Получение и заполнение бланка описи документов АДВ 6-1 — полный гид по процедуре и правилам
АДВ 6.1 бланк описи документов является важным инструментом для организации и систематизации документации в офисах, архивах и других учреждениях. Этот бланк позволяет вести учет и контроль за документами, облегчая их поиск и хранение. В данной статье рассмотрим подробное руководство по заполнению АДВ 6.1 бланка и предоставим образцы заполнения для различных категорий документов.
Задача АДВ 6.1 бланка описи документов – предоставить информацию о документах, содержащуюся в конкретной организации или учреждении. Бланк имеет определенную структуру, которая состоит из ряда полей, в которых заполняются соответствующие сведения.
Основной раздел АДВ 6.1 бланка описи документов включает следующие поля: порядковый номер, наименование документа, номер документа, дата документа, дата поступления, фамилия и инициалы отправителя/получателя, наименование организации-отправителя/получателя.
Пример заполнения:
1. Письмо. № 123. От 05.10.2022. Поступило 10.10.2022. Иванов И.И. ООО Рога и копыта.
Также в АДВ 6.1 бланке описывается каждый документ по отдельности, что позволяет лучше структурировать информацию и облегчает работу с документацией. Опись состоит из описательного листа, примечаний и подписей.
Описательный лист содержит информацию о каждом документе, включая его наименование, номер, дату, отправителя/получателя и др. В примечаниях можно указать дополнительную информацию, например, о вложениях или особенностях документа. Подписи на описи ставятся сотрудниками, ответственными за документацию.
Что такое АДВ 6.1 бланк описи документов?
Бланк описи документов АДВ 6.1 разработан Федеральным архивным агентством Российской Федерации и утвержден Приказом Росархива от 26 декабря 2005 года № 222. Он является обязательным документом для всех организаций, которые хранят и обрабатывают большие объемы документов.
Основная цель использования АДВ 6.1 бланка описи документов — обеспечение систематизации и стандартизации учета документов организации. Благодаря этому бланку можно эффективно управлять документами, быстро находить нужный документ при необходимости и осуществлять его контроль.
АДВ 6.1 бланк описи документов состоит из нескольких основных разделов, включая общие сведения о документе, данные о названии и номере документа, данные о лице, подписывающем документ, и другие детали. Шаблон заполнения бланка описи приведен в соответствующих рекомендациях и может незначительно различаться в зависимости от требований конкретной организации.
АДВ 6.1 бланк описи документов является важным инструментом для организации и ведения эффективного учета документов. Он помогает организации иметь полное представление о своих документах, что является ключевым фактором для эффективного управления информацией и обеспечения правильного доступа к документам внутри организации.
Как использовать АДВ 6.1 бланк описи документов?
Для использования АДВ 6.1 бланка описи документов необходимо следовать определенной последовательности действий:
1. Заголовок описи документов
На самом верху бланка располагается заголовок формы. Вам необходимо указать наименование организации, дату составления описи и номер ее по порядку (если она является продолжением предыдущей описи).
2. Наименование, дата и номер документа
Далее, в каждой строке бланка, вы должны заполнить следующие поля: наименование документа, дату его составления и номер документа. Также можно указать дату поступления документа в организацию и его подлинность.
Если наименование документа слишком длинное для поля в бланке, допускается его сокращение до уровня, позволяющего его распознавание и идентификацию.
В конце бланка можно указать даты отправки и исполнения документа, а также примечания по документу.
Таким образом, АДВ 6.1 бланк описи документов предоставляет возможность организовать и систематизировать документы в организации. Правильное заполнение бланка позволяет легко находить необходимые документы и проводить их контроль.
Описание полей АДВ 6.1 бланка описи документов
Бланк описи документов АДВ 6.1 используется для детального описания и систематизации информации о документах, хранящихся в организации. Этот бланк позволяет составить полный перечень документов, указать их характеристики и место хранения.
1. Номер документа
В данном поле указывается уникальный номер каждого документа в описи. Номер обычно состоит из цифр и букв, а также может включать специальные символы или дополнительные обозначения.
