Форма должностной инструкции секретаря делопроизводителя — основные обязанности, навыки, требования к кандидату и перспективы развития в профессии
Секретарь делопроизводитель играет важную роль в организации, обеспечивая эффективное функционирование делопроизводства и организации работы. Его обязанности включают организацию встреч, подготовку документации, контроль исполнения поручений и многое другое. Чтобы помочь секретарю делопроизводителю в выполнении его задач, необходимо разработать должностную инструкцию, которая определит его обязанности, права и ответственность.
Должностная инструкция является основным документом, который определяет функциональные обязанности секретаря делопроизводителя. В ней должны быть четко указаны все задачи и требования, предъявляемые к сотруднику, а также описание его прав и ответственности. Документ должен быть составлен в соответствии с законодательством и внутренними правилами организации, и его соблюдение обязательно для каждого сотрудника.
Ознакомление с должностной инструкцией является обязательной частью процесса приема на работу секретаря делопроизводителя, так как она поможет новому сотруднику лучше понять свои обязанности и справиться с ними. Также важно, чтобы секретарь делопроизводитель периодически освежал свои знания о своей должностной инструкции, чтобы быть в курсе всех изменений и требований, которые могут возникнуть в ходе его работы.
Основные этапы составления формы должностной инструкции секретаря делопроизводителя
|
1. Определение задач и обязанностей На данном этапе происходит определение основных задач и обязанностей, которые должен выполнять секретарь делопроизводитель. Это может включать в себя ведение деловой корреспонденции, прием и регистрацию входящих документов, подготовку документов для подписи и т.д. Важно учесть специфику работы и требования к должности. |
|
2. Структурирование информации На данном этапе происходит структурирование информации в форме должностной инструкции. Задачи и обязанности могут быть разделены на группы, подгруппы, чтобы облегчить их восприятие и понимание. |
|
3. Определение требований к квалификации В форме должностной инструкции следует определить требования к квалификации секретаря делопроизводителя. Это могут быть знания и навыки в области делопроизводства, умение работать с офисными программами и т.д. Требования должны соответствовать реальным задачам и потребностям организации. |
|
4. Уточнение ожиданий и сроков выполнения При составлении формы должностной инструкции важно учесть ожидания руководства и клиентов по отношению к секретарю делопроизводителю. Также следует установить сроки выполнения задач, чтобы обеспечить эффективность работы. |
|
5. Форматирование и оформление Последний этап состоит в форматировании и оформлении формы должностной инструкции. Она должна быть понятной и легко читаемой. Рекомендуется использовать списки, заголовки, абзацы для логической структуризации информации. |
В результате успешного выполнения всех этапов будет получена форма должностной инструкции, которая является важным инструментом для организации работы секретаря делопроизводителя и обеспечения эффективности деятельности организации.
Определение обязанностей и функций
Секретарь делопроизводитель выполняет широкий спектр обязанностей и функций, связанных с поддержкой организационных и административных процессов. К его основным задачам относятся:
- Обеспечение эффективной организации документооборота.
- Ведение реестра входящих и исходящих документов, их регистрация и классификация.
- Подготовка и оформление документации для выдачи.
- Проведение рассылки и уведомлений по тематике делопроизводства.
- Соблюдение сроков исполнения документов и контроль документооборота.
- Консультация и информационная поддержка сотрудников в вопросах работы с документацией.
- Организация и контроль выполнения приказов, распоряжений и директив руководства.
- Подготовка презентаций, отчетов и других материалов для совещаний и собраний.
- Организация и поддержка внутренней и внешней корреспонденции.
- Архивирование и хранение документации в соответствии с требованиями законодательства.
- Выполнение других поручений, связанных с делопроизводством и организационными вопросами.
Точный перечень обязанностей и функций секретаря делопроизводителя может варьироваться в зависимости от организационной структуры и специфики работы. Кроме того, секретарь может быть ответственным за добавление и обновление информации в электронных системах управления документами, ведение календаря и организацию рабочих встреч, в том числе совещаний и семинаров.
