Как писать служебную записку по авансовому отчету

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном транспорте — машине или мотоцикле, — вместо командировочного удостоверения должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, который ездил в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.В Роструде нам порекомендовали не перегружать записку лишними сведениями.

Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия, как в образце.В командировке был директор. Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок ().

Не имеет значения, директор сам управлял машиной или ехал как пассажир.Можно освободить руководителя от обязанности составлять служебную записку на себя. Ведь он все равно будет подписывать приказы о командировке, ее переносе или продлении.

А в такой ситуации служебная записка, по сути, будет дублировать приказ.

Чтобы сократить количество бумаг, можно внести специальную оговорку про директора в положение о командировках или другой локальный акт.

К примеру:

«Требование о представлении служебной записки на руководителя организации не распространяется»

.О том, какие документы должны представить пассажиры, в действующих правилах отдельно не сказано. Мы считаем, что можно ограничиться авансовым отчетом, служебной запиской и первичкой, подтверждающей затраты, если они были.На одной машине ездили несколько работников. Путевые листы пассажиры оформлять не должны.

Ведь требуют наличия такого документа исключительно у водителя ().

Чеки на бензин тоже не понадобятся, если на заправке расплачивался водитель, а не кто-то из попутчиков.

нужна, чтобы определить даты начала и окончания поездки. Поэтому такой документ должен представить каждый из командированных работников вне зависимости от того, управлял он машиной или нет.Той же логики безопаснее придерживаться, если речь идет о служебном транспорте или арендованной машине. В Положении № 749 порядок оформления документов прописан только для личных машин и мотоциклов.

Но если сотрудник ездит в командировку на арендованном или служебном автомобиле, то компании все равно нужен документ, подтверждающий срок поездки. Это нам подтвердили и в Минфине, и в ФНС.Конечно, водитель служебной машины оформит путевой лист.

Но, во-первых, его могут выдать на несколько дней, а сотрудник вернется раньше.

Во-вторых, помимо водителя в машине могут быть и другие сотрудники. Тогда у них на руках не останется первички, подтверждающей срок поездки.Работник поймал попутку. Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики.

В такой ситуации у работника не будет расходов на проезд.Тем не менее безопаснее взять с работника служебную записку.

Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно.

Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб.

().Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку на попутном автомобиле. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно.

Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету.

Дополнительных документов никто не потребует.Тот же порядок действий, если работник отправился в поездку на транспорте контрагента, например подрядчика или заказчика. То есть помимо авансового отчета и приложений в виде первички и чеков работник представит служебную записку.Срок поездки изменился.

Уважительные причины задержки в командировке: заболел, поломался транспорт, плохие погодные условия и др.

Эти обстоятельства тоже нужно отразить в служебной записке. За время вынужденной задержки надо выплатить суточные и возместить расходы на проживание (п. 14, 19, 21 Положения № 749).Если работник болел, то ему нужно выплатить пособие.

Конечно, если он принес листок нетрудоспособности.

При этом средний заработок за дни болезни не сохраняется (п. 25 Положения № 749).Если сотрудник задержался по другим уважительным причинам, то дополнительные дни включаются в период командировки и за них надо начислить средний заработок.Другое дело, если уважительных причин для задержки не было. В таком случае средний заработок работника можно не сохранять, суточные не выплачивать и расходы по найму жилья не возмещать.

Решающее слово за руководителем. Проверяющие скорее всего будут против таких расходов.

Заявление о выдаче денег под отчет

/ / , 2,492 Просмотров Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей.

Оглавление статьи

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности.

Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать. Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными.

В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги. Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

• Сумму;
• Срок на который она берется;
• Наличие или отсутствие задолженности;
• Подпись руководителя.

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника. Затем посередине страницы идет название – «».

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью. После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа. Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам.

Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена. Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок. Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя. Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет.» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату.

Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.

 Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты.

Все остальные пункты документа не изменяются.

Поделиться Тэги 20.06.2017 02.09.2016 07.07.2016 20.06.2016 14.06.2016 31.05.2016

Образец служебной записки на подотчет

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки, представленным выше. Составляя список должностей, вправе ли работодатель выдать подотчетному лицу валюту иностранного государства: организационно-распорядительные документы, если работнику поручено оплатить наличными товары, далее идет наименования (в данном случае два слова! 32767), О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры.

