Приказ о чётком распределении обязанностей между руководством — как создать эффективную форму, чтобы избежать ошибок и конфликтов
Уважаемые коллеги!
Сегодня мы обсудим важный вопрос – распределение обязанностей руководства в нашей организации. В связи с динамичным развитием компании и увеличением объема работы, необходимо четко определить роли и ответственность каждого члена руководства. Это позволит нам эффективно управлять, повысить производительность и обеспечить успешное развитие нашей организации.
Целью приказа является:
1. Определить сферу ответственности каждого руководителя в нашей компании;
2. Установить четкие границы между функциями руководства.
Процедура распределения обязанностей:
1. Каждый руководитель подготавливает список своих основных обязанностей и сферу своей ответственности;
2. Проводится встреча с участием всех руководителей, на которой обсуждаются списки обязанностей;
3. Составляется общий план распределения обязанностей руководства;
4. Данный план утверждается руководством компании;
5. Вносятся необходимые изменения в процессе работы.
В результате проведения данной процедуры мы получим понятные и четкие инструкции для каждого руководителя, что позволит нам эффективно действовать и достигать поставленных целей. Надеюсь на ваше понимание и поддержку в этом важном вопросе.
С уважением,
_____________________
Ваше ФИО
Должность
Общая информация о приказе:
В приказе должны быть указаны следующие элементы:
- Наименование организации – полное официальное наименование организации.
- Дата и номер приказа – дата создания приказа и его уникальный номер.
- Адресаты приказа – перечень лиц, которые получают этот приказ.
- Область применения – указание на то, что данный приказ является действительным только в рамках указанной организации или ее определенной части.
- Основания для создания приказа – ссылка на нормативные акты, регламентирующие строение и функционирование организации.
Кроме того, приказ должен содержать содержательную часть, в которой определяются роли, обязанности и ответственность каждого руководителя организации. Для удобства можно использовать таблицу, в которой указываются руководители и их функциональные обязанности.
Таким образом, приказ о распределении обязанностей руководства является важным документом организации, который помогает определить и уточнить роли и обязанности каждого члена руководящего состава, что приводит к более эффективной работе и совместному функционированию.
Назначение и цель приказа:
Назначение данного приказа заключается в распределении обязанностей и ответственности между руководителями и сотрудниками организации. Он описывает роли, обязанности и полномочия каждого участника команды, а также определяет цели, которые установлены для достижения успеха в работе.
Порядок составления и утверждения:
Приказ о распределении обязанностей руководства составляется на основе решения вышестоящего руководителя или коллегии руководителей организации.
При составлении приказа необходимо учесть следующее:
| Шаг | Действие |
| 1 | Определить список руководящих должностей, на которые распределяются обязанности. |
| 2 | Составить подробное описание обязанностей для каждой руководящей должности, включая функциональные обязанности, права и ответственность. |
| 3 | Установить срок временного периода, на который рассчитано распределение обязанностей. |
| 4 | Согласовать составленный приказ с вышестоящим руководителем или коллегией руководителей организации. |
| 5 | Подписать приказ со стороны руководителя и утвердить его печатью организации. |
| 6 | Распространить приказ среди сотрудников, чьи обязанности были перераспределены, а также организовать ввод приказа в действие. |
После утверждения приказа и введения его в действие необходимо следить за выполнением распределенных обязанностей, а в случае необходимости можно производить корректировки и изменения в рамках установленных процедур.
Содержание приказа:
2. Определение обязанностей — в данном разделе должны быть указаны обязанности для каждого руководителя или сотрудника. Это может быть разделено на подразделы в зависимости от уровня иерархии в организации.
3. Пояснения к обязанностям — здесь должны быть предоставлены пояснения к каждой обязанности, чтобы каждый сотрудник понимал, какую ответственность он несёт и что от него ожидается.
4. Сроки и ответственность — в этом разделе должны быть указаны сроки выполнения каждой обязанности и ответственные лица за их выполнение.
5. Подписание и утверждение — данный раздел предназначен для подписания и утверждения приказа. Здесь должны быть указаны ФИО и должности лиц, которые подписывают и утверждают приказ.
6. Дополнительные указания — в данной части приказа могут быть указаны любые дополнительные указания или инструкции, связанные с распределением обязанностей, если они имеются.
