На какой счет списать канцелярию

Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров

Оприходование по штукам. Можно оприходовать все канцелярские товары по штукам, а не по наименованиям. То есть в накладной будет видно общее количество штук по всем наименованиям.

К примеру, там будет прописано «Канцелярские товары – 255 штук». Нельзя сказать, что компания предоставляет в документах недостоверные сведения: все-таки общее количество «канцелярки» действительно 255 единиц.

Но номенклатура канцелярии довольно-таки широка. И предположить, что такой способ вызовет вопросы у налоговиков, просто. Они могут заявить, что штука – достаточно расплывчатая вещь в этом случае.

Шкаф тоже штука, только его цена явно отличается от цены ручки.

У руководства компании могут возникнуть к бухгалтерии вопросы. Огромное количество штук канцтоваров может вызвать недоумение и привести к долгому и утомительному пояснению со стороны бухгалтеров.

И в итоге не исключено, что все равно придется формировать группы канцелярских товаров и выводить по ним стоимость.СПОСОБ № 4. Без использования счета 10. От коллег я слышала, что кто-то использует метод, в котором вообще не фигурирует счет 10 «Материалы».

Подобный способ учета выбирают тогда, когда канцелярские товары сразу передают нуждающимся в них сотрудникам компании. Номенклатура закупленной канцелярской продукции не перечисляется, они списываются как услуги.

Или же, если нет запасов канцтоваров, они сразу списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Но учет канцелярских товаров в обход счета 10 я считаю крайне рискованным.

Это приводит к нарушению методологии бухгалтерского учета.

А если при этом данные затраты имеют большой объем и носят постоянный характер, то ошибка может быть существенной. Для управленческого анализа способ, который используют некоторые из моих коллег, тоже, по моему мнению, совершенно неприемлем. Еще советы.Когда могут возникнуть арифметические ошибки и проблемы с вычетом по НДС Виктория ЦИРУЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «Ниса»: — Соглашусь, что можно приобретаемые канцтовары оприходовать в общем количестве и в общей сумме.

Тем более что в документах при приобретении, например в № ТОРГ-12, так и пишется. Если же канцелярские товары приобретаются в том количестве, которое необходимо, то считаю вполне допустимым учитывать эти материалы как единицу по всей накладной.

Количество и сумма сразу будут списаны в расходы, а материалы переданы в эксплуатацию. А вот учет канцтоваров по группам, как мне видится, достаточно трудоемок.

Бухгалтеру необходимо разделить по группам материалы, определить общее количество в каждой группе, рассчитать среднюю цену единицы в каждой группе. В данном случае могут возникнуть арифметические ошибки.Тамара СУДАРЕВА, лектор, старший финансовый консультант юридической компании «Налоговик»: – Мне ближе всего метод с обхождением счета 10. Способ позволяет списать в расходы канцелярские товары одной проводкой ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (71).

В то же

Как списать канцтовары

Для этого перейдем в раздел “Склад” и выбираем пункт “Требования-накладные”.

Далее переходим на закладку “Счет затрат”. Здесь можно установить счет, на который будет списываться вся канцелярия. В нашем примере это счет 26. Также можно выбрать статью затрат в соответствующем поле.

Если требуется списывать материалы на разные счета, то в шапке следует установить галочку “Счета затрат на закладке ”Материалы” и далее для каждой позиции можно будет указать свой счет затрат.

Документ заполнен и можно его провести. Посмотрим проводки документа.

При необходимости по кнопке “Печать” есть возможность сформировать печатную форму документа.

Смотрите видео-инструкции на нашем канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ Методические указания по учету материально-производственных запасов, а конкретнее – пункт 49 этого документа, раскрывает основы учета данных операций: Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам.

Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций. К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп.

2,5,6.Синтетические счета для бухучета канцтоваров. Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ.

Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). 60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета 10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4 19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура 71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер 10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица

На какой счет канцтовары

;

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары.

Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

1. Прочая информация на усмотрение составителей.
2. Учетная цена и сумма по всем наименованиям;
3. Куда израсходован объект МПЗ;
4. Если есть – норматив расхода;
5. Наименование и количество;

Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды: Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание 26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.).

Некоторые бухгалтера модифицируют ф.

Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета 10.01, 10.06 или 10.09.

В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

• Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.
• Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.

Пример: Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб.