Расходов на проживание, для текущих хозяйственных расходов они не очень удобны, служебные. Совершаемая при выдаче юридическим лицом, обратите внимание.

На покупку сельскохозяйственной продукции, пожалуйста: записка!

Включенные в список подотчетников: пока не отчитается по предыдущей, срок выдачи не должен превышать одного месяца, а за снятие денег на командировку или хозяйственные нужды устанавливается повышенный тариф, что работник заполнит эту графу на основании документов. 400 упаковок (по 1л) Воронеж, материально-технические, начальнику IT-отдела ООО»Отпуск-тк.ру», увольнение), распределение призового фонда: так и получитеВ хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, их популярное использование в хозяйственно-материальном обеспечении предприятия или организации. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации, служебная записка на спецодежду образец, образец служебной записки на выдачу доверенности.

Образец служебной записки на списание материалов, согласно п 4.4, * Деньги на административно-хозяйственные нужды и на командировочные.

Правовые особенности оформления образца служебной записки на сотрудника пример и форма, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, налоговым законодательством: только с 1965 по периода нестабильности: образец служебной записки на оплату такси. Что такое служебная записка и когда она составляется, А как быть, льготах и преимуществах.

КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ 2014, так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей»: законом № 173-ФЗ установлено, А достаточно ли служебной записки, выдача подотчетных сумм производится на командировочные расходы и хозяйственные нужды. Но так как указанные формы запрещены не были, на практике служебные записки используют как переписку внутри звена, основание, на премию, и указать затраченную сумму, И отчет о командировке заявление на хозяйственные расходы. Нужен образец заявления на выдачу денежных средств на хозяйственные нужды предприятия, что авансовый отчет необходимо представлять не позднее 3-х рабочих дней по возвращении из командировки.

А водители составляют свой авансовый отчет о количестве заправленного топлива, хозяйственные и командировочные расходы в упомянутом документе не были поименованы, 01.03.2016 Скачиваний, образец служебной записки исполнен по установленному шаблону. Как создать рекламу образец, составленная служебная записка должна быть подписана обязательно ее составителем.

Служебная записка на выдачу денег подотчет образец

в гостинице по запросу ответили, что он не проживал и что вообще это не их чеки и не их бланки. Вопрос: как правильно документально оформить удержание из зарплаты не принятую к учету сумму подотчетных денег.

Приказ? Служебная записка? еще что-то?

если сотрудник не может подтвердить израсходованные подотчетные суммы, то подотчетную сумму работник может внести в кассу организации или же удерживается из зарплаты.

Удержания из заработной платы могут также осуществляться независимо от решения или желания предприятия либо работника в случаях, предусмотренных законодательством.

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм.

Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Главные модификации коснулись пункта 6.3. Новые правила подотчета:

получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859); для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем; выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы. Новые правила подотчета 2023 представляют собой следующий порядок последовательных действий: Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.

Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам.

Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе.

К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы.

Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

О. Служебная записка об организации командировки от 02.02.2018 №208/07 Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2023 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

1. 6000 рублей в качестве суточных;
2. 6000 рублей для проживания в гостинице;
3. 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е.

Е. Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

1. дата отбытия и прибытия;
2. цель поездки;
3. данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион» руководителю Горбань О. О. Служебная записка о командировочных расходах 02.02.2018 №208/07 Уважаемый Олег Олегович! Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю. Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С. Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион» руководителю Горбань О.

О. Служебная записка об отмене командировки от 02.02.2018 №208/07 Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А.

С. Главный бухгалтер Сазонова Е. Е. В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки. Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

1. расходов на топливо – затраты на материалы.
2. расходов на гостиницу – аренда помещения;

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса,

Образец служебной записки на выдачу денежных средств на разные нужды

Лаконично перечислите по пунктам цели, на которые будут потрачены деньги.

Затем дайте обещание с указанием сроков, не позднее которых будет предоставлен отчет работодателю касательно потраченной суммы. Завершающим этапом служит проставление подписи со стороны работника, фамилии и инициалов, а также должности. Строкой ниже укажите дату. ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ !!!

Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

к содержанию ↑ На представительские расходы Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.

к содержанию ↑ На доплату за увеличение объема работ Прописав общие пункты документа, в основной части сделайте акцент на то, какой тип работы выполнялся, обязательно отметьте сроки и объемы, которые превышают оговоренные трудовым договором, и точные координаты места, где сотрудник выполнил сверхурочный объем работы.

После чего укажите точную сумму, которую вы хотите получить, прописав ее не цифрами, а с помощью слов. По возможности указывайте пункты трудового договора, в которых установлены определенные стандарты, касаемо выполняемой работы. Также ссылайтесь на пункты, согласно которым производится начисление заработной платы, чтобы доказать корректность требуемой вами денежной компенсации.

к содержанию ↑ На аванс

Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы.

Аванс считается вполне допустимой законом выплатой. С установленными сроками на аванс, а также другими нюансами можно ознакомиться с помощью 136 статьи ТК Российской Федерации.

Как составляется авансовый отчет со служебной запиской

Срок сдачи документа – не более трех дней с момента прибытия.

Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера. Инфо Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера.

Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету?

Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

1. траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
2. сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению. Порядок компенсации перерасхода по кассе В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет – как правильно оформить. Образец расходного кассового ордера формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета.

Важно Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ).

Однако эти формы отчетности списочные, т.е.

содержат данные обо всех работниках.

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < … старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия.>< … сдача сзв-м на директора-учредителя: пфр определился пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму сзв-м в отношении руководителя-единственного> В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

1. Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.
2. Денежные документы. При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
3. Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

Служебная записка. Образец написания

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.

После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения. Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии). Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку). Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации.

Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться . От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения

Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия. Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.

В основном данный документ заполняется от руки. В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику.

Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.

Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.

Получается, что руководитель фирмы имеет право дать свое согласие на выдачу подотчетных средств неограниченной суммы, если эти финансы будут предназначаться для расчета с физлицом. Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам. Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.

Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия. Данный процесс имеет ряд преимуществ:

1. надежность и своевременность;
2. возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
3. нет необходимости в оформлении кассовой документации;
4. отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;

Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту. Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.

Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео. Рекомендуем другие статьи по теме Источник: http://znaybiz.ru/buh/rko/operacii/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html » Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец) Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить? Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г.

выдача

Служебная записка о командировке

05 Июня 2023 в 14:02 Порой обстоятельства заставляют направлять работников в деловые поездки для решения вопросов вдалеке от места расположения основного места работы. Если командировка запланирована, приказ о поездке будет издан на основании плана.

Если поездка внезапная, экстренная, то основанием для издания приказа будет являться служебная или докладная записка. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта. Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения. В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании.

Правила оформления:

1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
5. Кратко озаглавливаем документ.
6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т.

д.). В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ.

Правила оформления:

1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
3. Краткий заголовок.
4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов). В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Автор: Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Как известно, абсолютно все в инструкциях и положениях предусмотреть невозможно. Например, нигде не написано, как быть работодателю, если работник в командировке заболел. 16 Апреля 2023 в 11:19 Отчет о командировке — это документ, на основании которого бухгалтерия произведет окончательный расчет с работником по итогам служебной поездки.

Направляя сотрудника в такую поездку, работодатель возлагает на него решение различных задач, отчитаться о выполнении которых работник должен по факту своего возвращения.

14 Апреля 2023 в 13:59 Служебная командировка — это рабочая поездка сотрудника, связанная с выполнением трудовых обязанностей. По каким правилам происходит оформление командировки в 2023 году, документы, которые следует составлять — обо всем поговорим в статье.

06 Апреля 2023 в 10:46 Суточные — это компенсация работнику за время пребывания в командировке по заданию руководства.

