Оглавление:
Вид документа Организации Срок хранения Основание Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга Регистры бухгалтерского учета Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Главная книга 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) ст. 361 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Документы учетной политики Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи Экономические субъекты Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч.
1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): — сводная годовая (консолидированная) Постоянно ст. 351 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — годовая Постоянно — квартальная 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно — месячная 1 год.
При отсутствии годовых, квартальных — постоянно Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности 5 лет при условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно ст. 408 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) Организации В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ч.
После регистрации приказа, а также помещения его в архив, требуется как-то систематизировать все имеющиеся данные. С этой целью в компаниях используется несколько принципов:
Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов.
Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель.
Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы. Сейчас предусматривается несколько типов хранения документов.
В любой фирме они должны реализовываться.
Сейчас компании должны формировать специальные списки учета имеющихся у них бумаг по личному составу и в бумажном, и в электронном виде. Кстати, вторым можно пренебречь.
А вот общепринятая бумажная форма представления — это обязательный пункт.
Но как правильно осуществлять учет? Принципы для электронного и материального варианта одинаковы. О них далее. Основные принципы учета Итак, учет приказов по личному составу — дело ответственное и регулируется общепринятыми нормами.
Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа. Виды приказов Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.
При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: приказ № 1-к или № 5-л/с. Приказы (распоряжения) со сроком хранения 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ № 1-о. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.
При большом объеме документов (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2 и т.д.) с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений). В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам.
Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне.
Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления.
В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.
Эксплуатация зданий, помещений; 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4.
Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет. При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.
Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.
Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений): утверждение структуры организации и ее изменение; утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов); сокращение штатной численности; утверждение
49, п.
67, п. 72, п. 80, п. 83, п. 87, п. 96, п. 114, п. 155, п. 168, п.
222 Положения, утв. Приказом Ростехнадзора от 01.12.2011 N 678 4. Машиностроение и металлообработка 5.
Пищевая промышленность 6. Иные отрасли промышленности 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье Промышленная и радиационная безопасность 1.
Промышленная безопасность 2. Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей.
Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.
№ 526. Сроки хранения приказов по личному составу Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться.
Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.
Кадровые приказы со сроком хранения 75 лет О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком; О направлении в зарубежную командировку; О поощрении работника; Об изменении фамилии; О назначении на должность; О совмещении должностей / профессий; Об исполнении обязанностей (на время отпуска); Об установлении надбавки к должностному окладу О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны; О привлечении к работе в выходные и праздничные дни; О привлечении к сверхурочным работам; О привлечении работника к дисциплинарной ответственности; О снятии с работника дисциплинарной ответственности; Об отстранении от работы; О прекращении отстранения от работы и допуске к работе; Об объявлении выговора Итак, подведем итог сказанному.
По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет.
Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.
Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации. Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.
Читайте также: Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел.
Так, дела с 75-летним сроком можно обозначить одной буквой, а 5-летние – другой.
Подобная мера позволит в дальнейшем быстро и точно определить, какие документы входят в состав данного дела. Также следует упомянуть и о том, что каждый по личному составу имеет обоснование, на основе которого он составляется. К примеру, для составления приказа об отпуске служит соответствующее заявление, для приказа о переводе на новую должность также должно присутствовать соответствующее заявление от работника и т.д.
Однако в случае сдачи приказов на хранение в архив их комплектование в дела осуществляется без сопутствующих документов. Как правило все обоснования хранятся отдельно, так как имеют отдельный срок хранения. При этом самой удобной и практичной мерой является помещение обоснований в личное дело сотрудника.
В таком случае к соответствующему документу в деле прилагается отметка с указанием места хранения обоснования.
Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле?
Федеральным законом от 02.03.2016 N 43-ФЗ
«О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
(далее — Закон об архивном деле) с 13.03.2016 изменены сроки хранения документов по личному составу.Из действующей ст. 22
«Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»
, в п.
4 которой устанавливается 75-летний срок хранения документов в организациях-авторах до их поступления в государственные и муниципальные архивы, исключены слова «документов по личному составу».Взамен введена новая статья с номером 22.1, устанавливающая новый критерий — 2003 г. как условную границу при определении сроков хранения документов по личному составу. Очевидно, граница свидетельствует о том, что с этого года гарантируются достоверность, полнота и сохранность данных персонифицированного учета, которые обеспечивает в своих информационных ресурсах Пенсионный фонд РФ.
Фрагмент документа. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» Если документы по личному составу созданы до 2003 г. (т.е. крайняя дата дела должна соответствовать 2002 г. или ранее), то они подлежат хранению:— в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности после истечения указанного срока хранения (т.е.
для части дел срок хранения в этот момент может быть увеличен вплоть до постоянного) в государственных органах и органах местного самоуправления, если они являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (п. 1 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; а в современной практике такой же срок сейчас устанавливается для хранения документов на предприятиях с долями государственной или муниципальной собственности в уставном капитале);— не менее 75 лет со дня создания — в иных организациях (п.
3 ч. 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле; это означает обязательность такого срока хранения для всех остальных коммерческих и некоммерческих организаций независимо от их организационно-правовой формы);— с даты поступления в архивное учреждение и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения — в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций (п.