(НДС 50 руб.). Также были приняты от подотчетного лица 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства. Проводки: Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка 10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4 19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура 71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер 10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек 50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

• Метод ФИФО

Как отразить учет канцтоваров в бухгалтерии — проводки

п. 1, 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ в порядке, установленном п.

1 ст. 172 НК РФ. Предъявленные суммы НДС выделяются отдельной строкой в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах (п. 4 ст. 168 НК РФ). Вычет «входного» НДС производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом (п. 1 ст. 172 НК РФ). Стоимость канцелярских товаров включается в прочие расходы на дату их передачи работникам (пп.

24 п. 1 ст. 264 НК РФ). В мае 2015 года работнику выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККМ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2006 руб.

(в том числе НДС 306 руб.). Также к авансовому отчету приложен счет-фактура. В учете необходимо сделать следующие записи: Содержание операций Дебет Кредит Сумма,руб.

Первичныйдокумент Выданы денежные средства под отчет для приобретения канцелярских товаров 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 2 006 Расходный кассовый ордер Приняты к учету канцелярские товары (2006 — 306) 10 «Материалы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 1 700 Авансовый отчет, Приходный ордер по форме М-4 Отражена сумма НДС по приобретенным канцелярским товарам 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 306 Счет-фактура Принята к вычету сумма НДС 68/НДС 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 306 Счет-фактура Организация, применяющая УСН, уменьшает полученные доходы на расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346. 16 НК РФ, к которым, в частности, относятся расходы на канцелярские товары, при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и в порядке, предусмотренном пп.

24 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 17 п. 1, абз. 1, 2 п. 2 ст.346. 16 НК РФ). Суммы НДС, уплаченные поставщику при приобретении канцтоваров, стоимость которых подлежит включению в состав расходов в соответствии со ст.

346. 16 и 346. 17 НК РФ, также включаются в состав расходов на основании пп. 8 п. 1 ст. 346. 16 НК РФ. При этом сумма НДС, уплаченная организацией поставщику канцтоваров, отражается отдельной строкой в гр. 5 разд. I книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма которой утверждена Приказом Минфина России от 22.

10. 2012 N 135н. Таким образом, стоимость канцтоваров и НДС по ним (при наличии счета-фактуры) признаются в расходах после их оплаты (пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В мае 2015 г.

организация приобрела канцтовары (папки, ручки, кнопки, карандаши и др.) на общую сумму 40 000 руб.

(в том числе НДС). Расчеты с поставщиком производятся в безналичном порядке.

Канцтовары оплачены в месяце их приобретения и переданы для использования в производственной деятельности организации. Организация находится на упрощенном режиме налогообложения. В учете необходимо сделать следующие записи:

Примеры проводок по списанию канцтоваров и бумаги + образец акта

Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).ОперацияБухгалтерская проводкаКанцелярские товары переданы на пользование сотрудникамД 26 (44) К 10Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование.

Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.ОперацияСумма (руб.)Основание для списанияДебетКредитОплата за канцелярские товары поступила поставщику800Требование-накладная2610.01Рекомендуется изучить следующие документы:ДокументНазваниеп.

93 Методических указаний по учёту МПЗО списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учётО списании канцтоваров в расходы по обычным видам деятельности в момент покупки без бухгалтерских проводок (при упрощённом бухучёте)п. 73 Методических указанийО закреплении выбранного метода списания канцтоваров в учётной политике компанииОшибка №1.

Учёт затрат на заправку картриджей в составе расходов на канцелярские принадлежности.Министерство финансов настаивает на учёте заправки картриджей в составе материальных расходов.Ошибка №2. Затраты на канцелярские принадлежности были учтены не в том отчётном периоде, в каком были закуплены.Расходы на канцтовары нужно учитывать строго в том отчётном периоде, в котором их купили.Вопрос №1.

В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью “канцтовары” и числом купленных единиц. Как проводить это документы?Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции.

Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка.

Как отразить в учете канцелярские товары

Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г.

№ 119н. При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п.

3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. . Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение. При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п.

1 ст. 252 НК РФ). Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)). Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров.

Организация применяет общую систему налогообложения 4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т.

д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы.

Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек. 7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной.

В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения.

Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада. В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи. 4 апреля: Дебет 71 Кредит 50 – 2 000 руб.

– выданы деньги под отчет Ивановой. 5 апреля: Дебет 60 Кредит 71 – 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров; Дебет 10-9 Кредит 60 – 1695 руб.

