avtoritet-delo.ru Юридический портал
Главная > Защита прав потребителей > Личное дело работника ведение личного дела

Личное дело работника ведение личного дела

Защита прав потребителей

Личное дело работника ведение личного дела

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации


Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника.

Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

  1. собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
  2. увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
  3. оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т.

д. Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито.

При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия. Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив.

Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст.

22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Порядок расположения документов в личном деле работника

Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Важно Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Источник: http://s-help.ru/poryadok-raspolozheniya-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/ Что собой представляет личное дело сотрудника, чем регламентируется его оформление и ведение?

Какие документы обязательно хранятся в рабочем «досье», нужно ли заводить его на всех сотрудников предприятия? Для чего нужно личное дело – чтобы в распоряжении кадровой службы всегда находилась необходимая информация о сотруднике. В такое своего рода «досье» собраны документы, которые содержат персональные данные, учет трудовой деятельности, начиная с приема на работу, перемещений, награждений, взысканий вплоть до увольнения с работы.

Личными делами персонала занимается кадровая служба, а в небольших организациях назначают сотрудника, ответственного за такого рода документацию. Обычно личное дело заводят на каждого работника, ведь это удобно – иметь единый источник сведений о человеке. Но обязательным ведение личных дел является лишь для государственных служащих.

В остальных случаях необходимость рабочего «досье» и порядок его ведения регулируют локальные нормативные акты, изданные руководством. Практика показала, что на предприятиях есть такие категории сотрудников, на кого обязательно следует заводить личные дела. Обычно это руководящий состав, начальники отделов и подразделений, главные специалисты, материально ответственные лица и работники, которые зачислены в кадровый резерв и претендуют на повышение в должности.

Порядок кадрового делопроизводства, включая не только личное дело, но и личную карточку сотрудника, а также трудовой договор и прочие документы, для государственных организаций регламентируется специальными законами. А вот для остальных предприятий и компаний целесообразно разработать и утвердить свое положение или инструкцию по ведению кадровой документации.

Заводя личное дело, кадровик должен знать несколько важных факторов:

  • какие именно документы будут подшиты в личное дело;
  • каков порядок ведения и хранения документации и кто ответственен за это;
  • конкретные категории персонала, на которые обязательно заводить «досье»;
  • правила ознакомления сотрудников с документами личного дела.

В том случае, когда человек работает по совместительству, но его должность предусматривает наличие личного дела, то его следует завести.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов.

Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Особенности формирования личного дела сотрудника Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника. Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.

д.). Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

(ред.

от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред.

от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных.

На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу. Личное дело формируется в два этапа: — в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу; — в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника. На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

Личное дело работника – как его правильно оформить

д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  1. ;
  2. .
  3. Договор о материальной ответственности;
  4. (экземпляр компании);

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  1. ;
  2. Должностная инструкция;
  3. Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  4. Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  5. Заявление о предоставлении вычетов;
  6. Справки о последующих медосмотрах;
  7. Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  8. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
  9. ;

Внимание!

Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

в формате Word. в формате Word. , в формате Word. Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу.

Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию. Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  1. Заполнение внутренней описи;
  2. Заполнение титульного листа (обложки);
  3. Подшивка или переплет документов дела.
  4. Оформление листа-заверителя дела;

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О.

В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри. Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т.

д. В частности, здесь отмечаются:

  1. Листы с фотографиями;
  2. Литерные номера листов;
  3. Поврежденные листы
  4. Пропущенная нумерация страниц;
  5. Вшитые крупноформатные листы;
  6. Конверты с подшитыми вложениями в них;

Внимание!

Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Документы для личного дела работника и его формирование

Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  1. кадровый резерв и др.
  2. сотрудники, несущие материальную ответственность;
  3. руководящее звено;
  4. ключевые специалисты;
  5. заместители руководителей разных уровней;

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п. Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места.

Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  • В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  • Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
  • Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  • Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  • Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.
  • Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  • Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  • В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Рекомендуем прочесть:  Титут личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы. Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  • Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся

Порядок ведения личных дел в 2020 году

Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Справка

  • медицинские справки о состоянии здоровья;
  • материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
  • приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  • справки с места жительства;
  • заявления на отпуск или предоставление отгула;

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности. В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории.

Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности. Согласно сложившейся практике и рекомендациям, приведенным в «Основных правилах работы архивных организаций», документы в папку с личным делом подшиваются по мере их оформления, то есть, в хронологическом порядке.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием.

Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт. Читайте также: Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу.

В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель.

Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела.

