Оглавление:
Однако есть одно важное отличие, которое заключается в том, что этот компонент отражает степень, в которой задачи и деятельность сотрудника регулируются правилами и другими механизмами. Формальная организационная структура управления предприятием направлена на отделение человека от той должности, которую он занимает. То есть должность воспринимается остальными работниками одинаково вне зависимости от того, кто именно ее занимает.
При неформальной организационной структуре особое внимание обращают именно на личность.
Это позволяет личности (человеку) развить собственные навыки и параллельно вкладывать новое содержание в ту должность, на которой он занят. Это процесс распределения видов деятельности и ресурсов в логичные производственные единицы для исполнения определенных организационных задач.
При наличии жесткой департаментализации группы почти не пересекаются в работе друг с другом.
Если на предприятии свободная департаментализация, то сотрудники из разных групп могут легко взаимодействовать друг с другом и при необходимости помогать. Стоит заметить, что очень часто вид департаментализации (иначе говоря, тот признак, на основе которого рабочий коллектив подразделяется на самостоятельные группы) является определяющим элементом характера всей организационной структуры компании.
Например, если персонал разделен на основе функций (продажи, реклама и т. д.), то можно говорит о том, что данная фирма имеет функциональную организационную структуру. Какие же еще бывают типы организационных структур управления?
Редакция журнала «Генеральный директор» разработала алгоритм из 6 шагов, который поможет определить или скорректировать стратегию для вашей компании.
Можно выделить несколько основных организационных структур предприятия.
Зная эти функции, крайне важно правильно определить, какая из них подойдет именно вашему бизнесу.
1. Линейная организационная структура.
Данный вид организационный структуры самый простой и представляет собой некую цепочку инстанций. Отлично подойдет для маленьких компаний (небольшая бухгалтерская фирма или адвокатская контора, например). Плюсы:
Минусы:
2.
Линейно-штабная организация.
Но у каждого руководителя (начальника) может быть несколько подчиненных (их количество ограничено нормами управляемости; потому чем больше предприятие, тем больше уровней управления).
Поток команд в линейной организационной структуре — стрелками показано его движение сверху вниз, от звена к звену Как уже говорилось, фундамент линейной организационной структуры составляет принцип единоначалия: каждый сотрудник выполняет приказы и распоряжения единственного руководителя. Важно, что при этом руководитель более высокого ранга не имеет права приказывать подчиненным менеджера более низкого уровня, то есть, «через голову» их непосредственного босса.
Чтобы лучше запомнить и понять это, вспомните известную формулу из уроков истории, посвященных феодализму западноевропейских государств: «вассал моего вассала – не мой вассал». Она довольно точно описывает линейную организационную структуру управлению. Линейная структура управления – одна из самых простых.
Руководство многими небольшими коммерческими и некоммерческими организациями осуществляется на основе нее. Реализации линейной организационной структуры управления благоприятствуют следующие факторы:
Примером предприятия с линейной организационной структурой может послужить небольшой розничный магазин или маленький завод по производству варенья из ягод закупаемых у местного населения.
Тем не менее, в чистом виде, как таковая, линейная организационная структура в наши дни используется все реже и реже. Она может быть эффективна только на небольших с минимальной специализацией и простой технологией.
Гораздо большее и широкое распространение получила линейно-функциональная организационная структура.
Как и любая другая организационная структура управления, линейная имеет как плюсы, так и минусы. Она логичная и четкая, экономичная и простая.
Но одновременно и недостаточно гибкая, медленно реагирующая на любые изменения ситуации.
Преимущества линейной организационной структуры:
Без такого инструмента деятельность компании беспорядочна и плохо контролируема. Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо!
Но этого недостаточно. Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого. Это как раз и есть оргсхема. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели.
Читайте также: Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Сначала определяется идея, цель, продукт, стратегия. Затем нанимаются люди, которые могут выполнять функции.
Затем идет составление и запуск рекламных, маркетинговых кампаний, цель которых – привлечь клиента. После этого клиент покупает продукт, это оформляется и проводится через отделение финансов.
Этим функциям соответствуют семь отделений в компании.
Функции такие: Административная – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании.
Исходя из продукта, формируется основной бизнес-процесс. Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании.
После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела.
Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники.
Построения и персонала – организация рабочего процесса и обеспечение компании квалифицированным персоналом.