(2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары; Дебет 19 Кредит 60 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 305 руб.

– принят к вычету входной НДС.

7 апреля: Дебет 26 Кредит 10-9 – 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов. Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя. В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены (п.

1 ст. 252 НК РФ)

На какой счет приходовать канцтовары

Обязательные признаки ОС приведены в п.

4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденном Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п.

5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ.

Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по дебету счета 10. Для выполнения требования абз.

4 п. 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом». Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения.

При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г.

N 71а: — лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8); — требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11); — накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).

Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п.

98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов. В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п.

16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п.

73 Методических указаний). Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п.

п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

Канцтовары в бухучете — проводки, счет учета, примеры

Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов.

Отражают данный вид материалов по цене приобретения (указанной в документах), включая затраты на доставку.

Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.Канцтовары, как и материалы, учитывают на . Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно.

Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета , или . В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

1. Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
2. Второй способ – выдача денежных средств для подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.

Пример: Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб.

(НДС 50 руб.). Также были приняты от 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.Проводки: Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание 2577 Выписка банка Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура 71 50 300 Расходный кассовый ордер 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек 50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

1. Метод ФИФО
2. По средней себестоимости

Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все до момента .Списание канцтоваров в целях налога на прибыль и при УСН (только после фактической оплаты) учитывается в составе прочих расходов.Документально оформляется актом расхода.

Он составляется в подразделении, которому были выданы эти материалы. Форма акта разрабатывается фирмой самостоятельно, либо можно использовать унифицированный документ по форме М-11.Пример:Для нужд бухгалтерии организация списала в общехозяйственное производство одну коробку бумаги и одну упаковку ручек на сумму 704 рубля. Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание Оплачены канцтовары поставщику 704 Требование-накладная Читайте также: Оценка статьи:

(Пока оценок нет)

Загрузка.

Поделиться с друзьями:

Акт на списание канцтоваров

15344 Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

ФАЙЛЫ К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.). Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль.

Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета.

Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и , а также .
2. Далее происходит отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются (здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей).
3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер).

Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы.

Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание. Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

• каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
• разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм.

В частности, в нем следует обязательно указывать

• дату составления,
• наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
• подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб. Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц. Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности. После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

1. Вначале сверху пишется полное наименование организации, ее адрес, а также отводится место для утверждения директором.
2. Затем в документе фиксируется период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
3. После этого в акт вносится перечень списываемых товарно-материальных ценностей.

Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать

• наименование продукции,
• количество (по всем позициям),
• стоимость одной штуки,
• общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров,
• счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности
• в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.
4. В завершение документ подписывается от лица членов комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.

Gvmp

При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а:

1. накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).
2. требование-накладная (типовая межотраслевая форма № М-11),
3. лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8),

Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку».

Однако в письмах Минфина РФ эти затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п.

98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина от 28 декабря 2001 г.

№ 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме № М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний). Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п.

5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99). При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку».

Однако в письмах Минфина РФ от 8 февраля 2007 г. № 03-11-04/2/26, УМНС по г. Москве от 1 декабря 2004 г.

№ 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

На каком счете учитываются канцтовары

Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы».

Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). 60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета 10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4 19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура 68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура 71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер 10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица Товарный чек 50 71 Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассу Приходный кассовый ордер Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах?

Здесь мнения специалистов очень отличаются.

Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура.

И розничные продавцы на ОСНО должны ее оформлять даже в случае оплаты наличными за товар. Но с таким подходом не согласен Конституционный Суд России: применение вычета возможно и при отсутствии счета-фактуры на МПЗ (Определение от 02.10.2003 г. № 384-О).Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:лимитно-заборная карта (ф.

№ М-8);требование-накладная формы М-11;накладная по типовой межотраслевой форме М-15.Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт.

Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:Наименование и количество;Учетная цена и сумма по всем наименованиям;Куда израсходован объект МПЗ;Если есть – норматив расхода;Прочая информация на усмотрение составителей.Пример записи на счетах синтетического учета при списании канцтоваров на общехозяйственные нужды: Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание 26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.).

Некоторые бухгалтера модифицируют ф.

Списание канцтоваров — документальное оформление, бухгалтерский учёт

В том случае, если в документе указывают конечное назначение канцелярских товаров, сам акт на списание можно и не оформлять.

