Инструкция по правильному заполнению трудовых книжек в 2021 году — подробное руководство для работодателей и работников

Трудовая книжка – это один из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность граждан в течение всей их жизни. Она является своеобразным паспортом каждого работника, где прочно закрепляются все важные моменты их рабочей жизни — от первой работы до наград, присвоенных в течение карьеры. Важно знать, что ведение трудовых книжек, а также их заполнение и предъявление являются законодательно обязательными для работодателей.

Ключевым моментом в заполнении трудовой книжки является соблюдение всех требований, установленных законами Российской Федерации. В 2021 году некоторые изменения были внесены в порядок ведения трудовых книжек. Одним из изменений является использование электронной формы трудовой книжки, которая предоставляется работнику в виде цифрового файла.

Для заполнения трудовой книжки на бумажном носителе в 2021 году необходимо соблюдать следующие правила:

1. Обязательное указание данных о работодателе и работнике. В первой графе Фамилия, имя, отчество работника следует указывать данные работника в полном объеме, а в строке Адрес места жительства (пребывания) указывается фактический адрес работника.

2. Заполнение сведений о периодах работы. В трудовой книжке необходимо указать все места работы работника, начиная с первой работы. Каждое место работы указывается в отдельной строке. Важно указывать точные даты приема на работу и увольнения.

Эти и другие моменты заполнения трудовой книжки необходимо внимательно изучить перед началом работы, чтобы избежать ошибок и корректировок.

Общая информация о трудовых книжках

Как выглядит трудовая книжка?

Трудовая книжка имеет обложку из плотного картона со шнуровкой или пружинкой и внутренние страницы для записей. Обложка может быть различных цветов, но самый распространенный цвет – синий. На обложке указываются название документа и логотип соответствующей организации (например, логотип Государственной службы занятости).

Как получить трудовую книжку?

Трудовая книжка выдается работнику при приеме на работу в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для ее получения необходимо предоставить работодателю следующие документы:

1. Заявление о приеме на работу.
2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
3. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
4. Документы, подтверждающие образование (в зависимости от требований работодателя).

Как заполнять трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки производится в соответствии с инструкцией и требованиями законодательства о труде. Каждая запись должна быть четко и правильно оформлена. В записях указываются следующие сведения:

• Дата приема на работу.
• Наименование предприятия (организации).
• Должность.
• Даты переводов, повышений, увольнений и других событий.

Важно отметить, что работодатель несет ответственность за заполнение трудовой книжки и правильность внесения данных. Работник имеет право на проверку и внесение своих замечаний в случае выявления ошибок или неполноты.

Значение и виды трудовых книжек

Виды трудовых книжек могут различаться в зависимости от страны и условий использования. В Российской Федерации существуют два основных вида трудовых книжек:

• Старый образец трудовой книжки – ранее использовался и содержит информацию о предыдущих местах работы гражданина. В нем указываются данные о трудовой деятельности, а также организации, в которых работник проработал. Старый образец трудовой книжки заполняется вручную с использованием шаблонных форм, которые предоставляются работодателем. Этот вариант книжки постепенно выходит из употребления, и все новые работники должны заполнять электронный образец.
• Электронный образец трудовой книжки – новый формат, который постепенно становится универсальным. В электронной трудовой книжке информация вносится не вручную, а с использованием специализированного электронного сервиса. Она обеспечивает удобство использования и позволяет хранить данные онлайн. Заполнение производится с легкостью и точностью, а проверка и анализ данных становятся доступными для работника и работодателя.

Независимо от вида, трудовая книжка – это важный документ, который должен быть вести достоверно и аккуратно. Она помогает подтвердить факт работы, получить соответствующие льготы и права, а также является основой при трудоустройстве на новое место работы.

Принципы заполнения трудовых книжек

1. Точность и полнота информации

При заполнении трудовых книжек необходимо указывать информацию о каждом месте работы работника. Это включает название организации, ее адрес, номер контракта (если есть), даты приема и увольнения, а также основную должность и вид деятельности.