Это отделение отвечает за кадры, их учет, найм, адаптацию, введение в должность, контролирует соблюдение корпоративных правил и стандартов, обеспечивает работу внутренней коммуникационной системы компании. Продукт отделения заключается в работающих бизнес-процессах компании, в продуктивно работающих и выполняющих свои обязанности сотрудниках.
Распространение – реклама, маркетинг, продажи. Для того чтобы клиент приобрел продукт, необходимо продвижение, донесение до покупателя ценности продукта и продажа. Этим занимается отделение распространения.
Финансовая – принятие денег, оформление, распределение. Все финансовые потоки контролируются в этом отделении.
Его основные задачи – увеличение материально-денежных активов компании и порядок в финансах.
Производственное (техническое) отделение отвечает за сам продукт. У рекламного агентства это созданная и запущенная реклама для клиентов.
Пример группы Иллюстрации на вкладке Вставка в PowerPoint 2016
Добавление поля
Поле помощника будет помещено в графический элемент SmartArt над остальными полями того же уровня, но в области текста оно будет отображаться после других фигур этого уровня. Команда Добавить помощника доступна только для макетов организационной диаграммы, но недоступна для макетов иерархии, таких как Иерархия.
Удаление поля Чтобы удалить поле, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE. Примечания:
Она подразумевает единоличное управление каждым подразделением штатным управленцем, подчиняющимся вышестоящему управленцу.
Примером может служить следующий образец: Основной признак этой конфигурации – только линейные связи, обладающие рядом преимуществ:
При выборе необходимо учесть минусы: высокую нагрузку на высшее руководство, невозможность быстро решать разногласия между структурными единицами, зависимость от способностей руководителя. Это оптимальный вариант для небольшой компании с всесторонне подготовленным высшим руководством, способным справиться с концентрацией власти и огромным потоком информации.
Если линейную схему дополнить связями между отдельными единицами, она превратится в функциональную. Это хорошо видно на следующем примере: Отделы группируются, исходя из вида деятельности. Функциональные связи позволяют подразделениям контролировать работу друг друга.
Если штатное расписание позволяет, можно организовать вспомогательные службы. Это определяет преимущества:
К недостаткам можно отнести усложнение потоков информации из-за большого количества каналов, затруднения в координации действий, чрезмерную централизацию.
Линейно-функциональная конфигурация дает возможность избежать недостатков линейной и функциональной системы. Функциональные службы готовят информацию для линейных руководителей, которые принимают производственные и управленческие решения. Но снижается уровень ответственности, повышается нагрузка на руководство, появляется тенденция к централизации.
Более гибкой считается дивизионная система, разделяющая организацию следующим образом: Это самостоятельные структуры с собственными службами. Иногда это могут быть дочерние предприятия, которые оформлены как самостоятельные юридические лица. Дивизионная конфигурация:
Но слабеют связи между сотрудниками, могут появиться дублирующие функции, снижается контроль над общей ситуацией.
Из схемы и примера матричной структуры организации видно, что она поли-административная. Деятельность осуществляется одновременно по нескольким направлениям. Такая конфигурация подходит для проектных организаций и других предприятий, запускающих новые проекты и программы.
Назначается руководитель, сотрудники направляются из всех отделов. По окончании работы возвращаются на прежние места.
Для постоянного использования такая конфигурация не подходит, хотя позволяет:
На основании решений штаба формируются и управленческие решения. Когда нагрузка на сотрудников повышается, а организация продолжает расти дальше, то оргструктура переходит из линейно-штабной в функциональную, что означает распределение работ не по отделам, а по выполняемым функциям. Если раньше все было просто, то теперь руководители могут смело именовать себя директорами по финансам, маркетингу и производству.
Именно при функциональной структуре можно видеть деление организации на отдельные части, у каждой из которых есть свои функции и задачи.
Стабильная внешняя среда – это обязательный элемент поддержки развития компании, которая выбрала для себя функциональную структуру. У таких компаний есть один серьёзный недостаток: функции руководящего персонала очень сильно размыты. Если в линейной организационной структуре все четко (иногда даже слишком), то при функциональной оргструктуре все немного размыто.
Более того, за счет функционального разделения фирма может иметь несколько целей. Такая организационная структура применима только к большим организациям.
