Служебная записка о несоответствии занимаемой должности образец

Служебные записки являются важным элементом деловодства и представляют собой официальные документы, которые регламентируют обмен информацией в организации. Особое место среди них занимают служебные записки о несоответствии должности.

Служебная записка о несоответствии должности используется для сообщения о факте отклонения сотрудника от своих должностных обязанностей. Она может быть направлена как сотруднику самому, так и вышестоящему руководству. Цель такой записки — официально зафиксировать факт нарушения и напомнить о необходимости исполнения должностных обязанностей.

Примером ситуации, когда может потребоваться написание служебной записки о несоответствии должности, может служить отсутствие выполнения сотрудником определенных обязанностей, невыполнение рабочего графика, систематическое нарушение правил безопасности или других внутренних норм организации.

Назначение служебной записки о несоответствии должности

Главной целью служебной записки о несоответствии должности является создание условий для принятия мер по устранению неправильного распределения обязанностей, а также проведения необходимых мероприятий по адаптации и ротации сотрудников внутри организации. Эта записка важна для организации, поскольку на ее основе принимаются решения о перераспределении обязанностей или о поиске новых кандидатов на замещение вакантной должности.

Цель:

Основная цель служебной записки о несоответствии должности заключается в определении несоответствия текущих должностных обязанностей сотрудника его должности и руководством. Благодаря этому документу, руководство может выявить нарушения в распределении трудовых функций и принять меры для их исправления.

Примеры ситуаций, требующих служебной записки о несоответствии должности:

Сотрудник, занимающий позицию менеджера по продажам, вместо выполнения своих прямых обязанностей тратит большую часть рабочего времени на решение технических вопросов, что замедляет работу отдела продаж и приводит к снижению их результатов.

Сотрудник, занимающий должность административного помощника, на самом деле практически полностью отвечает за разработку и внедрение стратегических планов компании, что говорит о его несоответствии назначенной ему должности.

Сотрудник, занимающий позицию программиста, не проявляет необходимых знаний и умений и не выполняет свои профессиональные обязанности, что отрицательно сказывается на качестве работы разработочного отдела и на достижении целей организации.

Итак, заполнение служебной записки о несоответствии должности возникает из необходимости выявления и устранения проблем в организационной иерархии, а также обеспечения эффективного использования ресурсов организации и достижения поставленных целей. Ее составление является неотъемлемой частью процесса управления персоналом и способом обеспечения профессионального роста и развития сотрудников.

Образец служебной записки о несоответствии должности

Уважаемый (ФИО начальника/адресат),

Я обращаюсь к Вам с просьбой рассмотреть вопрос о несоответствии моей текущей должности, занимаемой в нашей организации.

Согласно моему трудовому договору (№ трудового договора) и должностной инструкции (№ должностной инструкции), я занимаю должность (указать текущую должность). Однако, в последнее время, я обнаружил(а), что моя работа не соответствует описанию должностных обязанностей этой должности.

Приведу несколько примеров, которые подтверждают мое заявление:

• В моей должностной инструкции указано, что я должен(на) заниматься (указать конкретные обязанности), однако, в последнее время я тратил(а) больше времени на выполнение других задач, не связанных с моей должностью, например (привести пример). Это приводит к нерациональному использованию моего времени и энергии.
• Я заметил(а), что мои коллеги на других должностях выполняют задачи, которые я считаю более соответствующими моим профессиональным навыкам и квалификации. Некоторые из этих задач, в моем понимании, являются прямыми обязанностями моей должности, но, к моему сожалению, я не имею возможности заниматься ими.
• Я чувствую, что мои профессиональные навыки и опыт не полностью используются на текущей должности, и я бы хотел(а) иметь возможность применять их в полной мере.

Я прошу Вас рассмотреть возможность пересмотра моей должности или назначения на должность, где я смогу проявить свои профессиональные качества и навыки в максимальной степени.

Я готов(а) принять участие в обсуждении этого вопроса и предоставить дополнительную информацию, если это необходимо.

С уважением,

(Ваше ФИО, должность и контактные данные)

Форма служебной записки о несоответствии должности

Ниже представлена форма служебной записки о несоответствии должности:

Обращение:	[Фамилия, имя, отчество]
Дата:	[Дата]
Уважаемый/ая [Фамилия начальника]:	[Фамилия начальника]!

Содержание

Сообщаю вам о несоответствии моей текущей должности следующим фактам:

1. [Описание факта несоответствия]

2. [Описание факта несоответствия]

3. [Описание факта несоответствия]

Прошу принять меры по исправлению данной ситуации и пересмотру моей должности с учетом моих навыков, знаний и опыта работы.

Подтверждаю наличие необходимой документации, подтверждающей мою квалификацию и заслуги для изменения должности.

