Служебка на бумагу

Заявка на канцелярские товары: образец

Copyright: фотобанк Лори Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно. Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида: Название Перечень Описание Расходные материалы

• ручки;
• карандаши;
• ластики;
• бумага;
• и т. п.

Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.

Предметы разного времени использования

• дыроколы;
• степлеры;
• папки;
• и т. п.

Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров.

В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

• внешняя;
• внутренняя.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка.

Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.

По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии. Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме.

Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением. Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество.

Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа. Пример заявки: Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Рубрики: Tags: Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Первичные документы | 14:45 24 мая 2023 Первичные документы Первичные документы | 11:36 15 декабря 2014 Основные средства, Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 14:15 7 февраля 2023 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Страховые взносы ПФР Декретный отпуск Пенсионеры Декретный отпуск Проверки Пенсионеры Акцизы | 12:40 4 октября 2023 НПД Декретный отпуск Пенсионеры, Транспортный налог Налоги и взносы Пенсионеры Пенсионеры Бухгалтерская отчетность ЕНВД Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2023 Все права защищены.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

1. наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
2. дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.
3. текст — что именно необходимо сообщить руководству;
4. название документа;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка. Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым.

Но их можно разместить на листе и иначе. На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели. Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить. Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2023 № 4 г.

Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2023 года более, чем в два раза.

Служебная записка. Образец написания

Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения. Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать.

Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии). Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку). Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации.

Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться . От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Служебная записка о необходимости приобретения оборудования

По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук». Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину.

В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего.

Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте тут.

В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом.

Вступление делается точно таким же, как и во всех записках.

Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».

Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте тут.

Служебные записки подлежат регистрации внутри компании.

Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок.

Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе. Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена. Начальнику ремонтного отдела Егорову Е.

Е. О ремонте оборудования (компьютера) Довожу до Вашего сведения то, что начиная с 17 июля сего года и по настоящий момент один из компьютеров, закрепленный за менеджером Васильевым П.Л.

в отделе продаж, находится в нерабочем состоянии. Прошу Вас принять срочные меры по его ремонту или замене. Руководитель отдела продаж Иванов И.

Т. Более детально о том, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.

Таким образом, служебная записка – это документ, позволяющий осуществлять связь между работники внутри компании. Он позволяет оперативно решать вопросы и быстро передавать необходимую информацию. Создавать такой документ имеет право каждый сотрудник компании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-47-92 (Москва) +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург) Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие. Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.

Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец… Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?

При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка. Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон. К запросу предъявляются следующие требования:

1. обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).
2. при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
3. в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
4. номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
5. заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов:

1. в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
2. в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.
3. название документа – то есть «Служебная записка»;
4. дата составления, регистрационный номер;
5. заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
6. название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме. Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Инструкция: составляем служебную записку

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2023 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям». Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И.

Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2023 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

• Аллюрова А.А., 10-А класс.
• Рысьев Р.Р., 10-Б класс.
• Галопов Г.Г., 9-Б класс.

Преподаватель верховой езды П.П. Петров Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА «02» сентября 2023 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь. При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С.

находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора. Преподаватель верховой езды П.П. Петров Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.

В 2023 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016. Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др.

Срок хранения их в архиве — 5 лет. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Образец служебной записки на повышение зарплаты — это шаблон письменного обращения к работодателю с просьбой увеличить текущий размер оплаты труда.

Служебная записка на выдачу бумаги. Служебная записка

К примеру – некто нарушает внутренний распорядок и вносит разлад в коллектив, в результате чего в отделе возникла разобщенность, нарушается командный дух, необходимый для повышения продаж. Лучше всего придерживаться делового, нейтрального стиля при обращении.

Соответственно, нельзя употреблять обсценные, слэнговые обороты, эмоционально окрашенные отзывы, тем более, ругательные, оскорбительные или неэтичные. Если вы хотите от адресата не одного, а нескольких действий, их необходимо указать по нумерованному списку, каждое с новой строки, разделяя точкой с запятой. Как писать служебную записку директору по образцу правильно?