2. Наименование документа
Здесь следует указать название документа или его краткое описание, которое позволяет легко его идентифицировать. Наименование должно быть кратким и информативным.
3. Дата создания
В данное поле следует вписать дату, когда документ был создан или получен организацией. Формат даты может различаться в зависимости от установленных стандартов или требований организации.
4. Тип документа
Здесь нужно указать категорию или вид документа, например, письмо, договор, протокол и т.д. Это поле помогает классифицировать документы и организовать их в соответствии с определенными критериями.
5. Гриф секретности
В случае, если документ содержит конфиденциальную информацию, в данном поле указывается уровень его секретности. Гриф секретности может быть различного уровня, например, секретно, строго секретно или для служебного пользования.
6. Место хранения
Здесь следует указать точное место, где документ хранится в организации. Например, это может быть номер ячейки в архивном шкафу или положение на полке.
7. Примечания
В данное поле можно внести дополнительные комментарии или особые особенности документа, которые могут быть полезными для его дальнейшего использования или поиска.
Как правильно заполнить АДВ 6.1 бланк описи документов?
АДВ 6.1 бланк описи документов используется для систематического учета и описи документов, передаваемых между организациями или отделами внутри предприятия. Заполнение бланка описи документов требует точности и внимательности, чтобы избежать ошибок и недочетов.
Вот пошаговая инструкция по заполнению АДВ 6.1 бланка описи документов:
| Поле | Описание | Пример заполнения |
| 1 | Наименование организации-отправителя | ООО Рога и Копыта |
| 2 | Адрес организации-отправителя | г. Москва, ул. Ленина, д. 10 |
| 3 | Наименование организации-получателя | ОАО Солнечный банк |
| 4 | Адрес организации-получателя | г. Санкт-Петербург, пр. Невский, 5 |
| 5 | Дата составления описи | 01.01.2022 |
| 6 | Наименование документа | Договор №123 |
| 7 | Количество листов | 5 |
| 8 | Дата документа | 10.12.2021 |
| 9 | Примечание | Документы передаются по поручению директора |
После заполнения всех полей АДВ 6.1 бланка описи документов, он должен быть подписан отправителем и получателем, а также поставлена дата подписания.
Заполненный бланк описи документов необходимо хранить в соответствующем порядке, чтобы облегчить поиск и контроль за переданными документами.
Соблюдение правил заполнения АДВ 6.1 бланка описи документов поможет значительно упростить и ускорить процесс передачи и учета документов, а также предотвратить возможные ошибки и недочеты.
Пример заполнения АДВ 6.1 бланка описи документов
1. Графа Наименование организации, передающей документы
В данной графе необходимо указать полное наименование организации, которая передает документы в архив. Например: ООО Рога и копыта.
2. Графа Должность и фамилия ответственного лица
Здесь следует указать должность и фамилию ответственного лица, которое передает документы в архив. Например: Главный бухгалтер Иванова А.А..
3. Графа Дата передачи документов
В данной графе необходимо указать дату, когда будут переданы документы в архив. Дата указывается в формате день.месяц.год. Например: 01.01.2022.
Далее следует заполнить таблицу, начиная с первой строки:
Столбец № п/п заполняется порядковыми номерами документов, начиная с 1.
В столбец Наименование документа следует указать название каждого передаваемого документа. Например, Договор №123, Акт выполненных работ, Накладная №456.
Столбец Дата документа заполняется датами каждого документа, указанными в формате день.месяц.год.
Столбец Количество листов следует заполнить количеством листов в каждом документе.
В столбец Примечание можно добавить любую дополнительную информацию о документе, если необходимо.
В конце таблицы проставляется общее количество документов и листов.
Заполненная опись документов подписывается ответственным лицом и заверяется печатью организации. Подпись и печать ставятся на каждой странице описи.
Пример заполненной описи документов можно увидеть здесь.
Какие ошибки нужно избегать при заполнении АДВ 6.1 бланка описи документов?
1. Неправильное указание наименования документа
Одной из распространенных ошибок является неправильное указание наименования документа. При заполнении бланка необходимо быть внимательным и проверять правильность написания. Ошибки в написании наименования могут привести к невозможности однозначного идентифицирования документа.