С уважением,

[Фамилия, имя, отчество]

Пример служебной записки о несоответствии должности

Уважаемый руководитель!

Сообщаю Вам о несоответствии должности, занимаемой сотрудником Ивановым Иваном Ивановичем, его квалификационным требованиям и компетенциям.

Сотрудник Иванов И.И. был принят на должность помощник менеджера согласно его резюме и результатам собеседования. Однако, с течением времени, стало ясно, что он не обладает необходимыми навыками и знаниями для эффективного выполнения своих обязанностей.

Ниже приведены основные причины и примеры, иллюстрирующие несоответствие должности сотрудника:

1. Отсутствие знаний и навыков

Сотрудник не обладает необходимыми знаниями в области менеджмента и не способен эффективно планировать и организовывать свою работу. Он также не обладает необходимыми навыками ведения переговоров и отсутствует умение управлять временем.

2. Несовпадение ожиданий

Иванов И.И. не соответствует ожиданиям компании и выделяется низким уровнем профессионализма и мотивации. Его работа не соответствует требованиям должности и не отражает его заявленных навыков и опыта.

В связи с вышеизложенным, я рекомендую рассмотреть вопрос об изменении должности сотрудника Иванова Ивана Ивановича или провести дополнительное обучение для повышения его квалификации в соответствии с должностными требованиями.

Прошу Вас рассмотреть данную ситуацию и принять необходимые меры в соответствии с политикой компании по поддержанию высокого профессионального стандарта.

Заранее благодарю за внимание к данной проблеме и прослеживанию пути к ее решению.

С уважением,

Фамилия Имя Отчество

Должность

Компания

Как правильно оформить служебную записку о несоответствии должности

Для того чтобы служебная записка была оформлена корректно, важно соблюдать следующие правила:

1.	Заголовок	В начале документа необходимо указать тему служебной записки, например: Служебная записка о несоответствии должности работника. Заголовок помещается в верхней части документа и отделяется от основного текста более крупным шрифтом или выделением.
2.	Адресат	Затем следует указать кому адресована служебная записка о несоответствии должности. Это может быть руководитель подразделения или отдела, в котором работает сотрудник, или другой представитель управленческого звена.
3.	Пояснительная часть	Далее в служебной записке следует написать пояснительную часть, где нужно подробно описать суть несоответствия должности. В этом разделе следует указать на необходимость принятия соответствующих мер. Также можно предложить варианты решения, если они известны.
4.	Заключение	В заключительной части служебной записки необходимо описать, какие последствия могут быть, если не будут предприняты меры по устранению несоответствия должности. Важно подчеркнуть, что данная информация является предупредительной и несет в себе заботу о правильном функционировании организации.
5.	Дата и подпись	Служебная записка должна содержать указание даты ее составления и подпись лица, составившего документ. Подпись может быть как в печатной форме, так и в электронном виде, если документ сформирован в электронном формате.

Следование этим правилам позволит оформить служебную записку о несоответствии должности в соответствии с требованиями, что может быть важно в случае необходимости ее представления руководству организации или соответствующим службам.

Основные элементы служебной записки о несоответствии должности

1. Заголовок

В самом начале служебной записки о несоответствии должности указывается заголовок, который четко и кратко описывает суть проблемы. Это помогает читателю быстро понять, о чем документ и о чем будет идти речь.

2. Введение

Введение содержит обоснование необходимости написания служебной записки. Здесь указывается, кто является автором документа, кто его получит и по какому поводу. Этот элемент также включает информацию о текущей ситуации и почему несоответствие должности является проблемой.

В целом, служебная записка о несоответствии должности состоит из этих основных элементов. Конкретные детали и структура могут варьироваться в зависимости от организации и типа документа, но важно использовать четкий и логичный подход к написанию, чтобы обеспечить понимание и эффективность документа.

Какие факты необходимо привести в служебной записке о несоответствии должности

Ключевыми фактами, которые следует привести в служебной записке о несоответствии должности, могут быть:

1. Несоответствие квалификации сотрудника заявленным требованиям должности. В записке необходимо указать, какие именно требования не выполняются сотрудником и почему это приводит к несоответствию его работы требованиям должности.
2. Недостаточный опыт работы. Если сотрудник недавно принят на работу и не имеет необходимого опыта, это также следует указать в записке. Необходимо объяснить, почему отсутствие опыта негативно сказывается на выполнении профессиональных обязанностей и как это влияет на работу всего коллектива.
3. Нарушения трудовой дисциплины. Если сотрудник постоянно нарушает правила поведения на работе, привлекает к себе внимание негативными поступками или не соблюдает установленный график работы, это тоже является основанием для составления служебной записки.
4. Несоответствие выполненной работы поставленным задачам. Если сотрудник не выполняет свои обязанности в полном объеме или не достигает поставленных перед ним целей, это следует привести в записке. Важно указать конкретные примеры и доказательства недостаточной эффективности работы.
5. Отсутствие профессионального развития. Если сотрудник не проявляет активности в плане профессионального самообразования, не осваивает новые технологии или не стремится улучшить свои профессиональные навыки, это также следует указать в записке.

