Полное руководство по переходу на электронные трудовые книжки с 2020 года — подробные инструкции и советы

Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю каждого работника. Однако, с начала 2020 года, большинство работодателей переходят на электронные трудовые книжки, что позволяет упростить процесс хранения и обмена информацией о трудовой деятельности.

В этой статье мы расскажем о том, как перейти на электронные трудовые книжки и что для этого необходимо сделать.

Первым шагом является получение электронной трудовой книжки. Для этого вам необходимо обратиться в организацию, в которой вы работаете. Руководство или отдел кадров должны оформить вашу электронную трудовую книжку и предоставить вам доступ к ней посредством специальной электронной платформы.

Что такое электронные трудовые книжки?

Электронные трудовые книжки представляют собой электронную форму ведения и хранения данных о трудовой деятельности работника. Это современный аналог традиционных бумажных трудовых книжек, который дает возможность работникам и работодателям избежать множества проблем, связанных с утерей, порчей или подделками бумажных документов.

Электронные трудовые книжки обеспечивают эффективную передачу информации между работником и работодателем, а также между различными организациями и органами государственной власти. Они позволяют вести учет рабочего времени, заработной платы, отпусков и прочих трудовых прав и обязанностей работника.

Использование электронных трудовых книжек вводит новые стандарты в трудовые отношения, упрощает процедуры при устройстве на работу, предоставляет возможность проверки информации об работнике в онлайн-режиме, а также дает возможность работнику контролировать свои данные и обновлять их при необходимости.

Преимущества электронных трудовых книжек

1. Удобство и доступность

Электронные трудовые книжки обеспечивают удобство и доступность для работников и работодателей. Работники могут легко получать информацию о своих трудовых записях, без необходимости посещения офиса или нахождения рядом с бумажной книжкой. Работодатели могут быстро вносить изменения в данные сотрудника и предоставлять своевременную информацию.

2. Экологическая эффективность

Переход на электронные трудовые книжки также способствует экологической эффективности. Отказ от бумажных книжек позволяет сэкономить ресурсы деревьев, используемых для производства бумаги, а также минимизировать отходы.

3. Безопасность и защита данных

Электронные трудовые книжки предоставляют высокий уровень безопасности и защиты данных. Такие книжки могут быть защищены паролем и иметь доступ только к соответствующему работнику или работодателю. Кроме того, вся информация сохраняется в электронном виде и не теряется при возможных физических повреждениях или потери книжки.

4. Удобство анализа данных

Электронные трудовые книжки позволяют удобно анализировать данные и получать статистику по работникам и периодам. Это может быть полезно для работодателей при планировании и управлении персоналом, а также для работников при мониторинге своей карьеры и заработной платы.

5. Возможность интеграции с другими системами

Электронные трудовые книжки могут быть легко интегрированы с другими системами управления персоналом и бухгалтерией. Это позволяет автоматизировать процессы связанные с работой сотрудников, упростить проведение сверок данных и обеспечить точность учета.

Как перейти на электронные трудовые книжки?

С 2020 года в России вступила в силу поправка к Трудовому кодексу, которая позволяет работникам и работодателям использовать электронные трудовые книжки. Это упрощает процесс учета рабочего времени и устраняет необходимость ведения бумажного документа. Если вы хотите перейти на электронные трудовые книжки, следуйте следующей инструкции.

1. Зарегистрируйтесь на специальной электронной платформе

• Перейдите на официальный веб-сайт электронной платформы.
• Заполните регистрационную форму, указав свои персональные данные.
• Следуйте дальнейшим инструкциям для завершения регистрации.

2. Получите доступ к электронной трудовой книжке

• Авторизуйтесь на электронной платформе, используя свой логин и пароль.
• Перейдите в свой профиль и найдите раздел Трудовая книжка.
• Нажмите на ссылку Загрузить электронную трудовую книжку.
• Подтвердите свою личность с помощью уникального кода, полученного по СМС-сообщению или электронной почте.

Теперь у вас есть доступ к электронной трудовой книжке, где вы можете отслеживать свои трудовые отношения, внести изменения и получить необходимую информацию о своей работе. Более того, вы больше не нуждаетесь в бумажной копии трудовой книжки, поэтому можете избежать потери или повреждения документа.

Шаг 1: Зарегистрируйтесь на портале госуслуг

Перевод трудовой книжки в электронный формат требует регистрации на портале государственных услуг (госуслуг). Прежде чем начать процедуру, убедитесь, что у вас есть доступ к интернету и действующий паспорт РФ.

Шаг 1.1: Подготовка к регистрации

1. Зайдите на официальный веб-сайт портала госуслуг (www.gosuslugi.ru).
2. Нажмите на кнопку Регистрация или Войти через Госуслуги, если у вас уже есть аккаунт.
3. Подготовьте копию паспорта РФ, которую вы предоставите в ходе регистрации.

Шаг 1.2: Регистрация на портале госуслуг

1. На странице регистрации введите свои персональные данные, включая ФИО, дату рождения, серию и номер паспорта РФ.
2. Загрузите копию паспорта, следуя инструкциям на экране. Убедитесь, что копия паспорта соответствует требованиям портала.
3. Заполните остальные поля, такие как адрес проживания, контактную информацию и т. Д.
4. Придумайте надежный пароль для входа на портал и введите его.
5. Подтвердите регистрацию, активируя аккаунт через SMS-сообщение или электронную почту.

Поздравляю, вы успешно зарегистрировались на портале госуслуг! Теперь вы будете иметь доступ к различным государственным услугам, включая перевод трудовой книжки в электронный формат.

Шаг 2: Войдите в личный кабинет на портале госуслуг

Для перехода на электронные трудовые книжки необходимо войти в личный кабинет на портале госуслуг. Это официальный портал, который предоставляет широкий спектр государственных услуг онлайн.