Обязанности руководителей:
Руководители, назначенные в данной организации, имеют следующие обязанности:
1. Определение стратегии и направления работы
Руководители должны устанавливать стратегические цели и определять основные направления работы организации. Они должны иметь ясное видение будущего и разрабатывать планы, направленные на достижение поставленных целей. Кроме того, руководители должны следить за реализацией планов и корректировать их, если необходимо.
2. Организация работы и контроль выполнения задач
Руководители должны организовывать работу своих подчиненных и назначать на них конкретные задачи. Они также ответственны за контроль выполнения этих задач и достижение поставленных целей. Руководители должны обеспечивать эффективное использование ресурсов организации и принимать меры по улучшению процессов работы.
3. Управление персоналом
Руководители должны заботиться о своих сотрудниках и принимать меры по их развитию и мотивации. Они должны проводить оценку производительности сотрудников и предоставлять обратную связь. Кроме того, руководители должны разрешать конфликты и стимулировать сотрудничество и командный дух в коллективе.
| Номер пункта | Обязанность |
|---|---|
| 1 | Определение стратегии и направления работы |
| 2 | Организация работы и контроль выполнения задач |
| 3 | Управление персоналом |
Определение сферы ответственности:
Для эффективного функционирования организации необходимо определить сферу ответственности руководящих должностей. Это позволяет четко распределить обязанности между сотрудниками и обеспечить координацию работы.
Определение сферы ответственности осуществляется на основе задач и функций, выполняемых в организации. Для этого проводится анализ всех процессов и проектов, которые требуют руководства. В результате этого анализа формируется перечень должностей и их ответственности.
Шаги по определению сферы ответственности:
- Идентификация целей и задач организации.
- Разбиение этих целей и задач на более мелкие компоненты и функции.
- Определение руководящих должностей, которые будут отвечать за эти функции.
- Формулировка ответственности каждой должности, включая ожидаемые результаты и достижения.
- Установление связей и взаимодействия между должностями для обеспечения согласованности работы.
- Регулярное обновление и корректировка сферы ответственности в случае изменений в организации или ее задачах.
Определение сферы ответственности является важным этапом в управлении организацией. Оно позволяет установить систему контроля и обеспечить эффективную работу каждого сотрудника в рамках своей ответственности.
Порядок распределения обязанностей:
Процесс распределения обязанностей начинается с определения ролей и функций, которые необходимо выполнить в организации. Затем руководство анализирует навыки и компетенции каждого сотрудника, чтобы определить, кому лучше поручить одну или несколько задач. При этом учитывается опыт работы, образование, профессиональные навыки и личные качества каждого члена руководства.
После определения ролей и функций, руководство составляет детальный план распределения обязанностей, включая определение ответственности за выполнение каждой задачи и сроки выполнения. В приказе о распределении обязанностей указывается также порядок координации и контроля за выполнением задач.
Признание достижений и премирование за выполнение обязанностей также является частью процесса распределения обязанностей. Руководство оценивает результаты каждого сотрудника и оказывает признание за успешное выполнение задач. Это может включать награды, поощрения или повышение по службе.
Чтобы сделать распределение обязанностей более эффективным, руководство должно поддерживать открытую коммуникацию и сотрудничество между всеми членами руководящего состава. Регулярные встречи, обсуждение проблем и совместное принятие решений помогают сделать процесс более гибким и адаптивным к изменениям в организации.
Сроки исполнения:
1. Исполнение данного приказа начинается с момента его подписания и действует до получения нового приказа о распределении обязанностей.
2. В течение первой недели после подписания приказа, руководители должны ознакомиться с новыми обязанностями и начать их выполнение.
3. Полное исполнение обязанностей должно быть достигнуто в течение месяца с момента вступления в силу приказа.
4. Любые изменения в распределении обязанностей должны быть сообщены руководству в течение трех дней после возникновения такой необходимости.
5. После окончания срока действия приказа о распределении обязанностей, руководители обязаны возвратиться к своим прежним обязанностям.
6. В случае, если исполнение приказа невозможно или его выполнение требует дополнительных сроков, необходимо немедленно обратиться к руководству для урегулирования ситуации.
7. В отсутствие указаний в приказе о сроках исполнения, руководители должны осуществлять свои обязанности без промедления и в соответствии с установленными правилами и стандартами.