Но, когда рано или поздно будет производиться оформление личного дела в архив, обложку его потребуется оформить в соответствии с установленными правилами, по форме, утвержденной для дел постоянного хранения. Обложка личного дела сотрудника, образец оформления 2020 представлен ниже.

Личное дело работника

В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника.

При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных.

Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных. Подробнее: Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами.

Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю.

Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013).

Исключения установлены для государственного и муниципального сектора.

В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утвержденного Указом Президента от 30 мая 2005 года под № 609. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.
В согласии должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

★ Согласие на обработку персональных данных: Внимание!

Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП.

Эти копии обяжут немедленно уничтожить.

Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки.

Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен.

Работодатель вправе определить его самостоятельно. При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись.

Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника.

Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением под № 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи.

Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи.

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.

Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно. Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя. В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

  1. Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
  2. Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
  3. В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.

Также необходимо утвердить порядок ведения личных дел, где прописать следующие аспекты:

  1. Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.
  2. Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
  3. Порядок передачи дел на хранение.

В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов). Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования.

В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение. Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления. На титульном листе должны содержаться следующие сведения:

  1. Полное наименование организации / ИП;
  2. Дата окончания дела.
  3. ФИО работника;
  4. Номер дела, дата начала его ведения;

Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле.

Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

Организация работы с личными делами работников

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

  1. выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
  2. трудовой договор (второй экземпляр);
  3. выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
  4. копии документа об образовании;
  5. дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
  6. автобиография;
  7. договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
  8. характеристики (рекомендательные письма);
  9. личный листок по учету кадров или анкета;
  10. заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
  11. выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.).

Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление.

С этой целью:

  1. личному делу присваивается учетный номер;
  2. производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
  3. в личное дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 2).

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).

Ведение личного дела предусматривает:

  1. изъятие документов, надобность в которых миновала;
  2. ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
  3. периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
  4. помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений.

Образец личного дела работника

На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.

  • Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  • Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.
  • Документы для скачивания (бесплатно) Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

    • При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.
    • Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
    • Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
    • Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
    • Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
    • Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
    • Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.

    Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

    Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных. При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

    • Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
    • Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
    • Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
    • Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

    При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей. В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

    Особенности

    Как правильно сформировать личное дело работника

    Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

    • Сервисы:

    Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников? Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности?

    Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. 28 января 2020 Автор: Полозкова Майя Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.).

    Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании).

    Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

    Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

    сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

    Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

    • анкета (если ведется);
    • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
    • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
    • второй экземпляр трудового договора;
    • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

    В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

    Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается.

    Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов. По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам).

    Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем.

    Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

    Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

    На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах.

    Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т.

    д. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы. При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст.

    22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125).

    В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

    Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение?

    Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. 28 января 2020 Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать. 28 января 2020 Расчет заработной платы при вахтовом методе работы — это процедура начисления зарплаты для работников, трудящихся по сменной вахте.

    Рассказываем о том, как рассчитать такую оплату труда.

    21 марта 2020 Расскажем в статье о системе KPI, видах и целях использования показателей эффективности, приведем примеры для разных сфер деятельности. 28 марта 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

    Личное дело сотрудника

    Требования к оформлению».

    Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

    Так, в состав личного дела рекомендуем включить: 1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу: — копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе; — справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством); — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов; — копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания); — экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений; — копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника; — должностную инструкцию; — экземпляр договора о полной материальной ответственности; — соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации); — материалы аттестации; — докладные и объяснительные записки, заявления работника; — документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.); — копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

    Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее.

    Личное дело работника: порядок формирования состав личного дела

    толщины;

  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
  • Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации. Итак, образец оформления личного дела:

    1. Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
    2. На каждой папке проставляется учетный номер дела.
    3. Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
    4. Количество страниц не должно превышать 250 шт.;

    Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос.

    служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет. Список таков:

    1. Экземпляр трудового договора;
    2. Автобиография;
    3. Ксерокопия СНИЛС;
    4. Фотографии работника, которые периодически обновляются;
    5. Ксерокопия трудовой книжки;
    6. Опись личного дела.
    7. Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
    8. Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
    9. Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
    10. Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
    11. Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
    12. Материалы об аттестации (если проводилась);
    13. Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
    14. Ксерокопия ИНН;

    Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

    Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

    1. Титульный лист / обложка личного дела
    2. Анкета для личного дела
    3. Внутренняя опись личного дела

    Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя. Этот процесс включает в себя:

    1. Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
    2. Внесение записей в соответствующих разделах;
    3. Хранение документации в составе личного дела.
    4. Проверку личных делна сохранность документации;

    Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу.

    Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику.

    При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.