзоре

Уведомление о персональных данных образовательных учреждений можно подать лично в офисах Роскомнадзора. Необходимо предварительно сделать запись на прием и иметь с собой все необходимые документы и реквизиты образовательного учреждения.

Важно: уведомление о персональных данных образовательных учреждений следует подавать до 1 сентября 2022 года. Отсутствие уведомления может повлечь за собой административные и юридические последствия.

Требования к содержанию уведомления

Уведомление, которое необходимо отправить в Роскомнадзор с 1 сентября 2022 года, должно содержать следующую информацию:

1. Наименование учреждения и контактные данные

В начале уведомления необходимо указать полное наименование образовательного учреждения. Кроме того, требуется указать контактные данные, такие как адрес электронной почты и телефон.

2. Описание обработки персональных данных

В данном разделе следует описать цель и основания для обработки персональных данных образовательного учреждения. Необходимо указать, какие персональные данные собираются, а также каким образом они будут обрабатываться.

Примечание: Важно быть максимально конкретным и подробно описать все процессы обработки персональных данных.

3. Сроки хранения данных

Уведомление должно содержать информацию о предполагаемом сроке хранения персональных данных образовательного учреждения. Если срок хранения не определен, следует указать критерии, по которым будет определяться срок хранения.

4. Передача данных третьим лицам

В данном разделе необходимо указать, будут ли персональные данные передаваться третьим лицам, в том числе иностранным, и на каких основаниях это может происходить.

Пример: Персональные данные могут быть переданы иностранным государствам на основании международных договоров Российской Федерации.

5. Защита персональных данных

Уведомление должно содержать информацию о принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных, включая технические и организационные меры. Также следует указать ответственного за защиту персональных данных в организации.

Примечание: Рекомендуется использовать современные методы защиты данных, такие как шифрование и двухфакторная аутентификация.

Все требования к содержанию уведомления необходимо выполнить в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Ответственность за неподачу уведомления

В случае неподачи уведомления в Роскомнадзор до указанного срока (1 сентября 2022 года), образовательные учреждения могут нести ответственность и подвергаться административным или дисциплинарным мерам.

Согласно пункту 8 статьи 7.12 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, неподача уведомления может рассматриваться как административное правонарушение, за которое может быть назначено административное наказание в виде штрафа.

Кроме того, такое нарушение может служить основанием для принятия дисциплинарных мер в отношении учредителей или руководителей образовательных учреждений. В соответствии с пунктом 6 статьи 22 Федерального закона Об образовании в Российской Федерации, учредитель или руководитель образовательного учреждения может быть привлечен к административной, дисциплинарной или уголовной ответственности за нарушение законодательства в области образования.

Следовательно, неподача уведомления представляет серьезный риск для образовательных учреждений и их руководителей. Для избежания негативных последствий необходимо своевременно подать уведомление в Роскомнадзор до указанного срока.

Права субъектов персональных данных

Согласно законодательству Российской Федерации, субъекты персональных данных, чьи личные данные обрабатываются в образовательных учреждениях, обладают рядом прав, которые защищают их интересы и обеспечивают контроль над использованием и раскрытием их персональной информации.

Среди основных прав субъектов персональных данных можно выделить:

1. Право на информацию

Субъекты персональных данных имеют право на получение информации о сборе, обработке и использовании их персональных данных. Они должны быть уведомлены о целях обработки данных, об образовательном учреждении, которое осуществляет обработку, а также о лицах, которым могут быть переданы их персональные данные.

2. Право на доступ

Субъекты персональных данных имеют право на получение доступа к своим персональным данным и на получение копии этих данных. Они также могут запросить информацию о порядке обработки и использования их данных, а также о сроках их хранения.

Права субъектов персональных данных должны быть защищены образовательными учреждениями, которые обрабатывают их персональную информацию. Уведомление в Роскомнадзор о персональных данных образовательных учреждений поможет обеспечить соблюдение этих прав и улучшить защиту личных данных субъектов.

Конфиденциальность персональных данных

Защита персональных данных

Образовательные учреждения должны быть особенно внимательными к сохранению конфиденциальности персональных данных учеников, студентов и сотрудников. Для этого необходимо:

• Устанавливать надежные системы безопасности и обеспечивать их регулярное обновление;
• Ограничивать доступ к персональным данным только уполномоченным сотрудникам;
• Регулярно проводить аудит безопасности и идентифицировать потенциальные уязвимости;
• Использовать защиту данных, такую как шифрование и хэширование, для предотвращения несанкционированного доступа.