Для входа на портал госуслуг вам потребуется электронная подпись (ЕП) или специальный номер, который можно получить на государственной службе или в банке. Если у вас уже есть ЕП или номер, то введите их в соответствующие поля на главной странице портала.

После успешного входа в личный кабинет на портале госуслуг, вам станет доступна вкладка Электронные трудовые книжки с соответствующей информацией и инструкциями для перехода на электронный формат.

Обратите внимание, что для безопасности важно не передавать свои данные от личного кабинета на портале госуслуг третьим лицам и не вводить их на непроверенных сайтах.

Шаг 3: Навигация по личному кабинету

Перейдя в личный кабинет, вы попадаете на главную страницу, где можно увидеть основные функции и возможности, доступные пользователям электронных трудовых книжек.

На главной странице вы можете отслеживать состояние своей электронной трудовой книжки, проверить информацию о работодателе, просмотреть историю записей и многое другое. Чтобы воспользоваться различными функциями, используйте меню слева, где размещены иконки для каждой доступной опции.

Открыв меню, вы увидите список доступных вам функций. Некоторые из них могут включать возможность добавления новых записей, просмотр документов, изменение личных данных и т. д.

Примеры доступных функций:

Добавление новой записи: Вы сможете добавлять новые записи о выполняемых работах или услугах, указывать периоды работы и другие детали.

Просмотр истории записей: Здесь вы можете просмотреть все добавленные записи и отфильтровать их по различным параметрам, таким как период, статус и тип.

Изменение личных данных: Если ваши личные данные изменятся, воспользуйтесь этой функцией, чтобы обновить информацию о себе.

Важно помнить, что навигация по личному кабинету может немного различаться в зависимости от выбранной платформы, поэтому внимательно читайте инструкции и примеры, предоставленные платформой вашей электронной трудовой книжки.

Пользуйтесь доступными функциями личного кабинета, чтобы управлять вашей электронной трудовой книжкой удобным и эффективным способом!

Шаг 4: Откройте раздел Трудовая деятельность

Выберите в меню главный пункт Трудовая деятельность. Вам откроется страница, на которой вы сможете заполнить информацию о вашем трудовом стаже.

Перед вами отобразятся все предыдущие места работы, которые вы указывали ранее. Вам нужно будет заполнить информацию о каждом месте работы по отдельности.

Шаг 4.1: Ввод данных о предыдущем месте работы

Для каждого предыдущего места работы, которое у вас было, введите следующую информацию:

• Наименование организации: Введите полное наименование организации, в которой вы работали.
• Должность: Укажите вашу должность на предыдущем месте работы.
• Период работы: Укажите даты начала и окончания работы в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если вы до сих пор работаете в этой организации, оставьте поле окончание работы пустым.
• Организационно-правовая форма: Укажите организационно-правовую форму вашей предыдущей работы.
• ИНН организации: Введите ИНН вашей предыдущей организации.
• Адрес организации: Укажите адрес места, где находится организация.
• Телефон организации: Введите контактный телефон организации.

Шаг 4.2: Добавление дополнительной информации

Если у вас есть дополнительная информация о вашем трудовом стаже, которую вы хотите добавить, нажмите на кнопку Добавить информацию. Вам будет предложено заполнить дополнительное поле с информацией.

После заполнения всех полей не забудьте сохранить изменения, нажав на кнопку Сохранить или Продолжить. Ваши данные о предыдущей трудовой деятельности будут сохранены в системе.

Шаг 5: Загрузите сведения о предыдущей трудовой деятельности

После успешного создания учетной записи и подключения к электронной трудовой книжке, вам необходимо загрузить информацию о вашей предыдущей трудовой деятельности. Для этого следуйте указанным ниже инструкциям:

Шаг 1: Перейдите в раздел Мои данные или Профиль, где будет доступна опция Добавить предыдущую трудовую деятельность.

Шаг 2: Нажмите на эту опцию и на экране появится форма для ввода информации о предыдущих местах работы.

Шаг 3: Заполните поля формы, указав название компании, должность, период работы и другие необходимые сведения.

Шаг 4: Если у вас было несколько предыдущих мест работы, повторите шаги 2-3 для каждого из них.

Шаг 5: После заполнения всех полей нажмите кнопку Сохранить или ОК для завершения процесса.

Ваши данные о предыдущей трудовой деятельности будут автоматически сохранены в электронной трудовой книжке. Обратите внимание, что загрузка этих сведений обязательна для полноценного использования электронной трудовой книжки.

Примечание: При загрузке сведений о предыдущих местах работы убедитесь в правильности указания всех данных, так как неверная информация может повлиять на дальнейшие процессы при использовании электронной трудовой книжки.

Шаг 6: Подтвердите информацию о предыдущей трудовой деятельности

На данном шаге вам необходимо подтвердить информацию о вашей предыдущей трудовой деятельности.

Будьте внимательны и проверьте следующую информацию:

1. Период работы – убедитесь, что указаны правильные даты начала и окончания работ у предыдущего работодателя.
2. Место работы – проверьте, что указано правильное название предприятия или организации, где вы работали.
3. Должность – убедитесь, что указана ваша точная должность на предыдущем месте работы.
4. Трудовой договор – удостоверьтесь, что информация о вашем трудовом договоре корректна.

Если вы обнаружили ошибки или неправильные сведения, обратитесь к своему предыдущему работодателю, чтобы они внесли исправления. В случае невозможности связаться с работодателем, обратитесь в свою кадровую службу или юридическую консультацию для получения совета и помощи в данном вопросе.

При подтверждении информации о предыдущей трудовой деятельности убедитесь, что все данные являются точными и достоверными, так как от этой информации будет зависеть ваша электронная трудовая книжка.