Так, она сочетает в себе преимущества обеих оргструктур, однако, имеет меньше недостатков. При данном типе управления, все основные связи линейны, а дополнительные – функциональны.
Как и предыдущая, подходит только для крупных компаний. Функции в организации распределяются не по зонам ответственности подчиненных, а по видам продукта, либо по региональной принадлежности дивизиона.
В дивизионе же присутствуют свои подразделения и сам по себе дивизион напоминает линейную или линейно-функциональную организационную структуру.
Например, в дивизионе может быть отдел по снабжению, по маркетингу, а также отдел производства.
Недостатком такой организационной структуры предприятия является сложность связей между отделами, а также высокие расходы на содержание управленцев.
Применима к тем предприятиям, которые работают на рынке, где продукция должна постоянно совершенствоваться и обновляться. Для этого в компании создаются рабочие группы, которые еще называют матричными.
Из этого следует, что в компании возникает и двойное подчинение, а также постоянная коллаборация работников из разных подразделений. Преимуществом такой организационной структуры предприятия является простота внедрения новинок в производство, а также гибкость компании к внешней среде.
Недостатком является двойное подчинение, из-за которого в рабочих группах часто возникают конфликты.
Итак, организационная структура предприятия – это система управления компаний и от ее выбора зависит простота выполнения задач, гибкость компании ко внешней среде, а также нагрузка, которая ложится на плечи руководителей. Если компания
4.6. Основные используемые в работе документы 4.6.1.
В разделе дается перечень основных нормативных документов (государственных и отраслевых стандартов, стандартов организации, технологических регламентов и т. п.), руководствуясь которыми данное лицо выполняет свои основные обязанности. 4.6.2. Возможность оперативного перераспределения ресурсов Нарушение принципа единоначалия из-за двойного подчинения сотрудников.
Возникновение конфликтов на почве распределения ресурсов Таким образом, принимая решение о выборе организационной структуры, важно знать и учитывать ее преимущества и недостатки, а также влияние таких факторов, как масштаб ведения бизнеса, его специфику, степень неопределенности внешней среды, характеристики отрасли, в которой функционирует компания и др.
Универсального типа структуры на все случаи жизни просто не существует.
Как всего лишь один кусочек фрукта стал причиной массовой эвакуации из австралийского университета В минувшие выходные из австралийского университета пришлось эвакуироваться пятистам студентам, а также сотрудникам из-за предполагаемой утечки газа.
О… Инфо Структура и содержание документа Требования к структуре схемы организационной структуры по ГОСТ 34 устанавливаются РД 50-34.698-90.
В общем случае документ должен состоять из следующих разделов: 1 Состав подразделений (должностных лиц) организации, обеспечивающих функционирование АС либо использующих при принятии решения информацию, полученную от АС2 Основные функции и связи между подразделениями и отдельными должностными лицами, указанными на схеме, и их подчиненность Содержание документов является общим для всех видов АС и, при необходимости, может дополняться разработчиком документов в зависимости от особенностей создаваемой АС. Допускается включать в документы дополнительные разделы и сведения, объединять и исключать разделы.
Важно Трудности в подготовке кадрового резерва высшего звена из-за узкой специализации менеджеров среднего звена.
Медленное реагирование на изменения внешней среды Дивизиональная Разделение организации на подразделения по видам товаров или услуг, группам потребителей или регионам Эффективная структура для больших, географически рассредоточенных компаний с широким ассортиментом товаров или услуг.
Позволяет концентрировать внимание на конкретных товарах (услугах), группах потребителей или регионах.
Оперативно реагирует на изменение технологий, покупательского спроса и условий конкуренции Увеличение расходов, связанное с дублированием работ (в том числе выполняемых функциональными подразделениями) в различных дивизионах Проектная Временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи, ограниченной сроками. Структурную схему организации, как правило, представляют в графической форме в виде соединенных между собой связями «квадратиков» (или других фигур). При этом: – каждый «квадратик» представляет собой одну структурную единицу — высшее должностное лицо или подразделение, наименования, которых записаны внутри «квадратика»;
Самая простая структура из всех существующих.
Характеризуется наличием определенной цепи инстанций.
Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор.
Линейная структура позволяет легко принимать решения. Преимущества:
Недостатки:
Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений.
Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления.
Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.
