Как создать эффективную должностную инструкцию для управляющих сотрудников на контрактной основе

Должностная инструкция контрактного управляющего является неотъемлемой частью процесса найма и управления контрактным управляющим. Она является основным документом, описывающим обязанности и ответственность сотрудника, а также его полномочия и компетенцию.

Форма должностной инструкции контрактного управляющего состоит из нескольких разделов, в которых подробно описываются основные задачи и функции контрактного управляющего. В первом разделе содержатся общие положения, определяющие статус и права контрактного управляющего.

Далее следует раздел, в котором перечислены основные обязанности сотрудника. К ним могут относиться: контроль за исполнением контрактов, разработка и согласование бизнес-процессов и процедур, координация работы исполнительных и поддерживающих подразделений, составление отчетов и аналитических материалов.

В составе должностной инструкции также обычно присутствуют требования к профессиональным навыкам и квалификации сотрудника. Контрактный управляющий должен обладать знаниями в области контрактного управления и права, иметь опыт работы в руководящей должности, владеть навыками негласного лидерства и коммуникации.

Общие положения

Форма должностной инструкции контрактного управляющего определяет основные обязанности и права сотрудника, занимающего должность контрактного управляющего.

Должностная инструкция разрабатывается компанией с учетом специфики и требований к данной должности, а также в соответствии с действующим законодательством и внутренними правилами предприятия.

Контрактный управляющий является ключевым исполнителем и организатором решения вопросов, связанных с подрядными работами компании.

Обязанности контрактного управляющего:

1.	Организовывать и координировать работу подрядных организаций в соответствии с заключенными договорами.
2.	Контролировать выполнение работ в срок и качественно, а также осуществлять приемку результатов работ.
3.	Участвовать в разработке договоров с подрядчиками и осуществлять их подписание.
4.	Анализировать рынок подрядных услуг и предложений подрядчиков, проводить выбор и оценку подрядчиков.

Права контрактного управляющего:

Контрактный управляющий имеет право:

• Запрашивать и получать необходимые документы и информацию от подрядчиков.
• Обращаться к руководству компании с предложениями и замечаниями по поводу работы с подрядчиками.
• Предлагать новые идеи и методы взаимодействия с подрядными организациями.
• Вносить предложения по улучшению процессов работы с подрядчиками.

Цель должностной инструкции

Должностная инструкция определяет функции и задачи, которые должны быть выполнены контрактным управляющим. Она также определяет ожидаемый результат работы и критерии оценки профессиональной деятельности сотрудника. Целью инструкции также является обеспечение четкого понимания обязанностей и ожиданий со стороны руководства, а также создание единого стандарта деятельности контрактного управляющего.

Цель формирования должностной инструкции связана также с облегчением адаптации новых сотрудников. Инструкция позволяет предоставить полную информацию о специфике работы и привести к адекватному представлению о требованиях, связанных с должностью контрактного управляющего. Она также позволяет определить условия контракта и более эффективно планировать и контролировать работу сотрудника.

Цели должностной инструкции:	• Определить основные обязанности контрактного управляющего	• Установить права и ответственности	• Повысить эффективность и профессиональное развитие сотрудника
	• Определить функции и задачи контрактного управляющего	• Определить ожидаемый результат работы	• Создать единый стандарт деятельности
	• Облегчить адаптацию новых сотрудников	• Позволить определить условия контракта	• Планировать и контролировать работу сотрудника

Полномочия контрактного управляющего

Контрактный управляющий имеет следующие полномочия:

• Разработка стратегии управления – определение целей и планов деятельности, разработка и реализация стратегии развития и работы организации.
• Установление бизнес-процессов – создание и оптимизация бизнес-процессов внутри организации, установление эффективных систем управления и контроля.
• Управление финансами – планирование и контроль финансовых ресурсов организации, разработка бюджета, анализ финансовой отчетности и принятие мер для обеспечения финансовой устойчивости.
• Управление персоналом – набор, обучение и управление персоналом, разработка политики по работе с персоналом, оценка производительности и мотивация сотрудников.
• Взаимодействие с клиентами и партнерами – разработка и согласование договоров с клиентами и партнерами, поддержка и развитие взаимоотношений с внешними сторонами.
• Управление проектами – организация и руководство проектами внутри организации, анализ рисков и принятие мер для их снижения, контроль сроков и достижения результатов.
• Соблюдение законодательства – обеспечение соблюдения действующего законодательства в сфере деятельности организации, контроль за выполнением требований и норм.

Контрактный управляющий имеет право принимать самостоятельные решения в области своей компетенции, принимать меры по обеспечению устойчивого развития организации и выполнению поставленных целей. Он также обязан содействовать реализации политики организации и добиваться эффективности работы всех структурных подразделений.

Замечание: Полномочия контрактного управляющего могут варьироваться в зависимости от специфики организации и условий контракта.