2. Отсутствие уникальных идентификаторов
В АДВ 6.1 бланке описи документов предусмотрены поля для указания уникальных идентификаторов документов. Необходимо заполнять эти поля, чтобы обеспечить идентификацию и поиск документов в дальнейшем. Отсутствие уникальных идентификаторов может привести к затруднениям при поиске и использовании документации.
3. Неправильное указание даты и номера документов
Ошибки при указании даты и номера документа также могут возникнуть при заполнении АДВ 6.1 бланка описи документов. Необходимо быть внимательным и точным при заполнении этих полей. Неправильная дата или номер могут привести к неправильной классификации и систематизации документов.
4. Неправильное заполнение сведений о хранении
В АДВ 6.1 бланке описи документов предусмотрены поля для указания сведений о хранении документов, таких как стеллаж, кабинет и т.д. При заполнении этих полей следует быть внимательным и точным, чтобы обеспечить правильное размещение документов в архиве или хранилище. Неправильное заполнение этих полей может привести к затруднениям при последующем поиске и извлечении документов.
Избегая указанных ошибок при заполнении АДВ 6.1 бланка описи документов, можно обеспечить корректное и надежное ведение учета и систематизации документации. Важно быть внимательным и проверять правильность заполнения перед подписанием и использованием бланка.
Как отправить заполненную АДВ 6.1 бланк описи документов?
После того как вы заполнили АДВ 6.1 бланк описи документов, вам понадобится его отправить. Следуя нижеприведенным шагам, вы сможете успешно отправить заполненный бланк.
- Убедитесь, что вы правильно заполнили все требуемые поля в бланке. Проверьте все данные, чтобы быть уверенным, что информация правильно указана.
- Сканируйте заполненный бланк описи документов, чтобы создать файл в формате PDF или JPEG. Убедитесь, что файл имеет достаточно высокое разрешение, чтобы информация была четкой и легко читаемой.
- Откройте свою электронную почту и создайте новое письмо. Укажите адресатом адрес назначения, например, адрес органа, куда вы должны отправить заполненный бланк.
- Прикрепите сканированный файл бланка описи документов к письму, используя функцию Прикрепить файл в вашем почтовом клиенте.
- При необходимости добавьте любое дополнительное сообщение или инструкции в письмо, которые могут понадобиться получателю, чтобы обработать вашу отправку.
- Проверьте все данные в письме и убедитесь, что они правильно указаны. Убедитесь, что вы указали правильный адрес назначения и добавили все необходимые вложения.
- Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить письмо с заполненным бланком описи документов.
После отправки письма с заполненным бланком описи документов, важно сохранить подтверждение доставки или получить номер отслеживания, который поможет вам отследить, что ваше письмо было успешно доставлено.
Если вы не желаете отправлять заполненный бланк описи документов по электронной почте, вы можете выбрать другой способ отправки, такой как почтовая служба или курьерская доставка.
Убедитесь, что вы ознакомитесь с требованиями и инструкциями органа, куда вы отправляете бланк описи документов, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все правила и процедуры.
Что делать в случае неправильного заполнения АДВ 6.1 бланка описи документов?
В случае неправильного заполнения АДВ 6.1 бланка описи документов необходимо принять несколько действий, чтобы исправить ошибки или переделать описание.
1. Определите ошибку
Первым шагом является определение ошибки в заполнении АДВ 6.1 бланка описи документов. Проверьте каждую графу и столбец описи, чтобы убедиться, что они правильно заполнены. Обратите внимание на информацию о документах, такую как название, номер, даты и другие сведения. Если вы обнаружите ошибку или пропущенную информацию, перейдите к следующему шагу.
2. Исправьте ошибки
Исправление ошибок в АДВ 6.1 бланке описи документов может быть выполнено с использованием двух методов: ручного и компьютерного. Ручное исправление означает, что вы будете писать или наносить исправления непосредственно на бумажном бланке описи. Компьютерное исправление подразумевает использование текстового редактора, чтобы внести необходимые изменения. Оба метода могут быть использованы в зависимости от доступности технических средств и предпочтений.