8. В случае просрочки исполнения обязанностей, руководители обязаны предоставить объяснения и причины задержки.
9. При необходимости продления сроков исполнения обязанностей, руководители обязаны обратиться к руководству с соответствующей просьбой и обоснованием.
10. Сроки исполнения могут быть изменены руководством в случае изменения условий работы или по просьбе сотрудника, с согласия руководителя.
Контроль исполнения:
После распределения обязанностей руководство должно активно контролировать и оценивать выполнение задач и обязанностей соответствующими сотрудниками. Важно установить прозрачные механизмы контроля и регулярно проводить проверки результатов работы.
Для эффективного контроля рекомендуется:
1. Определить ключевые показатели
Важно определить конкретные показатели, которые будут использоваться для оценки результатов работы сотрудников. Это могут быть, например, объемы продукции, сроки выполнения проектов, уровень клиентского сервиса и т.д. Ключевые показатели должны быть измеримыми и достижимыми, чтобы было возможно контролировать их выполнение.
2. Регулярные отчеты
Предусмотрите систему регулярного подачи отчетности соответствующими сотрудниками, в которой будут отражены выполненные задачи, достигнутые результаты и прогресс в работе. Отчеты должны быть детальными и информативными, чтобы было возможно сделать объективную оценку проделанной работы.
3. Организация проверок
Регулярно проводите проверки выполнения задач и обязанностей сотрудников. Проверки могут быть запланированными или непредвиденными, их целью является выявление проблем и ошибок в работе, а также своевременное их исправление.
4. Обратная связь
Активно взаимодействуйте со сотрудниками и предоставляйте им отзывы и рекомендации по улучшению качества работы. Обратная связь должна быть конструктивной и основываться на объективных фактах, чтобы сотрудники понимали, какие конкретно аспекты нуждаются в улучшении.
Систематически продолжайте анализировать и оценивать результаты контроля исполнения, чтобы вносить необходимые коррективы и улучшения в рамках обязанностей руководства.
Ответственность за невыполнение:
Руководители, назначенные в приказе о распределении обязанностей, несут полную ответственность за невыполнение своих обязанностей. В случае невыполнения обязанностей, руководитель может быть подвергнут дисциплинарному взысканию согласно трудовому законодательству.
Помимо этого, невыполнение своих обязанностей может повлечь за собой негативные последствия для организации в целом. Руководители несут ответственность за причинение ущерба компании своими действиями или бездействием.
Для предотвращения невыполнения обязанностей, руководители обязаны быть внимательными к своим задачам, строго следить за сроками выполнения, а также правильно организовывать работу своего подразделения.
В случае невыполнения обязанностей, руководители должны незамедлительно информировать своих непосредственных начальников о возникшей проблеме или причине, мешающей выполнению задачи. Также они должны предложить альтернативные варианты решения проблемы.
Невыполнение обязанностей может быть основанием для перераспределения обязанностей или принятия мер по улучшению квалификации руководителя. Это может включать обучение, тренинги или внесение изменений в работу подразделения.
Изменения в приказе:
В соответствии с проведенной переструктуризацией в организации, вводятся следующие изменения в приказе о распределении обязанностей руководства:
1. Изменение должностей
Изменяются следующие должности:
- Генеральный директор — переименовывается в Главного исполнительного директора;
- Руководитель отдела продаж — перемещается в должность Заместителя исполнительного директора по продажам;
- Руководитель отдела маркетинга — перемещается в должность Заместителя исполнительного директора по маркетингу;
- Руководитель отдела разработки — перемещается в должность Заместителя исполнительного директора по разработке;
- Руководитель отдела кадров — перемещается в должность Заместителя исполнительного директора по кадрам.
2. Распределение обязанностей
Вносятся следующие изменения в распределение обязанностей руководства:
- Главный исполнительный директор будет отвечать за общее управление организацией и принятие стратегических решений;
- Заместитель исполнительного директора по продажам будет отвечать за развитие и управление отделом продаж;
- Заместитель исполнительного директора по маркетингу будет отвечать за развитие и управление отделом маркетинга;
- Заместитель исполнительного директора по разработке будет отвечать за развитие и управление отделом разработки;
- Заместитель исполнительного директора по кадрам будет отвечать за управление отделом кадров и реализацию кадровой политики организации.
Вышеуказанные изменения вступают в силу с дата.