Анализ требований и компетенций
Перед созданием должностной инструкции секретаря делопроизводителя необходимо провести анализ требований и компетенций, необходимых для успешного выполнения задач.
Требования к кандидату:
1. Высшее образование в сфере управления, делопроизводства или аналогичной области;
2. Опыт работы с деловой документацией и документооборотом не менее 3 лет;
3. Знание офисных программ, таких как Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) или альтернативных аналогов;
4. Отличные навыки устного и письменного общения;
5. Умение организовывать свое рабочее время и выполнять задачи в срок;
6. Знание и понимание принципов делопроизводства и организации рабочего процесса;
7. Ответственность, внимательность к деталям и умение работать в команде;
8. Грамотный русский язык и хорошее знание деловой этики;
9. Доброжелательное отношение к коллегам и клиентам, умение работать с людьми;
10. Готовность обучаться и повышать свое профессиональное мастерство.
Основные компетенции:
1. Умение эффективно организовывать и контролировать документооборот;
2. Высокий уровень владения компьютерными программами для работы с текстовой и табличной информацией;
3. Умение работать с офисным оборудованием: принтеры, сканеры, копировальные аппараты;
4. Навыки ведения баз данных и архивирования документов;
5. Умение анализировать и обрабатывать информацию, оперативно искать необходимые документы;
6. Отличные коммуникативные навыки, способность вести телефонные переговоры и работать с посетителями;
7. Умение работать в команде и выполнять задачи высшего руководства;
8. Навыки организации рабочего пространства, поддержание порядка в офисе.
Определение организационной структуры
Первым шагом при определении организационной структуры является анализ бизнес-процессов и задач, выполняемых в организации. Необходимо понять, какие функции выполняет каждый отдел, какие задачи возлагаются на секретаря делопроизводителя и какие отношения и связи существуют между различными подразделениями.
Вторым шагом является создание организационной схемы, отражающей иерархию и структуру компании. Организационная схема может быть представлена в виде диаграммы или таблицы. Она должна включать основные подразделения, их руководителей и функции, а также указывать на прямые и косвенные линии подчиненности.
Третьим шагом является определение роли секретаря делопроизводителя в организационной структуре. Необходимо четко определить его обязанности, ответственности и полномочия. Секретарь делопроизводитель часто выполняет такие функции, как организация документооборота, поддержка деловых отношений, планирование и координация рабочего времени руководителя и других сотрудников.
Определение организационной структуры позволяет секретарю делопроизводителю эффективно взаимодействовать с другими подразделениями и выполнять свои обязанности на высоком уровне. Структура также помогает установить четкую систему коммуникации и передачи информации, что влияет на внутреннюю эффективность организации.
Составление перечня должностных обязанностей
При составлении перечня должностных обязанностей секретаря делопроизводителя необходимо понимать, что данная должность связана с осуществлением организационно-распорядительной и документационной работы.
Основные должностные обязанности:
- Прием и передача входящей и исходящей корреспонденции;
- Регистрация и учет документов;
- Обеспечение своевременного приема, рассмотрения и передачи документации;
- Ведение делопроизводства;
- Организация и сопровождение встреч, совещаний и деловых визитов;
- Подготовка протоколов и отчетов по результатам встреч и совещаний;
- Выполнение поручений руководства;
- Организация и поддержание эффективного документооборота в организации;
- Обеспечение архивного хранения документов;
- Соблюдение конфиденциальности информации;
- Оказание информационно-консультационной помощи сотрудникам;
- Участие в организации мероприятий и деловых поездок.
Дополнительные обязанности:
- Подготовка презентаций и отчетов по заданию руководства;
- Согласование графика работы сотрудников;
- Закупка офисных материалов и расходных материалов для обеспечения работы подразделения;
- Подготовка и формирование отчетности.
Перечень должностных обязанностей секретаря делопроизводителя может меняться или дополняться в зависимости от требований организации и руководства.