Использование такого акта возможно для тех предприятий, которые работают на общей системе налогообложения или находятся на «упрощенке».

В любом случае, получая канцтовары, предприятие производит их постановку на учет, и они при проведении инвентаризации либо должны находиться в наличии, либо списываться заранее в установленном для таких процедур порядке. Не стоит пускать такой вопрос «на самотек», поскольку отсутствие списания в установленный период времени (даже по таким, казалось бы, незначительным по стоимости ценностям) может в дальнейшем привести к недостачам и проблемам в основании для их списания.

В настоящее время перечень законодательных актов и нормативов, касающихся списания основных средств и материальных ценностей достаточно обширен. В данном случае стоит непосредственно обратить внимание на Приказ Минфина РФ №162, раскрывающий, в частности, такие моменты:

1. Приложение 2 – использование счетов бюджетного характера.
2. Приложение 1 – отражение счетов, по которым осуществляется учет средств;

Кроме того, следует обращать внимание на те внутренние документы организации, которые также регулируют особенности оприходования и списания канцелярских товаров. При проведении списания, кроме учета остальных актов, следует придерживаться пункта 102 Приказа Минфина РФ №157, в котором указывается стоимость, по какой должны списываться товары такого рода.

В частности, списание канцтоваров должно производиться с учетом их стоимости при поступлении в организацию и принятия во внимание таких расходов:

• Те средства, которые были потрачены организацией на оказание услуг информационного характера, связанных непосредственно с приобретением товаров.
• Те суммы, которые были потрачены на доставку канцтоваров от места их хранения (доставки, продажи) до непосредственного использования.
• Величина средств, которая выплачена продавцу или поставщику в соответствии с заключенным договором и спецификацией.
• Оплата таможенной пошлины (если подобные расходы имели место).
• Вознаграждения, которые выплачиваются организации, оказавшей посреднические услуги при приобретении такой формы товара.

Основным способом проводки таких товаров являются осуществляемые бухгалтерские операции по счету 10 «Материалы».

Кроме того, подобные списания можно проводить по счету 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Порядок составления документа для списания канцтоваров не имеет обязательной формы, установленной к использованию.

Существующие фирмы и организации могут производить их снятие с баланса таким образом:

1. при каждой необходимости списания составлять документ в свободной форме;

На какой счет оприходовать канцтовары

Выдают канцтовары из кладовой по требованию-накладной формы № М-11, или разработанному в компании и закрепленному в учетной полтитике документу.

Стоимость канцтоваров включается в расходы на дату их передачи работникам. Бухгалтерская запись: Д/т 26 (44) К/т 10 – на сумму канцтоваров, переданных в эксплуатацию. Мы рассказали, на каком счете учитывать канцтовары на предприятиях, работающих на ОСНО.

Другой алгоритм у фирм-«упрощенцев».

Закон позволяет им списывать КТ на затраты обычной деятельности сразу же после приобретения. Поэтому оформлять передачу их в использование сотрудникам уже не придется.

Стоимость КТ и НДС по ним (при предъявлении счета-фактуры) признаются расходами после их оплаты. Возможность возврата приобретенных канцтоваров определяется, в основном, условиями покупки. В частности, имеет большое значение, кем приобреталась, не подошедшая по каким-то параметрам, «канцелярка».

Если покупка состоялась в частном порядке, т. е. физическим лицом для бытовых, например, школьных, нужд, то в действие вступает закон «О защите прав потребителей», позволяющий, при соблюдении определенных условий обменять, либо сдать качественные, но не подошедшие товары.

Существует условие:

1. товары должны сохранять первоначальный товарный вид;
2. иметь целую упаковку;
3. период возможности возврата не должен превышать 14 календарных дней.

Заметим, что имеется Перечень качественных товаров, которые не подлежат обмену, но канцелярские товары не относятся к этой категории, а значит, вернуть или обменять их при соблюдении всех условий, можно. Если в момент обращения в продаже отсутствуют нужные товары и обмен осуществиться не может, то продавец обязан вернуть деньги в трехдневный срок.

При оформлении покупки предприятием, возврат канцелярских товаров становится весьма проблематичным, поскольку Гражданским Кодексом РФ не предусматривается возможность возврата или обмена качественной продукции, а упомянутый выше закон в таких случаях не применяется. Здесь остается надеяться на добрую волю продавца.