Ответственность контрактного управляющего

Контрактный управляющий несет ответственность за исполнение своих обязанностей, определенных в должностной инструкции и договоре с заказчиком. Ответственность контрактного управляющего может быть разделена на несколько аспектов:

Аспект ответственности	Обязанности контрактного управляющего
Финансовый аспект	Контроль за расходованием средств, предоставленных заказчиком
Юридический аспект	Соблюдение действующего законодательства в сфере управления
Технический аспект	Обеспечение надлежащего технического состояния объекта управления
Организационный аспект	Планирование и координация деятельности в соответствии с требованиями заказчика
Коммуникативный аспект	Взаимодействие с собственниками, жильцами и другими заинтересованными лицами

В случае нарушения контрактным управляющим своих обязанностей, заказчик имеет право требовать компенсации ущерба, а также прекратить договор с контрактным управляющим. При систематическом нарушении обязанностей контрактный управляющий может быть привлечен к административной или уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Задачи и обязанности контрактного управляющего

1. Определение стратегии развития предприятия

Контрактный управляющий осуществляет анализ текущего состояния предприятия, разрабатывает стратегию его развития, определяет цели и задачи компании.

2. Планирование и контроль выполнения плановых показателей

Контрактный управляющий разрабатывает планы деятельности и бюджет предприятия, осуществляет контроль их выполнения, анализирует отклонения и принимает меры по их устранению.

3. Поиск и привлечение клиентов

Контрактный управляющий занимается поиском новых клиентов для предприятия, осуществляет привлечение их с помощью проведения рекламных акций, ведения переговоров и заключения договоров.

4. Управление персоналом

Контрактный управляющий организует работу персонала, назначает задачи, контролирует исполнение их, проводит оценку производительности и принимает меры по улучшению работы коллектива.

5. Анализ конкурентной среды

Контрактный управляющий проводит анализ рынка в рамках своей отрасли, изучает действия конкурентов и разрабатывает стратегию по преодолению конкурентного давления.

6. Принятие управленческих решений

Контрактный управляющий принимает решения по вопросам развития предприятия, планированию, управлению финансовыми ресурсами, заключению договоров и другим важным аспектам деятельности компании.

7. Взаимодействие с контролирующими органами

Контрактный управляющий осуществляет взаимодействие с государственными и надзорными органами, предоставляет им необходимую информацию, соблюдает требования законодательства.

8. Разработка и внедрение улучшений в организацию работы

Контрактный управляющий постоянно работает над улучшением организации работы предприятия, разрабатывает и внедряет инновационные решения, оптимизирует бизнес-процессы.

9. Ведение информационной документации

Контрактный управляющий ведет учет и хранение информационной документации, подготавливает отчетность для руководства предприятия и контролирующих органов.

10. Соблюдение нормативных требований

Контрактный управляющий обязан соблюдать нормативные требования законодательства, экономической этики, охраны труда и безопасности на предприятии.

Взаимодействие с клиентами

Активное слушание

Важной частью взаимодействия с клиентами является активное слушание. Контрактный управляющий должен проявлять глубокий интерес к потребностям и проблемам клиентов, активно слушать и учитывать их мнение. В процессе общения с клиентами необходимо задавать вопросы, уточнять детали и высказывать свои предложения и рекомендации.

Активное слушание помогает установить доверительные отношения с клиентами, понять их ожидания и оказать необходимую поддержку и помощь. Контрактный управляющий должен быть внимательным и открытым к обратной связи, готовым к диалогу и сотрудничеству.

Решение проблем

Взаимодействие с клиентами также включает решение проблем. Контрактный управляющий должен быть готов реагировать на различные проблемы и неисправности, которые могут возникнуть в процессе работы. Важно оперативно и эффективно решать проблемы, учитывая интересы клиентов и обеспечивая их удовлетворение.

Решение проблем требует гибкости и творческого подхода. Контрактный управляющий должен быть внимателен к деталям, быстро анализировать ситуацию и находить оптимальные решения. Он также должен быть готов оказывать техническую поддержку и консультации клиентам, помогать им в разрешении возникающих проблем и ситуаций.

Умение эффективно взаимодействовать с клиентами является важным навыком контрактного управляющего. От качества взаимодействия зависит уровень удовлетворенности клиентов и успешность работы контрактного управляющего.

Отчетность и документооборот

Документооборот

Контрактному управляющему необходимо вести учет входящих и исходящих документов. Это может включать в себя договоры, акты приема-передачи объектов, протоколы совещаний, письма и другую корреспонденцию. Все документы должны храниться в соответствующем порядке и быть доступными по запросу.

Документооборот также включает в себя организацию работу с электронными документами. Контрактный управляющий должен обладать навыками работы с электронными документами и уметь использовать специальное программное обеспечение для их хранения и обработки.

Отчетность

Контрактный управляющий должен регулярно предоставлять заказчику отчеты о выполненной работе, состоянии объектов и финансовом состоянии. Отчеты должны быть информативными, четкими и понятными для заказчика.

Отчетность также включает в себя составление бухгалтерской отчетности и предоставление ее заказчику. Контрактный управляющий должен знать основы бухгалтерии и уметь составлять отчеты в соответствии с законодательством.