В правом верхнем углу оформляется «шапка» документа – кому и в какое подразделение передается бумага, обязательно указать должность и паспортные данные.

Ниже, по центру – служебная записка и ее предназначение (например, на ремонт, либо на списание, на повышение или премирование сотрудника,), там же регистрационный номер. Ниже пишется текст – суть вопроса, сперва информативная часть, затем- чего хотите (например, прошу вас издать приказ о проверке в отношении такого-то инцидента), либо прошу вас заменить следующее оборудование в таком-то отделе (сообщив сначала, почему следует это сделать и в каком состоянии находится существующая техника).

Приведем конкретный пример, как может выглядеть такая бумага . Генеральному директору ООО «Лотос-В» Сергееву Сергею Сергеевичу от старшего менеджера по продажам Ивановой И.И. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 21 (на ремонт и замену оборудования) Довожу до вашего сведения, что в отделе продаж ООО «Лотос-М» компьютерная техника непригодна к дальнейшей работе и нуждается в замене и ремонте.

Так на настоящий момент из 8 компьютеров (из расчета по одному на двоих сотрудников) полностью в нерабочем состоянии 5, еще 2 системным администратором признаны подлежащими ремонту.

Из-за случившегося замедляется взаимодействие с клиентами. Сотрудники вынуждены пользоваться принесенными с собой личными ноутбуками и планшетами.

Принтер также признан не подлежащим ремонту, поскольку очень старый.

Прошу Вас:

• распорядиться о ремонте 2 компьютеров;
• закупить 5 новых компьютеров;
• заменить принтер в отделе.

С уважением старший менеджер по продажам, Иванова Ирина Ивановна (подпись). Итак, понятно, что если работник чего-то хочет от другого работника, тем паче от начальника, это необходимо оформлять в письменном виде и по установленному в конкретной фирме образцу , в соответствии с деловой этикой.

Только это дает гарантию того, что ваше обращение не останется без внимания и на него будет дан исчерпывающий ответ и только так ваше обращение будет расценено как рациональное, а не как частная просьба, которую руководство (высшее или генеральное) может проигнорировать.

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие

Служебная записка образец

Как писать служебную записку образец В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями.

Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником. Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения.

Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число.

Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа.

Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись. Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи.

Но особое внимание следует уделить текстовой части документа.

Важно определится, с какой целью она составляется.

Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

• Запросить информацию из другого подразделения.
• Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
• Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
• Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
• Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения.

Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя. Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк.

При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения. Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов.

Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Итог: При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко.

Служебная записка на бумагу

Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

1. в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
2. вариантов написания даты два — как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
3. информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.
4. в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;

Содержание служебной записки В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком — допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания. Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой.

В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы.

В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения.

К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги. Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация — ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца.

Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться. Служебные и докладные записки Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

Самые распространенные ошибки это:

служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);

о повышении заработной платы;

о повышении в должности.

Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки. Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

Регистрация Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал.

В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

Образец служебной записки «Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В.

Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой.

Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом.

Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

• В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.
• По центру указывается название документа «Служебная записка».
• Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
• 

  В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.

• Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.Служебная записка должна составляться в деловой форме.

В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко.

Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации.

В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4. Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе.

Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения.

Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом.

Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

• Текст не имеет причины обращения.
• Не имеется информация о способах решения проблемы.
• В
• 

  Не указывается адресат или введенные данные некорректны.

Служебная записка на приобретение канцелярских товаров

Если впоследствии случится какое-либо несоответствие в бухгалтерских расчетах или обнаружатся неточности в расходных ведомостях, то «найти концы» можно будет только благодаря зарегистрированным служебным запискам.

Как правило, на предприятии для этого выделяется специальный журнал.

Однако постепенно данная практика отходит в прошлое. В связи с повсеместной цифровизацией работы офисов целесообразнее выделить какую-то область на жестком диске компьютера либо «облачное» хранилище для размещения служебных записок.