Изучение процессов и процедур
Изучение процессов и процедур предполагает знакомство с организационной структурой и разбор основных бизнес-процессов компании. Секретарь делопроизводитель должен подробно изучить порядок обработки входящей и исходящей корреспонденции, правила оформления официальных документов, процедуры оформления отчетности и многое другое.
Для освоения процессов и процедур секретарь делопроизводитель может использовать различные источники информации. В первую очередь, это должностные инструкции, в которых подробно описаны все требования и правила выполнения работы. Также необходимо обратиться к коллегам и руководству компании, чтобы получить дополнительные пояснения и консультации.
При изучении процессов и процедур необходимо быть внимательным и ответственным. Важно понять каждую деталь и учесть все нюансы, чтобы в дальнейшем не допустить ошибок в работе. Ответственное отношение к освоению процессов и процедур помогает секретарю делопроизводителю стать профессионалом в своей области и обеспечивает высокий уровень работы в офисе.
Разработка процедурных инструкций
Шаг 1: Идентификация процессов
Первым шагом в разработке процедурных инструкций является идентификация процессов, которые входят в компетенцию секретаря делопроизводителя. Это могут быть процессы по приему и отправке корреспонденции, организации встреч и совещаний, контролю исполнения поручений и другие.
Необходимо описать каждый процесс с указанием его названия, целей, последовательности выполнения и возможных вариантов развития событий. Важно также учесть возможные риски и способы их предотвращения.
Шаг 2: Определение ролей и ответственности
На этом этапе необходимо определить роли и ответственность каждого участника процесса. В случае с секретарем делопроизводителем это могут быть руководитель офиса, сотрудники отделов, почтовые службы и другие. Описание ролей и ответственности позволит установить четкую систему контроля и согласования выполнения задач.
Шаг 3: Формирование процедурных инструкций
На основе идентификации процессов и определения ролей необходимо составить процедурные инструкции для каждого процесса. Инструкции должны быть понятными и легко читаемыми. При формировании инструкций следует описать каждый этап процесса, используя ясные инструкции и последовательность действий.
Также в инструкциях можно использовать примеры, шаблоны и образцы документов, которые используются в процессе. Это поможет сотрудникам лучше понять, как должна выглядеть конечная результат.
Процедурные инструкции должны быть доступны для всех сотрудников, работающих с деловой документацией, и храниться в удобном месте. При изменении процессов необходимо обновлять инструкции и информировать сотрудников о внесенных изменениях.
Оценка рисков и ресурсов
Для проведения оценки рисков и ресурсов следует учитывать следующие аспекты:
- Идентификация потенциальных рисков, связанных с конкретными задачами и процессами работы.
- Оценка вероятности возникновения рисков и потенциального ущерба, который они могут причинить.
- Определение имеющихся ресурсов для снижения рисков и обеспечения безопасности выполнения задач.
- Разработка плана мероприятий по управлению рисками и оптимальному использованию ресурсов.
Важно также учитывать, что оценка рисков и ресурсов является процессом непрерывного улучшения и должна проводиться регулярно. При этом необходимо учитывать изменения внешней среды, требования законодательства, а также внутренние изменения в организации.
Секретарь делопроизводитель играет важную роль в оценке рисков и ресурсов, поскольку он осуществляет ряд функций, направленных на обеспечение безопасности процессов работы. Он отвечает за контроль исполнения задач, организацию документооборота, хранение и защиту информации, а также соблюдение правил и стандартов организации.
Проведение оценки рисков и ресурсов помогает секретарю делопроизводителю выявить потенциальные угрозы и проблемы, связанные с его работой, и разработать эффективные меры по их предотвращению или минимизации. Это позволяет повысить эффективность работы, обеспечить безопасность и снизить вероятность негативных последствий.
Уточнение прав и полномочий
Права и полномочия секретаря делопроизводителя определяются основными функциями, которые включают в себя:
- Организацию делопроизводства в офисе;
- Подготовку и ведение документации;
- Координацию работы между различными отделами;
- Оформление и защиту конфиденциальной информации;
- Поддержку организации в области коммуникаций и встреч с партнерами;
- Обеспечение процесса передачи информации внутри и снаружи организации;
- Участие в организации и проведении совещаний и деловых встреч;
- Помощь в составлении документов, отчетов и презентаций.