Отчетность и документооборот играют важную роль в работе контрактного управляющего и помогают обеспечить прозрачность и эффективность его деятельности.

Работа с командой

Распределение обязанностей

При формировании команды необходимо стараться создать рабочую группу, в которой каждый сотрудник будет выполнять свои задачи, вносить свой вклад в общую цель и быть ответственным за свои обязанности. Для этого контрактный управляющий должен определить функциональные роли каждого члена команды и описать их в инструкции.

Определение ролей поможет избежать дублирования задач, снизить нагрузку на отдельных сотрудников и обеспечить более эффективное использование ресурсов команды. Кроме того, распределение обязанностей позволит членам команды лучше сфокусироваться на своих задачах и повысить свою специализацию.

Коммуникация и координация

Для успешного ведения проекта необходимо установить эффективную коммуникацию внутри команды. Контрактный управляющий должен создать открытую атмосферу, где сотрудники не боятся высказывать свои мысли и идеи. Регулярные совещания и обратная связь помогут выявить проблемы, найти оптимальные решения и сделать работу команды более слаженной и эффективной.

Кроме того, контрактный управляющий должен осуществлять координацию деятельности команды, проверять выполнение задач, контролировать соблюдение сроков и планов.

Для улучшения коммуникации и координации работы команды может быть полезно использование специализированных инструментов, таких как электронные доски задач, облачные хранилища, средства онлайн-совещаний и др.

• Проводить регулярные совещания команды для обсуждения текущих задач и планов на будущее.
• Предоставлять достаточно информации и объяснений для выполнения задач.
• Слежение за выполнением задач и контроль сроков.
• Предоставление обратной связи и поощрение команды за хорошую работу.

Успешная работа с командой требует от контрактного управляющего коммуникативности, лидерских навыков и способности управлять группой людей в интересах достижения поставленных целей.

Правила конфиденциальности

1. Не разглашайте информацию

Все полученные вами данные и информация, относящаяся к деятельности компании или клиентов, должны рассматриваться как конфиденциальная и не должны разглашаться третьим лицам без явного разрешения. Это включает в себя любые документы, файлы, электронные записи и сообщения, связанные с работой.

2. Защитите информацию

Вы обязаны предпринимать все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, использования, изменения или уничтожения. Это включает в себя установку паролей, шифрование данных и использование защищенных сетей.

3. Ограничьте доступ

Доступ к конфиденциальной информации должен быть ограничен только необходимым лицам, которым эта информация необходима для выполнения своих обязанностей. В случае необходимости, предоставление доступа должно сопровождаться официальным согласованием или разрешением вышестоящего руководства.

Соблюдение правил конфиденциальности является обязательным для всех сотрудников компании. Нарушение данных правил может привести к дисциплинарным мерам, вплоть до увольнения и юридической ответственности.

Профессиональное развитие

Для обеспечения профессионального развития контрактный управляющий может применять следующие меры:

• Участие в специализированных семинарах и конференциях – это дает возможность быть в курсе последних новостей и технологий в управлении, а также обмениваться опытом с коллегами из других компаний;
• Чтение специализированной литературы и изучение научных исследований – это помогает расширить свои знания и получить новые идеи для применения в рабочей практике;
• Прохождение курсов и тренингов – это позволяет освоить новые навыки и методики управления, а также обновить и укрепить уже имеющиеся;
• Участие в проектах и исследовательской работе – это позволяет применять знания на практике и получить новый опыт;
• Общение с коллегами и менторами – это даёт возможность делиться опытом и получать рекомендации от профессионалов своей отрасли.

Постоянное профессиональное развитие позволяет контрактному управляющему не останавливаться на достигнутых результатах и продолжать расти как профессионал в своей области.

Оценка работы контрактного управляющего

1. Соблюдение профессиональных норм и стандартов:

• Актуализация знаний и навыков, связанных с управлением контрактами;
• Соблюдение профессиональной этики и конфиденциальности;
• Владение современными методами управления и технологиями.

2. Качество выполнения основных задач:

• Оперативность и точность составления договоров и сопутствующей документации;
• Эффективное управление рисками и обеспечение безопасности контрактов;
• Качественное планирование и контроль выполнения контрактных обязательств.

3. Взаимодействие с заинтересованными сторонами:

• Установление и поддержание доверительных отношений с клиентами и подрядчиками;
• Конструктивное решение конфликтных ситуаций и спорных вопросов;
• Адекватное информирование и своевременное предоставление отчетности.

4. Результативность и эффективность деятельности:

• Достижение поставленных целей и показателей работы;
• Эффективное использование ресурсов и сокращение издержек;
• Повышение качества работы и улучшение процессов управления контрактами.

Оценка работы контрактного управляющего проводится регулярно на основе собранных данных и с учетом обратной связи от заинтересованных сторон. Оценка помогает выявить сильные и слабые стороны работы управляющего, а также принять меры по повышению его эффективности.