Важно указывать данные в точном соответствии с оригинальными документами, чтобы избежать ошибок или противоречий. Заполнять трудовую книжку следует либо печатными буквами, либо на машинке. Разрешается использовать только синюю или че

Заполнение персональных данных

ФИО работника

В этом поле следует указать полное ФИО работника с учетом всех грамматических правил. Имя, отчество и фамилия должны быть записаны полностью и правильно.

Дата и место рождения

Следующим шагом является указание даты и места рождения работника. Необходимо указать точную дату рождения (день, месяц, год) и место рождения (населенный пункт, область, страна).

Пример: 01 января 1990 года, г. Москва, Российская Федерация

Также необходимо учесть, что указание неверных или несоответствующих действительности данных может повлечь негативные последствия.

Гражданство

В этом поле нужно указать гражданство работника. Обязательно указание страны, чаще всего, являющейся гражданством по рождению.

Важно отметить, что в случае изменения персональных данных работника (например, смены фамилии или гражданства), необходимо произвести соответствующую запись в трудовой книжке с соблюдением законодательных требований.

При заполнении персональных данных следует быть внимательным и аккуратным, чтобы избежать ошибок и осложнений в дальнейшем. Персональные данные работника являются важным фактором при оформлении и ведении трудовой книжки.

Информация о сотруднике

Для заполнения раздела Информация о сотруднике в трудовой книжке в 2021 году необходимо предоставить следующие данные:

1. Фамилия, имя, отчество: Укажите полные фамилию, имя и отчество сотрудника. Все данные должны быть указаны в соответствии с паспортными данными.

2. Документ, удостоверяющий личность: Запишите данные документа, удостоверяющего личность сотрудника. Например, паспорт или военный билет. Укажите серию, номер, дату выдачи и выдавший орган.

3. Дата рождения: Укажите дату рождения сотрудника в формате ДД.ММ.ГГГГ.

4. Место рождения: Укажите место рождения сотрудника — город или населенный пункт.

5. Адрес: Запишите полный адрес проживания сотрудника в формате: почтовый индекс, область, город (населенный пункт), улица, дом, квартира.

6. Номер телефона: Укажите контактный телефон сотрудника в международном формате.

7. Гражданство: Укажите гражданство сотрудника.

8. Семейное положение: Укажите семейное положение сотрудника: холост/не замужем, женат/замужем, разведен(а), вдовец/вдова, гражданский брак.

9. Дети: Укажите количество детей у сотрудника и их пол.

10. Группа инвалидности: Укажите наличие или отсутствие у сотрудника официальной группы инвалидности.

11. Паспортные данные: Запишите данные загранпаспорта сотрудника, если он имеет паспорт.

12. ИНН: Укажите индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) сотрудника.

Обратите внимание, что указанные данные должны быть достоверными и актуальными в момент заполнения трудовой книжки. При изменении каких-либо данных, необходимо обновить информацию в соответствующем разделе трудовой книжки.

Паспортные данные

В разделе Паспортные данные необходимо внести информацию о паспорте работника. Это включает следующие пункты:

1. Серия и номер паспорта: укажите полную серию и номер паспорта работника в соответствии с его документом.
2. Кем и когда выдан: указывается название органа, выдавшего паспорт, и дата его выдачи.
3. Код подразделения: данный пункт не обязателен, но если в паспорте указан код подразделения, его также можно внести в трудовую книжку.

Все указанные данные должны быть внесены точно и без ошибок, так как они используются для оформления документов и связи с работником. Просьба поверить внесенные данные перед закрытием раздела, чтобы избежать ошибок в заполнении.

Информация о предыдущем месте работы

В данном разделе в трудовой книжке необходимо заполнить информацию о предыдущем месте работы. Эта информация важна, так как она позволяет полноценно отразить рабочий опыт работника и предоставить надлежащую информацию будущему работодателю.