Преимущества:
Недостатки:
Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни. Преимущества:
Недостатки:
У него уже есть некая обособленность:
Важно! Цехи получают от руководства единые задания.
Регламентируется его выполнение: объемом, качеством, затратами. Существуют разные цехи в пределах одного предприятия, среди них:
Такие подразделения – основные для любого крупного производственного предприятия. Особенное значение в структуре любого производства имеет структура управления.
В общем виде – это совокупность связанных между собой звеньев управления. Ее части: количество органов управления, порядок их взаимодействия, их функциональная нагрузка. Самой популярной и простой считается линейная структура.
Ее еще называют бюрократически-иерархической.
Если сказать о ней очень просто, то во главе стоит руководитель, все остальные подчиненные. Причем может быть у одного руководителя несколько подчиненных, те в свою очередь руководят своими подчиненными и т.д.
Обратите внимание! Крупные предприятия имеют 3-4 даже больше уровней иерархии. При такой схеме каждое отдельное звено, подчиненный имеют единого руководителя. Именно от него исходят команды по выполнению той или иной задачи.
За результаты работы несут ответственность непосредтвенные руководители.
Решения в этом случае передаются сверху вниз, руководитель более низкого звена находиться в подчинении у руководителя высшего звена. Удобство для работника в том, что перескакивать через голову непосредственного начальника более высокие чины не имеют права, невзирая на свой статус. То есть давать указания работнику не в их компетенции.
В линейной структуре система управления комбинируется по производственному признаку, при этом берется во внимание степень концентрации производства, ассортимент выпускаемых товаров, технологические особенности.
Данная структура логическая и более формализированная, но при этом менее гибкая. Руководитель каждого звена обладает ограниченной властью, что приводит к невозможности решения узкоспециализированных проблем.
5. Формализация Как и специализация, формализация определяет структуру деятельности в организации.
Ключевым отличием здесь является то, что формализация характеризует степень, в которой задачи и деятельность сотрудника регулируются правилами и другими механизмами. Формальная организационная структура стремится отделить человека от исполняемой им роли (занимаемой должности): должность или статус не меняется и не зависит от того, кому она принадлежит.
В неформальной орг. структуре большое значение придается именно личности.
Такой подход позволяет личности развивать свои навыки и вместе с тем вкладывать новое содержание в занимаемую должность.Формальная и неформальная структуры.
6. Департментализация Департментализация — это процесс распределения видов деятельности и ресурсов в логичные производственные единицы для исполнения определенных организационных задач. Если в организации жесткая департментализация, то группы (департаменты) практически не пересекаются друг с другом в своей работе.
В предприятиях со свободной департментализацией рабочие коллективы никем и ничем не ограничены, могут свободно взаимодействовать и оказывать друг другу поддержку.Жесткая и свободная департментализация. Следует отметить, что зачастую тип департментализации (то есть, признак, по которому происходит деление рабочего коллектива на самостоятельные группы), определяет характер всей организационной структуры. К примеру, если коллектив разделен по функциональному признаку (маркетинг, продажи и т.
д.), то принято говорить, что эта фирма имеет функциональную орг. структуру. Другие типы орг. структур будут рассмотрены в следующем подпункте.Типы организационных структурМеханистическая и органическая структуры Механистическая и органическая структуры — это две крайних позиции одной шкалы, на которой найдется место для любой существующей организационной структуры.
Для механистической структуры характерен узкий диапазон контроля, высокая степень централизации, специализации и формализации, а также жесткая департментализация.
Иерархия подчинения бывает короткой и длинной, но она всегда прозрачна, то есть определить, кто и кому подчиняется довольно легко.
Напротив, в органической структуре более широкий диапазон контроля, децентрализация управленческого сектора, низкая специализация и формализация, свободная департментализация.
На изображении ниже организационная структура предприятия состоит из трех подразделений: маркетинг, продажи и сервисное обслуживание.
Бывает, что бизнес динамично развивается, при этом руководство не уделяет внимания формализации системы управления, в организационную структуру могут «забыть» включить должности, целые службы или даже недавно приобретенные бизнес-направления. Только когда начинают формировать иерархию центров финансовой ответственности, вдруг вспоминают, что «вот тут же у нас еще филиал в Самаре есть!».
