Сканирование документов: как быстро и безопасно оцифровать ваши архивы

В современном мире бумажные архивы становятся обузой: поиск нужного дела занимает часы, а хранение — дорого. В этой статье вы узнаете всё про сканирование документов: от подготовки до хранения, получите практические советы и реальные цифры.

Почему сканирование документов спасёт ваш бизнес

Прежде чем переходить к технической части, разберёмся, зачем вообще нужна цифровизация архивов:

• Сокращение расходов на аренду и обслуживание бумажных носителей
• Мгновенный доступ к нужным документам из любого офиса или дома
• Повышение безопасности и контроль доступа к конфиденциальным данным
• Автоматизация бизнес-процессов через интеграцию с 1С и CRM
• Экономия рабочего времени сотрудников на поиск и обработку

5 неожиданных фактов о сканировании документов

Разберёмся с ключевыми моментами, которые часто упускают из виду:

1. Экспертный подход: в ОСГ используются OCR-нейросети для распознавания до 99% текста и автоматической индексации.
2. Быстрые сроки: объём до 10 000 страниц обрабатывается за 3–5 рабочих дней.
3. Доступность: услуги доступны во всех крупных городах России, включая Москву, Санкт-Петербург, Екатеринбург и Казань.
4. Стоимость: от 3 руб. за страницу при заказе от 50 000 листов.
5. Контакты: телефон 8 800 200 10 10, email website@osgrm.ru.

Как начать? Всё просто:

Шаг 1. Соберите документы: удалите скрепки, распорки и систематизируйте по папкам.

Шаг 2. Определитесь с параметрами сканирования: цветность, разрешение (300–600 dpi), формат файлов (PDF, TIFF).

Шаг 3. Передайте документы курьером или привезите в центр ОСГ — дальше всё сделают специалисты.

Ответы на популярные вопросы

Сколько стоит сканирование одной страницы?

От 3 руб. за страницу при большом объёме; точную цену рассчитывают индивидуально.

Как долго хранится электронный архив?

Неограниченно — данные хранятся в надёжном ЦОД с резервным копированием.

Насколько безопасен доступ к документам?

Доступ имеют только авторизованные сотрудники через защищённый портал с двухфакторной аутентификацией.

Перед сканированием обязательно проверьте целостность документов и правильно настройте поля индексирования, чтобы потом быстро находить нужные файлы.

Плюсы и минусы сканирования документов

• Плюсы:
  • Экономия на аренде архивов и бумаге;
  • Ускорение бизнес-процессов и поиск по ключам;
  • Интеграция с корпоративными системами.
• Минусы:
  • Первоначальные затраты на подготовку и сканирование;
  • Необходимость обучения персонала работе с электронным архивом;
  • Риск технических сбоев без резервного копирования.

Сравнение самостоятельного и профессионального сканирования

Заключение

Сканирование документов — это не просто перевод бумаги в цифру, а стратегический шаг к оптимизации, безопасности и удобству работы с данными. Переход на электронный архив позволит вам всегда иметь под рукой нужные документы, сэкономить ресурсы и сосредоточиться на развитии бизнеса.