Какие данные необходимо указать:

• Наименование предприятия или организации, в которой работал работник.
• Даты работы на данном месте, включая дату начала и окончания работы.
• Должность, на которой работал работник.
• Сведения о трудовых функциях и выполняемых работах.
• Примерный возраст, когда работник трудился на данной должности.
• Сведения о приобретенных профессиональных навыках и опыте, полученных в результате работы на предыдущем месте работы.

Заполнять информацию о предыдущем месте работы следует максимально точно и корректно. В случае возникновения спорных вопросов или неоднозначностей, рекомендуется обратиться за консультацией к профессионалам, таким как юристы или работники кадровых служб.

Название организации

Название организации является важным элементом, поскольку оно помогает идентифицировать конкретную организацию, в которой работник получал опыт работы. При заполнении этого поля необходимо быть внимательным и аккуратным, так как неправильное указание названия организации может привести к недоразумениям и трудностям в дальнейшем.

Указывая название организации, следует следовать правилам орфографии и пунктуации. Название организации должно быть написано полностью и точно, без упущений или сокращений. Если название организации слишком длинное для вмещения в одну строку, то можно использовать сокращения, установленные в официальной документации организации.

Название организации должно быть указано в одной и той же форме, в которой оно зарегистрировано во всех официальных документах, включая учредительные документы, свидетельство о регистрации, налоговые и статистические формы и т.д. Это поможет предотвратить путаницу и ошибки при проверке трудовой деятельности сотрудника.

Заполняя графу с названием организации, следует также обратить внимание на использование заглавных и строчных букв. Некоторые организации имеют официальные правила по написанию своих названий, включая конкретный регистр букв. Необходимо следовать их требованиям, чтобы избежать возможных ошибок.

В случае изменения названия организации, например, в результате реорганизации или смены собственника, сотруднику необходимо обновить данную информацию в своей трудовой книжке. Для этого следует обратиться к HR-службе или кадровой службе организации и предоставить соответствующие документы, подтверждающие изменение названия организации.

Точное и полное указание названия организации в трудовой книжке имеет большое значение для правильного и аккуратного ведения трудового процесса. Это позволяет иметь полные и достоверные сведения о месте работы сотрудника, а также является основой для проверок и контроля деятельности организации. Правильное заполнение данной графы поможет избежать проблем при проверке и анализе трудовой деятельности налоговыми или другими контролирующими органами.

Период работы

В трудовой книжке необходимо указать период, в течение которого сотрудник проработал на предприятии или в организации. Данный раздел состоит из двух полей: дата начала работы и дата окончания работы.

Дата начала работы указывается в формате DD.MM.YYYY и отображает первый день, с которого работник официально приступил к выполнению своих обязанностей. Например, если человек начал работать 15 мая 2021 года, то в поле дата начала работы будет указано 15.05.2021.

Дата окончания работы указывается в формате DD.MM.YYYY и отображает последний день, когда сотрудник фактически работал на предприятии или в организации. Если работник все еще работает в данной компании, то поле даты окончания работы остается пустым или ставится прочерк (-).

Важно быть внимательным при заполнении данных о периоде работы, так как они могут повлиять на расчет стажа работы, выплату пенсии, а также определение прав сотрудника в соответствии с законодательством.

Примеры заполнения поля Период работы в трудовой книжке:

Дата начала работы: 01.10.2019

Дата окончания работы: — (сотрудник все еще работает в данной организации)

Дата начала работы: 15.03.2017

Дата окончания работы: 31.12.2020

Заполнение информации о должности

В трудовой книжке необходимо указать информацию о должности, которую занимает работник.

Для правильного заполнения данного раздела следует учесть следующее:

1. Название должности

В графе Должность следует указать точное название должности согласно документам, официальным инструкциям или трудовому договору. Название должности должно быть написано полностью и без сокращений.