При исправлении ошибок подчеркните или выделите неправильно введенную информацию и запишите правильные данные рядом. Если у вас есть возможность использовать компьютерное исправление, отредактируйте описание документов непосредственно в АДВ 6.1 бланке описи документов и сохраните изменения.
3. Переделайте описание, если необходимо
Иногда неправильное заполнение АДВ 6.1 бланка описи документов может потребовать полной переработки описания. Если вы обнаружите серьезные ошибки или пропуски, которые невозможно исправить или устранить без изменения всего описания, вам придется переделать описание документов заново.
Чтобы предотвратить повторную ошибку, просмотрите инструкции по заполнению АДВ 6.1 бланка описи документов и убедитесь, что вы правильно заполнили все необходимые графы и столбцы.
В завершение, всегда проверяйте АДВ 6.1 бланк описи документов перед отправкой или использованием. Убедитесь, что все данные правильно заполнены и нет ошибок или пропусков. Тщательная проверка и исправление ошибок помогут вам избежать проблем и обеспечить правильность документации.
Преимущества использования АДВ 6.1 бланка описи документов
| Удобство использования | Бланк АДВ 6.1 обеспечивает удобство и простоту заполнения описи документов. Он содержит все необходимые поля и разделы для указания основной информации о документах, включая их наименование, дату, номер, авторов и получателей. |
| Структурированность информации | Благодаря четким разделам и структуре, АДВ 6.1 бланк позволяет организовать и систематизировать информацию о документах. Это упрощает последующий поиск и использование документов в организации. |
| Улучшение контроля и учета | Использование АДВ 6.1 бланка позволяет улучшить контроль и учет документооборота. Опись документов является важным инструментом для отслеживания передачи и приема документов, а также контроля их сохранности. |
| Сокращение времени и эффективность работы | Бланк АДВ 6.1 упрощает процесс заполнения описи документов, что позволяет сократить время, затрачиваемое на организацию документооборота. Это повышает эффективность работы с документами и снижает вероятность ошибок. |
| Соблюдение требований нормативных актов | АДВ 6.1 бланк разработан с учетом требований нормативных актов и регламентирующих документов. Его использование позволяет организации соблюдать правила и рекомендации, связанные с организацией и учетом документооборота. |
Все перечисленные преимущества делают АДВ 6.1 бланк описи документов неотъемлемой частью эффективной работы с документами в любой организации.
Кто должен заполнять АДВ 6.1 бланк описи документов?
Заполнять АДВ 6.1 бланк описи документов должны сотрудники организации, которые отвечают за ведение документооборота и архивирования документов. Обычно это работники отдела документационного обеспечения, секретари и архивариусы.
Ответственность за заполнение бланка описи документов лежит на сотрудниках, которые имеют достаточное знание и опыт работы с документацией. Однако, в зависимости от специфики организации, могут быть установлены дополнительные требования к заполнению бланка.
Важно отметить, что заполнение АДВ 6.1 бланка описи документов требует внимательного и точного подхода. Некорректное заполнение бланка может привести к потере искомых документов или затруднить их последующее нахождение.
Поэтому перед тем, как приступить к заполнению бланка описи документов, рекомендуется ознакомиться с инструкцией и подробным руководством, предоставленными к бланку. Также возможно проведение дополнительного обучения для сотрудников, ответственных за заполнение АДВ 6.1 бланка описи документов.
Наконец, стоит отметить, что заполнение бланка описи документов является ответственным и важным процессом, который требует соблюдения всех установленных правил и основных принципов документации.
| Обязательные поля бланка описи | Описание |
|---|---|
| 1 | Код подразделения |
| 2 | Наименование подразделения |
| 3 | Дата составления описи |
| 4 | Название тома документа |
| 5 | Год, за который ведется опись |
| 6 | Том |
| 7 | Лист |
| 8 | Рег. № дела |
| 9 | Шифр дела |
| 10 | Наименование дела |
Ссылки на образцы и инструкции по заполнению АДВ 6.1 бланка описи документов
Инструкции по заполнению
Образцы заполнения
Обращаем ваше внимание на то, что ссылки могут быть изменены или удалены, поэтому рекомендуем сохранить копии инструкций и образцов на своем устройстве для дальнейшего использования.