Они не будут занимать много места, поскольку это необъемные текстовые документы. Однако сам факт такого учета организует работу канцелярии в целом. База электронных служебных записок заполняется достаточно быстро.

В ежедневном документообороте учреждения, офиса или предприятия крутится очень много письменных обращений между цехами, отделами или подразделениями.

Образец служебной записки на приобретение канцтоваров Канцелярские товары требуются ежедневно.

Поэтому служебные записки на канцелярию находятся в постоянном документообороте. Для полноценного функционирования офиса требуется достаточное количество:

1. дыроколов;
2. линеек;
3. альбомов;
4. карандашей;
5. скотча;
6. скрепок и прочее.
7. тетрадей;
8. ручек;
9. блокнотов;

Материально ответственное лицо или тот же секретарь должен предварительно выявить — сколько и каких конкретно единиц необходимо закупить для офиса. Какие-то позиции являются наиболее востребованными, а с какими-то можно подождать.

Иногда проводится предварительная небольшая ревизия по комплектации канцелярии или секретарской на предмет наличия соответствующих принадлежностей. Не допускается закупка каких-то товаров впрок, на будущее.

Все это требует определенных материальных расходов, а они, в свою очередь, не терпят никакой приблизительности. Кроме того, до составления записки нелишним будет проинспектировать, в какой мере израсходованы прежние закупки.

Возможно, канцелярские принадлежности, приобретенные в прошлом квартале или месяце, еще не израсходованы. Например, пластиковые или металлические линейки не имеют срока годности, у них очень большой срок эксплуатационной пригодности.

А скрепками и блокнотами служащие пользуются не так уж и часто в связи с переходом на электронный документооборот.

Иногда служебная записка является всего лишь дополнительным Приложением к официальному запросу на приобретение канцелярских товаров. Функциональная нагрузка этих двух документов практически одинаковая.

Их задача — поставить руководство перед фактом необходимости приобретения каких-то материальных ценностей. В отличие от заявки на приобретение канцелярских товаров записка содержит текстовую часть.

В ней автор может письменно аргументировать необходимость приобретения тех или иных единиц.

Кроме того, для формирования заявки используется обычно утвержденный бланк. Служебная же записка пишется в произвольной форме.

Тем не менее в повседневных офисных буднях выработалась определенная шаблонная практика составления записок.

Записки

Очистить Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями.

Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные.

Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.

Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб. Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании.

Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

• Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
• Поиск пути решений проблемы.
• Согласование предстоящей работы.
• Запрос необходимых сведений.
• Формирование инструкций.
• Извещение о чем-либо.
• Объяснение той или иной вещи.
• Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе.

Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом.

К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы.

Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы.

Докладная записка наделяется юридической силой.

Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП. Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

• Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
• Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
• Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

также могут быть внешними и внутренними.

Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы. Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

• Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
• Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
• Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
• ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

Служебные и докладные записки очень похожи между собой.

Однако нужно учитывать и их различия:

• Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
• СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
• СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
• СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.

Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:

• Факт правонарушения.
• Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

• Нарушение трудовой дисциплины.
• Внештатная ситуация на производстве.
• Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка.

Она служит дополнением к основному документу.

Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

• 301
• 1196
• 995
• 824
• 1424
• 1138
• 1100
• 1452
• 8898
• 7658
• 7162
• 5333
• 5423
• 8793
• 4240
• 6951
• 6923
• 6396
• 3563
• 5517
• 7895
• 6122
• 5837
• 4747
• 22349
• 28513
• 16875
• 18858
• 9024

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул.

Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич! В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г.

Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п.

4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014. Начальник отдела кадров Семенов В.О.

Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (Пример 2). К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

1. регистрационный (исходящий номер);
2. заголовок к тексту;
3. текст;
4. адресат;
5. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
6. отметка о наличии приложения (если есть);
7. наименование структурного подразделения;
8. дата;
9. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А.

Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.