Удостоверьтесь, что организационная структура отражает функции и задачи значимых должностных единиц. Если нет четкого распределения функций по должностям, то сама структура может оказаться бесполезной. . Повторяет линейную, но у начальника появляется дополнительный штаб для сбора и анализа информации, выработки управленческих решений, планирования.
Представители штаба не принимают решения, а только оказывают информационно-аналитическое сопровождение деятельности руководителя, снимая с него часть нагрузки. Преимущества Недостатки
В компании формируются департаменты – финансовый, маркетинговый, производственный и т. д. У каждого департамента есть свой руководитель.
Каждый департамент реализует свою функцию в работе компании. Такое разделение позволяет получить функциональных управленцев-менеджеров, специализирующихся на своем направлении. Функциональная организационная структура фирмы эффективна при массовом производстве или обслуживании, где нет необходимости оперативного управления и постоянной разработки новых решений.
Преимущества Недостатки
Линейное построение позволяет жестко управлять компанией, а функциональные менеджеры берут на себя задачи по формированию стандартов работы через инструкции, расписания и положения.
Руководитель отвечает перед учредителями за конечный результат и может совершать без их предварительного разрешения организационные мероприятия. В большинстве случаев средние и малые организации далеко не всегда используют локально нормативные акты, закрепляющих структуру организации и ее штатную численность. Либо могут применять такие документы в виде схемы, которая определяет иерархию структуры управления организации и служебные связи, как между руководителями, так и исполнителями (подчиненными).
Также может быть отдельно выделено каждое структурное подразделение в отдельности. Схема представляет себе перевернутое двухмерное дерево, которое схематично показывает структуру подчинения сотрудников в виде линейного типа построения. Внутренняя структура может документально не закрепляться в следующих случаях:
Содержание документа Данный документ не имеет установленной унифицированной формы, при его составлении следует придерживаться определенных правил:
При этом данное ответственное лицо должно владеть всей необходимой информацией о состоянии рынка, перспективами развития организации и обладать при этом необходимыми знаниями и опытом.
Документ, определяющий штатную численность и структуру организации, является основой для формирования штатного расписания предприятия.
Документы для скачивания
Положение о структуре управления организацией скачать образец в формате Word.
Административная структура организации скачать бланк (приложение к положению).
Скачать схематичную форму структуры и штатной численности.
На Западе существует масса управленческих инструментов, которые незаслуженно мало используются в российской бизнес практике.
Одним из таких инструментов является Схема организации («org chart»),которая может значительно повысить эффективность работы организации или подразделения за счет ее грамотного структурирования. Что такое Схема организации? Это лист бумаги с нарисованными коробочками, соответствующими должностям, и со стрелками, показывающими структуру подчинения одних должностей другим. Ниже приведена Схема организации, составленная по указанию директора младшим сотрудником отдела кадров компании ООО «ААА», который, сотрудник, так и не понял, зачем его вообще заставили заниматься этой ерундой.
Что такое Схема организации? Это лист бумаги с нарисованными коробочками, соответствующими должностям, и со стрелками, показывающими структуру подчинения одних должностей другим.
Ниже приведена Схема организации, составленная по указанию директора младшим сотрудником отдела кадров компании ООО «ААА», который, сотрудник, так и не понял, зачем его вообще заставили заниматься этой ерундой.
Дадим объяснения по данной схеме. Директор компании – пожилой управленец старой советской школы.
Поэтому должностные обязанности сотрудников и структура компании не были разработаны научным образом, а формировались исторически. То есть кто «вез», на того и «наваливали».
В результате, коммерческий директор с согласия директора взял на себя руководство производством, то есть начальник производства де факто подчиняется коммерческому директору. А личный секретарь директора опять же с его согласия на самом деле исполняет обязанности начальника отдела кадров и начальника хозяйственного отдела и имеет несколько человек в подчинении.
В результате чего:
Дело в том, что «личный секретарь» уже давно не «личный секретарь», как написано у нее в трудовой книжке.
Итак, теперь вы видите, какую разрушительную роль может сыграть неграмотно составленная Схема организации.
А как данный инструмент может помочь повысить эффективность работы компании или подразделения?
И в заключении давайте посмотрим, как должна выглядеть Схема компании, пример которой мы привели в самом начале рассылки. Данная схема учитывает реальную организационную структуру компании и закрепляет ее официально.