2. Код должности

При заполнении Кода должности следует использовать классификаторы и справочники, установленные в организации. Код должности обычно состоит из цифр или буквенно-цифровой комбинации и позволяет однозначно идентифицировать должность в организации.

Для удобства заполнения данного раздела рекомендуется использовать таблицу:

Графа	Описание	Пример
Должность	Указывается точное название должности	Инженер-программист
Код должности	Указывается код должности согласно классификатору	12345

Название должности

При заполнении трудовой книжки в 2021 году, рекомендуется указывать название должности с использованием официальных трудовых квалификаций и специальностей. Например, вместо специалист или руководитель следует указывать точное название профессии или должности, такое как бухгалтер, менеджер по продажам или инженер-строитель.

Кроме того, важно обратить внимание на то, что название должности должно быть указано без сокращений и согласно правописанию и условностям русского языка. Например, если в официальном документе описана должность ведущий специалист, то в трудовой книжке следует указать полное название должности без сокращений.

Указание точного и четкого названия должности в трудовой книжке имеет свою важность при поиске новой работы или при предъявлении документа в органах трудового надзора или суде. Поэтому рекомендуется тщательно проверять правильность указанного названия должности, чтобы избежать любых возможных ошибок или несоответствий.

Трудовые функции

Трудовые функции описывают конкретные обязанности работника, его роль и вклад в организацию и достижение ее целей. Они помогают работнику ориентироваться в своей работе, понимать, какие действия ему необходимо предпринимать, и какую информацию он должен знать и использовать для успешного выполнения своих обязанностей.

Трудовые функции могут включать в себя такие задачи, как:

• выполнение конкретных операций и действий, связанных с профессиональной деятельностью;
• организация рабочего процесса и контроль его выполнения;
• взаимодействие с коллегами, руководством и клиентами;
• анализ и решение задач, возникающих в процессе работы;
• соблюдение производственных норм и техники безопасности;
• ведение документации и отчетности;
• принятие участия в профессиональном развитии и повышении квалификации.

Трудовые функции могут варьироваться в зависимости от специфики работы и должности работника. Они могут быть как стандартными и обязательными для всех работников организации, так и индивидуальными и уникальными для каждого конкретного сотрудника.

Заполнение трудовых функций в трудовой книжке позволяет документально фиксировать обязанности и достижения работника, а также служит основой для оценки его профессиональной деятельности.

Заполнение информации о заработной плате

Для правильного заполнения информации о заработной плате в трудовой книжке следуйте следующим инструкциям:

1. В таблице Изменение размеров заработной платы укажите все изменения, которые произошли за отчетный период. В первом столбце Год укажите год, в котором произошли изменения. Во втором столбце Месяц укажите месяц, в котором произошли изменения. В третьем столбце Фактический размер укажите размер заработной платы, который был выплачен в указанный месяц.

2. В таблице Размер заработной платы за отчетный период укажите фактический размер заработной платы за каждый месяц отчетного периода. В первом столбце Месяц укажите месяц отчетного периода. Во втором столбце Размер заработной платы укажите фактический размер заработной платы, который был выплачен в указанный месяц.

3. Если в течение отчетного периода произошли изменения в размере заработной платы, укажите эти изменения в таблице Изменение размеров заработной платы. В этой таблице укажите год, месяц и фактический размер заработной платы на момент изменений.

4. В таблице Расчетный период укажите период, за который производится расчет заработной платы. В первом столбце Месяц укажите месяц расчетного периода. Во втором столбце Количество дней укажите количество дней в расчетном периоде.

Год	Месяц	Фактический размер
2021	Январь	50000 руб.
2021	Февраль	55000 руб.

Месяц	Размер заработной платы
Январь	50000 руб.
Февраль	55000 руб.

Месяц	Количество дней
Январь	31
Февраль	28