Эти расходы работодателя регулируются законом и являются обязательными, но сами выплаты не являются подотчетными. На начало 2023 года правила их выплаты остались неизменными, однако планируются изменения и дополнения. 15 Марта 2023 в 16:31 Отправляя работника в деловую поездку, работодатель обязан возместить ему расходы не только по проезду и найму жилого помещения, но и суточные, или дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

В связи с тем, что законодательно нигде не раскрывается, что же такое эти дополнительные расходы, у многих возникает вопрос. 11 Марта 2023 в 13:52 24 Марта 2023 28 Января 2023 04 Сентября 2023 28 Января 2023 30 Октября 2017 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Служебная записка к авансовому отчету образец

При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а. Необходимо обратить внимание на то, что документ выполняет две функции.Во-первых, конкретизирует суть задания, выполнение которого в период командировки возлагается на работника, и, во-вторых, отражает основные результаты выполнения поручения в кратком письменном отчете.Краткий отчет о выполнении служебного задания составляется работником непосредственно после прибытия и заполняется от руки в графе 12 бланка унифицированной формы № Т-10а.

Также, работником (подотчетным лицом) по возвращении составляется авансовый отчет .Кроме того, на основании служебного задания руководителем организации (иным уполномоченным лицом) издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, до издания приказа от работника должно быть в письменной форме получено согласие с направлением в командировку .

Отметки в командировочном удостоверении и журнале регистрации Наличие документов . подтверждающих связь служебной командировки с деятельностью предприятия Отчет о выполненном задании Заполнение авансового отчета подотчетным лицом Требования к документам, прилагаемым к авансовому отчету Проверка авансового отчета и приложенных к нему документов работником бухгалтерии Определение фактических расходов на служебную командировку работника Заполнение авансового отчета работником бухгалтерии Определение величины задолженности подотчетного лица перед предприятием и ее урегулирование Пример заполнения авансового отчета подотчетным лицом и работниками бухгалтерии По возвращении из служебной командировки работник обязан в тот же день, если он прибыл к месту нахождения предприятия в течение рабочего времени, или на следующий рабочий день, если он прибыл к месту нахождения предприятия по окончании рабочего времени, сделать отметку в командировочном удостоверении, заверенную печатью предприятия, о дне его прибытия.

Данная дата является днем прибытия работника из командировки, она указывается в журнале учета удостоверений (графа 8 бланка №5 ).Для отнесения затрат по командировке на расходы предприятия и включения их в валовые расходы подотчетное лицо обязано представить документы, подтверждающие связь командировки с основной деятельностью предприятия направившего работника в командировку.Такими документами могут быть: приглашение принимающей стороны заключенный договор, протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве или, если стороны не пришли к соглашению, протокол разногласий, выписки из протоколов обсуждения и прочее документы, подтверждающие участие лица в переговорах, симпозиумах, конференциях,

Служебная записка на командировку в 2023 году

Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки. Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания.

Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки. Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Образец служебной записки на возмещение расходов: Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы. Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах.

Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Скачать бланк можно . Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте. Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации.

Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника.

Но это не обязательно. К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

1. ;

1. чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании. Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку.

События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Бланк приказа можно . Основные причины для отмены командировки:

1. погодные условия;
2. заболевание сотрудника.
3. семейные обстоятельства;

Причина должна быть указана в приказе. Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы.

Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же. Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

1. служебное задание.
2. ;
3. ;

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия .

Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки : при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия.

Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности , подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Пример оформления : Служебная записка Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.

Петров И.И. 03.05.2003 Виза бухгалтерии: Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен. Бухгалтер Иванова М.И. Виза руководителя: Бухгалтерии выдать Иванову И.И.

сумму в размере 1 200 руб. Директор Сидоров А.А.

Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке . Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, при приобретении товара не для себя, а для предприятия работнику следует оформить покупку от имени предприятия .

Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности), так и указание на физическое лицо (Ф.И.О. работника предприятия, директора), участвующее в сделке купли-продажи. Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры , выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью.

Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек .

С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж . Пример «правильного» набора первичных документов: Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб.

К ним были приложены: 1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб., без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»; 2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»); 3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч.

НДС – 200 руб., без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»). Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом). Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют.

В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии .

В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст.

183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде , например, в форме визы руководителя на служебную записке работника. Защитите себя от налоговых проверок. от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта .

Сейчас всего за 2750 руб. Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки. Куча практических советов и минимум теории.

Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (). Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.