2 ч. Содержание 1 ст. 22.1 Закона об архивном деле).Если документы по личному составу созданы начиная с 2003 г., то в этих же категориях организаций (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле) срок их хранения сокращается до 50 лет со дня создания.Однако установлен срок хранения в течение 75 лет для документов по личному составу тех граждан, которые проходят государственную службу,
В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Периоды сохранения документации приведены в таблице. Период хранения Наименование 1 год данные лиц, не принятых на работу графики отпусков 3 года учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника записи о трудовой дисциплине 5 лет акты, предписания, отчеты по технике безопасности выписки по улучшению условий и охраны труда документы, по технике безопасности и ее соблюдению документы о командировках 50 лет (до востребования владельцем) личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) 75 лет характеристики и личные карточки сотрудников трудовые договоры Постоянно коллективные договоры личные дела руководителей Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ч.4 (премировании и материальном стимулировании) Положение об аттестации Положение о системе обучения , Приказы по основной деятельности Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания ст.
, , , ч.1 , п. 6, ч.1 ТК РФ 75 лет Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет ч.3 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст , , , , , , ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст.
, , ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. 5 лет Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года Журналы учета рабочего времени 1 год 1 год Перечень профессий с до замены новыми Перечни профессий до минования надобности Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации.
А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице.
Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся. О приказах в целом мы уже говорили.
Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение. Приказы делятся на три категории: , по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.
Определимся, что такое «личный состав». Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст.
3), документы по личному составу это
«архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем»
.
Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы.
Неважно, главное – это всегда документы по труду.
Только часть приказов по личному составу составляется . Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д.
Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации.
Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав. Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных.
Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя. Еще раз: кадровые приказы всегда и хранятся отдельно! Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД.
Основная деятельность . Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.
Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела : с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и . Это написано в , пункт 4.19. Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос.
архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены.
А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос.
архив. Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.
Опубликовано: | Метки: , , ,
Это минимальные показатели архивного срока хранения.
Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами). Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.
В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:
Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов. Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.
https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.
Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице: Наименование документа Срок хранение Коллективные договоры до ликвидации Правила трудового распорядка до ликвидации Положения об оплате трудовой деятельности до ликвидации Положения об аттестации до ликвидации Протоколы аттестационных комиссий пятнадцать лет Положения о системах обучения до ликвидации Учётные журналы для трудовых книг пятьдесят лет с последующей передачей в госархив Приходно-расходная документация пятьдесят лет с последующей передачей в госархив Приказы по основной деятельности до ликвидации Учётные журналы документов до ликвидации Книги для регистрации командировочных удостоверений пять лет Учётные книги приказов всё время хранения этих приказов Штатные расписания пять лет Отпускные графики один год Трудовые договоры семьдесят пять лет Приказы о приёме на вакантные места семьдесят пять лет Трудовые книги пятьдесят лет Личные карточки семьдесят пять лет Анкеты семьдесят пять лет Личные дела семьдесят пять лет Приказы о переводах семьдесят пять лет Приказы об увольнениях семьдесят пять лет Приказы о предоставлении отпусков пять лет Табели рабочего времени семьдесят пять лет
Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др. В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ
«Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2023 года»
(далее – Концепция).
Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет». У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения?
Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?
Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение.
Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.
Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу. Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее – Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст.
В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию:
«Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – «В»
ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г.
№ 125-ФЗ, Перечне, утвержденном (далее – Перечень).
В ситуации, когда срок хранения кадрового документа установлен на уровне закона, применяйте нормы закона, а не .
Срок хранения документов начинает течь с 1 января года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а не созданы (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ). Приказы по личному составу хранятся в течение срока, установленного законом № 125-ФЗ. Причем срок хранения буде зависеть от даты создания документа. Так, если вы издали приказ по личному составу до 1 января 2003 года, то сохранять его надо в течение 75 лет.
Если же документ был создан уже после этой даты, срок хранения будет равен 50 годам. Это правило установлено статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ.
Соответственно, на прием на работу, срок хранения, также будет зависеть от даты его создания, и будет храниться либо 50 либо 75 лет. Теперь рассмотрим конкретные сроки хранения локальных актов, приказов, документов работников со ссылками на периоды, указанные в перечне № 558.
Поскольку чаще всего встает вопрос о том. каков срок хранения приказов о приеме на работу, также отметим, что, если такой приказ создан после 1 января 2003 года, то хранить его надо 50 лет. Таким образом, срок хранения приказа о приеме на работу будет таким же.
Как и у других приказов по личному составу. Читайте в нашей — Альтернатива личному делу, или Как хранить документы сотрудников?
Правила и сроки хранения кадровых документов Вид документа Срок хранения Где указано Локальные акты и внутренние документы Правила внутреннего трудового распорядка (после замены их новыми) 1 год Перечня Положение о персональных данных Постоянно Перечня Штатное расписание Постоянно Перечня График отпусков 1 год Перечня Документы по работникам Трудовые договоры 50 лет Перечня Трудовые книжки (невостребованные) 50 лет Перечня Личные карточки 50 лет Перечня Письменные уведомления работодателей об увольнении работников с указанием причин 50 лет Перечня Распорядительные документы Приказы о приеме, переводе, увольнении 50 лет Перечня Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках 5 лет Перечня Приказы об отпусках работников с вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания 50 лет Перечня Информационно-учетные документы Табель учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50 л.).
Перечня Книга учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей в них 50 лет Перечня Журнал выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей в них 5 лет Перечня Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету 3 года (после увольнения) Перечня По охране труда Документы об аттестации рабочих мест 45 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50 л.) Перечня Списки работающих на производстве
Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.
Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.
То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить:Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители.
Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу.
Далеко не все документы относятся к подобной категории.Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей.
Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами.
Так что разбираемся.Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.
При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а.
Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.Приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, согласно Перечню подразделяются на два массива: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет.
Так, в соответствии с Перечнем ко второй группе относятся приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения 75 лет ЭПК и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу.