avtoritet-delo.ru Юридический портал
Главная > Бухгалтерский учет > Сроки хранения штатного расписания в организации

Сроки хранения штатного расписания в организации

Бухгалтерский учет

Сроки хранения штатного расписания в организации

Каков срок хранения штатного расписания в организации


Во второй графе указывается код этого подразделения. Третья графа – это место для указания должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) и квалификации сотрудника. Эти данные указывают на основании Общероссийского классификатора профессий и Квалификационного справочника руководителей и специалистов.

Важно при заполнении данной графы учитывать тот факт, что должность конкретного работника в штатном расписании должна быть такой же, что и в трудовой договоре и трудовой книжке.

Графа четвертая содержит сведения о количестве штатных единиц по конкретным должностям.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку. Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания?

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной. В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

  1. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  2. Код ОКПО;
  3. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  4. Общий штат сотрудников.
  5. Наименование организации, согласно учредительным документам;

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям.

Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Указывается в рублях по каждой должности.

Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты.

То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки.

Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан.

узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

Срок хранения штатного расписания в организации

Но есть небольшое исключение из правил.

О нем следует помнить.Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу.За «шапкой» следует содержательная часть.Данный элемент штатного расписания состоит из десяти граф.Важно при заполнении данной графы учитывать тот факт, что должность конкретного работника в штатном расписании должна быть такой же, что и в трудовой договоре и трудовой книжке.Графа четвертая содержит сведения о количестве штатных единиц по конкретным должностям.Всего за месяц.

Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа. Примечание. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест.К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции: 1.Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 2. Эксплуатация зданий, помещений; 3.Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 4.

Охрана. Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.Источник: Что это такое?

Бланк расписания Такой документ, как штатное расписание, необходим для того, чтобы формировать штатную структуру и численность конкретной организации. Причем формирование осуществляется с таким расчетом, чтобы полностью соответствовать уставу того или иного предприятия.

Содержание штатного расписания составляет перечень имеющихся у организации структурных подразделений, список должностей, а также наименование всех имеющихся профессий и специальности с обязательным указанием квалификации.

Кроме того, штатное расписание содержит в себе сведения о необходимом числе конкретных штатных единиц. Составляется штатное расписание с использованием утвержденной Госкомстатом унифицированной формы.

Для работодателя этот документ – способ максимальной оптимизации работы организации, упорядочения ее работы.Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.

  1. Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию ↑ Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.В графе 4 указываются штатные единицы – количество сотрудников, работающих на одной должности.

Важно ли штатное расписание? Безусловно, да.

Срок хранения штатного расписания в организации

Обратим ваше внимание, что формулировка ст.

Читайте по теме в электронном журнале Наибольшее количество неточностей и ошибок допускается при внесении в штатное расписание информации об окладах персонала (в частности, вместо точной суммы оклада указывается его диапазон).

Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии. 2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством. 3 — « Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами.

Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним. 4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям.

Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы. 5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма». Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие.

Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже. Содержание:

  1. Схема документа
  2. Должности в штатном расписании
  3. Оптимизация документа
  4. Как выглядит штатное расписание?
  5. Обязательно ли оно или нет?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Важно Содержание:

  1. Menu
  2. Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
  3. Штатное расписание: как правильно его составлять?
  4. Штатное расписание
  5. Штатное расписание – порядок оформления
  6. Каков срок хранения штатного расписания в организации?
  7. Сроки хранения штатного расписания

Каков срок хранения штатного расписания в организации? При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.

Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Важно Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса).

Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении. Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Срок хранения штатного расписания

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами. Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника. О том, как должно храниться штатное расписание (в каких условиях и как долго), пойдет речь в данной статье.

Из представленной статьи вы узнаете следующее:

  • хранение штатного расписания: что нужно знать;
  • каковы сроки хранения штатного расписания;
  • кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания.

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении.

В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк. Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год. Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.

На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф. Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления.

Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления. В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно. В документ можно вносить изменения по ходу осуществления трудовой деятельности, но любые корректировки должны быть в обязательном порядке подкреплены приказом руководителя.

Правило непосредственного хранения основного бланка не относится к дополняющим штатное расписание документам. Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу.

Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание. Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии. Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров. Ответственное лицо назначается непосредственным руководителем путем издания соответствующего приказа, где прописывается личная информация о работнике (фамилия, имя, отчество), указывается должность и уточняется, кто может выполнять его функции на время отсутствия по отпуску или временной утрате трудоспособности.

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

к содержанию ↑ Как выглядит штатное расписание?

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия. (Картинка кликабельна, нажмите для увеличения) В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:

  1. количестве работающих штатных единиц в учреждении.
  2. имеющихся структурных подразделениях;
  3. должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;

К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.

В нем содержатся:

  1. ОКПО предприятия;
  2. номер;
  3. дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
  4. размер всех выплат;
  5. полное наименование компании;
  6. в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.
  7. наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);

Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.

Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье. Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом.
Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.

Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений. Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Обратим ваше внимание, что формулировка ст. Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку: 1 — «Наименование».

Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.

2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.

3 — « Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним. 4 — «Количество штатных единиц».

Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы. 5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки. 9 — «Полная сумма». Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие.

Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

  1. Как выглядит штатное расписание?
  2. Должности в штатном расписании
  3. Оптимизация документа
  4. Схема документа
  5. Обязательно ли оно или нет?

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Важно

  1. Menu
  2. Штатное расписание
  3. Сроки хранения штатного расписания
  4. Штатное расписание: как правильно его составлять?
  5. Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?
  6. Штатное расписание – порядок оформления

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Важно Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса).

Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.

Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Срок хранения штатного расписания 75 лет

Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет.

Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу.

Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.Тем не менее бухгалтер Савина Н.

П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

  1. О направлении в зарубежную командировку;
  2. О поощрении работника;
  3. О совмещении должностей / профессий;
  4. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  5. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  6. О приеме на работу;
  7. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  8. О назначении на должность;
  9. О прекращении действия трудового договора;
  10. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  11. О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  12. Об установлении надбавки к должностному окладу.
  13. Об изменении фамилии;
  14. О переводе на другую работу;

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

Сроки хранения штатного расписания

Штатное расписание не является исключением из этих правил. По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года. Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Предусматривается оформление такого документа как выписка из штатного расписания, она предоставляется по месту требования и отражает основные положения первичного документа в разрезе тех разделов, которые интересуют. Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив.

График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации. При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны. В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.

Министерство культуры Российской Федерации регламентирует сроки хранения своим приказом от 25 августа 2010 года № 558

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

. Справка. Штатное расписание хранится бессрочно.

Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.

Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.

Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию. Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: .

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий. Сроки хранения штатного расписания установлены п.

71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень). Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  • переписка по разработке расписания — 3 года;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание.

Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению.

Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661). Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017). Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.

Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Срок хранения штатного расписания

При необходимости, работодатель вправе дополнить или изменить форму Т-3 в соответствии с потребностями, особенностями своей производственной деятельности и организационной структуры.Так, например, если предприятие использует труд сезонных работников, форма № Т-3 может быть дополнена графой «Период выполнения работ». В ней нужно будет указать количество должностей, предусмотренных штатом, и сроки, в границах которых которые они будут действительны.► Как исправить ошибки в штатном расписанииЧтобы получить представление о том, как выглядит штатное расписание, достаточно ознакомиться с бланком формы № Т-3, представленной ниже.

Бланк штатного расписания Скачать бланк >>>Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка формы № Т-3:

  1. заключительной части.
  2. основной части;
  3. шапки или заголовочной части;

Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разработает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:

  1. коды по ОКПО и ОКУД;
  2. регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
  3. наименование документа.
  4. полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
  5. дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;

Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: кто утверждает штатное расписание?

Это делает руководитель организации.Дорогие читатели, ведущий российский журнал “Справочник кадровика” в этот праздник дарит вам ноябрьский выпуск 2020 года совершенно бесплтано

  1. Только полезная информация для специалистов по кадрам

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097650-17-m9-shtatnoe-raspisanie-organizatsii-v-2017-goduНа рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления. Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления. Как хранить документы в кадровой службе Читайте по теме в электронном журнале Сроки хранения штатного расписания В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам. На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Срок хранения штатного расписания в организации

Графа четвертая содержит сведения о количестве штатных единиц по конкретным должностям.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.

Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания? Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3.

Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной. В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

  1. Код ОКПО;
  2. Общий штат сотрудников.
  3. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  4. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  5. Наименование организации, согласно учредительным документам;

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ.

Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Указывается в рублях по каждой должности.

Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа.

Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки.

Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа.

Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению.

Источник: http://zakon52.ru/skolko-let-dolzhno-hranitsya-v-organizatsii-shtatnoe-raspisanie-2/ Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.

Срок хранения штатного расписания

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы —  Штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации и характеризует актуальную структуру персонала, а также оплату труда наемных работников. После утверждения нового документа, предыдущее расписание по штату остается на хранение.

Это связано с тем, что кроме общей характеристики структуры персонала, сведения из этого документа могут понадобиться в дальнейшем в ходе судебных разбирательств по трудовым спорам либо при назначении пенсионных выплат бывшим сотрудникам компании. зависит от места составления. Оглавление: 1. Хранение штатного расписания 2.

Сроки хранения штатного расписания в организации Хранение штатного расписания В период действия этого документа, само расписание и связанные с ни распоряжения, приказы и переписка хранятся у работника, ответственного за ведение кадрового учета. Для удобства работы с ним допускается создание копий расписания, например, для бухгалтерии или финансовой службы. Штатное расписание относят к документам, которые требуют особых условий хранения.

Этот локальный нормативный акт не должен находиться в общем доступе, а по окончании работы с документом на бумажном носителе его убирают в сейф или запираемый на ключ шкаф. Если документооборот компании организован в электронном виде, то оригинал штатного расписания хранят в компьютере, защищенном паролем от несанкционированного доступа.

После того, как руководство компании утвердит новое расписание, старый нормативный акт и все связанные с ним документы оформляют для архивного хранения.

Сроки хранения штатного расписания в организации Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения.

Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

  • служебные (докладные) записки;
  • проекты;
  • заключения;
  • предложения от отдельных подразделений;
  • приказы (распоряжения);
  • иные документы.

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно. Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании.

Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д. Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.

С этим читают С этим читают Приказ об изменении штатного расписания, образецВыписка из штатного расписанияУтверждение штатного расписанияИзменение штатного расписания

(22 голос., средний: 4,90 из 5)

Загрузка.

Срок хранения штатного расписания в организации

, а за непредставление информации — по ст.

19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц). Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень). На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

  1. О направлении в зарубежную командировку;
  2. О приеме на работу;
  3. О назначении на должность;
  4. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  5. О совмещении должностей / профессий;
  6. О поощрении работника;
  7. О прекращении действия трудового договора;
  8. О переводе на другую работу;
  9. Об установлении надбавки к должностному окладу.
  10. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  11. Об изменении фамилии;
  12. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  13. О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  14. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание.

Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  1. в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  2. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.

Как заполнить гарантийное письмо?

http://lawyer-consult.ru/other/buhgalteriya/garantiinoe-pismo.html Как составлять?