Согласие на обработку персональных данных

Перед сбором и обработкой персональных данных образовательных учреждений, необходимо получить согласие от субъектов данных. Это согласие должно быть явным и добровольным, и содержать информацию о целях, объеме и способах обработки данных.

Учреждения также обязаны информировать субъектов данных о своих правах в отношении персональных данных и о возможности отозвать свое согласие на обработку данных.

Соблюдая все требования по обработке и защите персональных данных, образовательные учреждения могут обеспечить конфиденциальность и неприкосновенность персональных данных своих сотрудников и учащихся.

Обработка персональных данных без уведомления

Организации, осуществляющие обработку персональных данных, включая образовательные учреждения, обязаны уведомить Роскомнадзор о начале такой обработки. Уведомление должно содержать информацию о целях обработки, категориях субъектов персональных данных, способах обработки, месте нахождения базы данных и другую необходимую информацию.

В случае обработки персональных данных без уведомления, организация может быть привлечена к административной ответственности, вплоть до штрафа в размере до 75 000 рублей для должностных лиц (статья 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях) или до 6 миллионов рублей для юридических лиц (статья 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях)

Поэтому образовательные учреждения должны строго соблюдать требования закона и предоставить уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных для обеспечения законности и безопасности обработки данных.

Направление изменений в уведомлении

Согласно новым требованиям законодательства, с 1 сентября 2022 года образовательным учреждениям необходимо внести изменения в уведомление, которое они направляют в Роскомнадзор в отношении обработки персональных данных.

В первую очередь, уведомление должно содержать полную информацию о наименовании образовательного учреждения, его юридическом адресе, а также контактных данных ответственного лица, которое будет заниматься вопросами обработки персональных данных.

Также необходимо указать основания для обработки персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников образовательного учреждения, а также иные категории лиц, информация о которых обрабатывается.

Уведомление должно содержать перечень сведений, которые будут собираться и обрабатываться о персональных данных, а также цель их сбора, способы обработки и сроки хранения.

Отдельно следует указать наличие мер защиты персональных данных, включая информацию о технических и организационных мерах, принятых в образовательном учреждении для защиты данных от несанкционированного доступа, изменения, распространения и уничтожения.

Кроме того, в уведомлении нужно указать права субъекта персональных данных, включая право на доступ к своим данным, их исправление, удаление или блокирование, а также порядок осуществления этих прав.

Изменения в уведомлении должны быть внесены путем подачи соответствующего заявления в Роскомнадзор. Образовательное учреждение обязано уведомить субъектов персональных данных об их правах и режиме доступа к ним.

Проверка соблюдения требований законодательства

Для обеспечения безопасности и конфиденциальности персональных данных образовательных учреждений, Роскомнадзор проводит регулярные проверки в соответствии с требованиями законодательства.

При проведении проверки, Роскомнадзор осуществляет следующие мероприятия:

1. Аудит системы защиты персональных данных

Роскомнадзор анализирует систему защиты персональных данных образовательных учреждений на предмет соответствия требованиям, установленным законодательством. В ходе проверки оцениваются технические и организационные меры, принятые для защиты данных, а также наличие необходимых документов и политики безопасности.

2. Проверка обработки и хранения персональных данных

Роскомнадзор анализирует процессы обработки и хранения персональных данных образовательных учреждений. Основное внимание уделяется соблюдению принципов законности, справедливости и прозрачности обработки, а также обеспечению доступа к данным только уполномоченным лицам.

При выявлении нарушений требований законодательства, Роскомнадзор принимает меры по их устранению, в том числе выдает предписания и назначает административные наказания.

Для успешной проверки и соблюдения требований законодательства, образовательным учреждениям следует активно сотрудничать с Роскомнадзором, предоставляя необходимую информацию и выполняя рекомендации по обеспечению безопасности персональных данных.

Важно помнить, что обеспечение безопасности персональных данных является не только юридической обязанностью, но и необходимым условием для доверия участников образовательного процесса и общества в целом.

Будьте внимательны и ответственны при обработке и хранении персональных данных, чтобы не нарушать законодательство и не допустить утечек конфиденциальной информации.