Приведение достоверных и конкретных фактов в служебной записке о несоответствии должности поможет руководству принять обоснованное решение и предпринять необходимые меры, например, перевести сотрудника на другую должность, предоставить дополнительное обучение или прекратить трудовые отношения с ним.

Кому следует направлять служебную записку о несоответствии должности

В зависимости от внутренней структуры организации и регламента работы, служебная записка о несоответствии должности может быть направлена следующим адресатам:

1. Начальнику отдела кадров

В случае обнаружения несоответствия должности, первый шаг — направить служебную записку начальнику отдела кадров. Он будет непосредственно ответственным за принятие мер по рассмотрению данной ситуации и дальнейшим взаимодействием с руководством организации.

2. Руководителю организации

Если записка о несоответствии должности не получила должного рассмотрения со стороны отдела кадров или в случае конфликта интересов, она может быть направлена непосредственно руководителю организации. Руководитель будет иметь возможность принять окончательное решение и назначить дальнейшие меры.

Важно учитывать особенности внутренних правил и процедур организации при направлении служебной записки о несоответствии должности. В некоторых случаях может потребоваться уведомление не только указанных выше адресатов, но и, возможно, других руководителей или службы по вопросам корпоративной безопасности, правовых отделов и служб внутреннего контроля.

Адресат	Служба
Начальник отдела кадров	Отдел кадров
Руководитель организации	Руководство организации
Другие руководители или службы	Специфические услуги или службы

Какие результаты ожидать после отправки служебной записки о несоответствии должности

1. Рассмотрение заявления администрацией

После получения служебной записки, администрация будет обязана рассмотреть заявление и провести внутреннюю проверку. В ходе проверки будет установлено, действительно ли сотрудник имеет несоответствие должности и квалификации. Этот шаг является первым и наиболее важным этапом после отправки служебной записки.

2. Проведение анализа и принятие решения

После рассмотрения заявления администрация будет проводить анализ ситуации и рассматривать возможные варианты решения проблемы. В результате этого анализа может быть принято решение о пересмотре должности сотрудника или о его переводе на другую должность, которая будет соответствовать его квалификации. В некоторых случаях может быть принято решение о предоставлении дополнительного обучения или тренинга для сотрудника, чтобы устранить несоответствие должности и квалификации.

3. Разработка плана действий

После принятия решения администрация разработает план действий, который будет направлен на изменение должности сотрудника или его перевод на другую должность. В этом плане будут указаны шаги, сроки и ответственные лица, которые будут вовлечены в процесс изменения должности. Разработка плана действий – это важный шаг, который поможет составить четкий план действий для продвижения вперед.

В целом, отправка служебной записки о несоответствии должности является первым шагом к решению проблемы и установлению правильного соответствия между должностью и квалификацией сотрудника. Результаты после отправки записки могут быть разными, и многое будет зависеть от конкретной ситуации и решения администрации. Однако, данный процесс в любом случае даст возможность определиться с дальнейшими действиями и внести коррективы для устранения несоответствия и достижения гармонии в рабочих отношениях.

Последствия служебной записки о несоответствии должности

Проведение административного расследования

После получения служебной записки, работодатель может начать расследование, чтобы определить, действительно ли имеется несоответствие должности. В рамках административного расследования могут проводиться интервью с сотрудниками, проверятся документы и другие письменные материалы.

Увольнение или перевод на другую должность

Если расследование подтвердит несоответствие должности, работник может быть уволен или переведен на другую должность, соответствующую его квалификации и компетенциям. Такое решение может быть принято с целью сохранения эффективности работы организации и соблюдения профессионального стандарта.

Привлечение к дисциплинарной ответственности

В случае обнаружения несоответствия должности, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Это может включать предупреждение или наказание, такое как штраф или сокращение заработной платы. Решение о привлечении к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя и может зависеть от тяжести нарушения и предшествующей дисциплинарной истории работника.

Судебные разбирательства

В некоторых случаях, работник может обратиться в суд, если он считает, что его увольнение или перевод на другую должность необоснованы или нарушают его права. Это может привести к судебным разбирательствам, в ходе которых будут рассмотрены доказательства и принято решение в отношении работника и компании.

Важно помнить, что последствия служебной записки о несоответствии должности могут быть различными и зависят от конкретной ситуации, действующего законодательства и политики компании.