Секретарь делопроизводитель имеет право вести переговоры с партнерами, заключать договоры в рамках своих полномочий и отстаивать интересы компании. Кроме того, он может оказывать консультационную помощь сотрудникам по вопросам организации делопроизводства, а также предоставлять информацию, необходимую для принятия решений руководством.
Определение порядка взаимодействия
Внутреннее взаимодействие
Секретарь делопроизводитель должен обладать хорошей коммуникативной компетенцией и эффективно взаимодействовать со всеми сотрудниками компании. При этом, порядок взаимодействия должен обеспечивать эффективность работы и соблюдение установленных сроков.
Основные принципы внутреннего взаимодействия:
— Соблюдение корпоративных норм и правил коммуникации;
— Уважительное отношение к коллегам и подчиненным;
— Своевременное и точное выполнение поручений и задач;
— Поддержание конфиденциальности информации;
— Грамотное использование деловой документации и электронных средств коммуникации.
Внешнее взаимодействие
Секретарь делопроизводитель также должен эффективно взаимодействовать с внешними сторонами, такими как клиенты, партнеры и поставщики. При этом, порядок взаимодействия должен способствовать налаживанию и поддержанию положительных отношений с внешними партнерами и обеспечивать выполнение поставленных задач.
Основные принципы внешнего взаимодействия:
— Профессиональное и вежливое общение с внешними сторонами;
— Своевременное реагирование на запросы и заявки внешних партнеров;
— Соблюдение сроков и обязательств перед внешними сторонами;
— Поддержание положительного имиджа компании.
Формирование окончательного текста должностной инструкции
Окончательный текст должностной инструкции для секретаря делопроизводителя должен быть составлен в соответствии с требованиями и потребностями компании.
Шаг 1: Определение структуры и должностных обязанностей
Первым шагом при формировании должностной инструкции является определение структуры и должностных обязанностей секретаря делопроизводителя. Для этого необходимо провести анализ деятельности, определить основные функции и задачи, которые будут выполняться на данной должности.
Также следует учесть специфику работы секретаря делопроизводителя, его роль в организации и требования, предъявляемые к должностному лицу. Это позволит определить необходимый уровень знаний, навыков и компетенций, которые должен обладать секретарь делопроизводитель.
Шаг 2: Составление текста должностной инструкции
После определения структуры и должностных обязанностей следует приступить к составлению текста должностной инструкции. Важно соблюсти следующие принципы:
- Ясность и понятность. Текст должностной инструкции должен быть написан простым и понятным языком, чтобы каждый сотрудник мог легко понять свои обязанности и ответственность.
- Конкретность и четкость. Все обязанности должны быть описаны конкретно и четко, чтобы секретарь делопроизводитель мог осознанно выполнять свои обязанности и избежать недоразумений.
- Структурированность. Текст должностной инструкции должен быть разделен на пункты и подпункты, чтобы облегчить его восприятие и навигацию.
- Актуальность. Должностная инструкция должна отражать текущую организационную структуру и требования компании.
Кроме того, в тексте должностной инструкции можно использовать таблицу, чтобы наглядно представить должностные обязанности секретаря делопроизводителя, их приоритеты, сроки выполнения и другую дополнительную информацию.
После составления текста должностной инструкции следует проверить его на наличие ошибок и опечаток, а также проконсультироваться с руководством и другими специалистами, чтобы убедиться в его полноте и корректности.
| № | Должностные обязанности | Приоритет | Срок выполнения |
|---|---|---|---|
| 1 | Прием, регистрация и распределение входящих документов | Высокий | В течение 1 рабочего дня |
| 2 | Организация и подготовка материалов для совещаний и переговоров | Средний | За 2 рабочих дня |
| 3 | Ведение деловой переписки и документации | Высокий | По мере необходимости |