Сроки хранения бухгалтерских документов — все актуальные сроки хранения для шпаргалки бухгалтера

Бухгалтерия – это важное и ответственное направление в управлении любого предприятия. Без правильной и своевременной обработки документации, бухгалтерский учет становится невозможным, что в свою очередь неизбежно ведет к нарушению техники безопасности и затрудняет финансовую деятельность организации. В современном мире все больше организаций отдают предпочтение электронной версии документов, но это не означает, что бумажные копии отменились полностью.

Одним из ключевых аспектов в бухгалтерии является соблюдение правил и требований, касающихся хранения документов. На первый взгляд, может показаться, что осуществление контроля над сроками хранения бумажных и электронных документов – задача простая. Однако на самом деле сложность состоит в том, что имеется огромное количество документов, каждый из которых имеет свой уникальный срок хранения, а несоблюдение данных сроков – это не только нарушение законодательства, но и риски столкнуться с юридическими последствиями.

Чтобы облегчить работу бухгалтеру и помочь собрать полезную информацию в одном месте, мы подготовили шпаргалку с основными видами документов и их сроками хранения. В нашей шпаргалке представлены как общеизвестные сроки хранения, так и рекомендации на основе законодательства, которые могут отличаться для разных регионов и типов предприятий.

Какие документы нужно хранить бухгалтеру: перечень

Важными документами также являются кассовые ордера, это расходные и приходные кассовые документы, содержащие сведения о движении денежных средств по кассе организации.

Также бухгалтеру необходимо хранить налоговые декларации, отчеты по уплате налогов и другие документы, связанные с налоговой деятельностью организации.

Договоры и контракты также являются важными документами, которые необходимо хранить. Это могут быть договоры с поставщиками, клиентами, арендодателями и другими сторонами.

Различные протоколы и акты, связанные с работой организации, также должны быть сохранены. Это могут быть протоколы совета директоров, протоколы собрания акционеров, акты приема-передачи имущества и так далее.

Помимо вышеперечисленных документов, бухгалтеру также необходимо хранить банковские документы, чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные и другие документы, которые подтверждают финансовые операции организации.

Важно помнить, что все эти документы должны быть хранены в течение определенного срока, в соответствии с требованиями законодательства. При необходимости, бухгалтер должен быть готов представить эти документы налоговой инспекции или другим контролирующим органам.

Основные сроки хранения бухгалтерских документов

1. Приходные и расходные документы:

• Кассовые ордера – 5 лет
• Товарные накладные – 5 лет
• Накладные о передаче товаров – 5 лет
• Расходные кассовые ордера – 5 лет

2. Документы, связанные с заработной платой:

• Табели учета рабочего времени – 5 лет
• Трудовые договоры – 5 лет после прекращения действия
• Приказы о приеме на работу и увольнении – 5 лет
• Отчеты по заработной плате – 5 лет

3. Налоговые документы:

• Налоговые декларации – 5 лет
• Бухгалтерский отчет – 5 лет
• Подтверждающие документы для налогового учета – 5 лет

4. Финансовые документы:

• Банковские выписки – 5 лет
• Счета-фактуры – 5 лет
• Протоколы собраний акционеров – Вечно
• Документация по оценке активов – Вечно

5. Договоры и соглашения:

• Договоры с поставщиками – 5 лет после окончания срока
• Договоры с клиентами – 5 лет после окончания срока
• Договоры аренды – 5 лет после окончания срока
• Лицензионные соглашения – 5 лет после окончания срока

Сохранение бухгалтерской документации в течение необходимого срока является важным требованием законодательства. В случае проверки со стороны налоговых органов или других контролирующих органов, наличие необходимых документов может предотвратить возникновение штрафов и проблем со своевременным предоставлением информации.

Подробности хранения первичных документов

Какие документы относятся к первичным

Первичные документы — это документы, которые подтверждают факт совершения различных бухгалтерских операций в организации. К ним относятся:

• договоры и соглашения;
• накладные и счета-фактуры;
• кассовые чеки;
• акты выполненных работ;
• акты приема-передачи;
• платежные поручения и банковские выписки;
• трудовые договоры и отчеты о начисленной и выплаченной заработной плате.

Сроки хранения

Сроки хранения первичных документов зависят от их типа и могут быть различными. Важно правильно определить сроки хранения каждого документа и следить за их соблюдением. Часто сроки хранения устанавливаются законодательством и могут изменяться в зависимости от региона и отрасли деятельности.

Например, договоры и соглашения обычно должны храниться в течение 5 лет с момента окончания их действия, а накладные и счета-фактуры — 4 года. Кассовые чеки и платежные поручения могут быть уничтожены через 4 года после окончания отчетного года, а бухгалтерские книги — через 10 лет.

Организация хранения

Для эффективного хранения первичных документов необходимо разработать систему организации и учета. Рекомендуется создать специальное помещение или шкаф для их хранения с прочными полками и яркой системой маркировки.

Каждый документ следует подписать, указав дату, номер и содержание, чтобы легко было найти нужный документ в будущем. Также рекомендуется создать электронные копии документов для удобного и быстрого доступа к информации.

Помните, что конфиденциальность информации — это ключевой аспект при организации хранения документов. Обеспечьте доступ только уполномоченным лицам и соблюдайте меры безопасности для защиты от несанкционированного доступа или утраты документов.

Какие документы необходимо сохранять в бумажном виде

1. Основные бухгалтерские документы

К основным бухгалтерским документам, которые рекомендуется хранить в бумажном виде, относятся:

• Приходные и расходные кассовые ордера — документы, подтверждающие движение денежных средств в кассе организации.
• Счета-фактуры — документы, подтверждающие факт продажи товаров или оказания услуг.
• Акты выполненных работ — документы, подтверждающие факт выполнения работ или оказания услуг.
• Бухгалтерские отчеты — отчеты о финансовом положении и результате деятельности компании.

2. Договоры и соглашения

Договоры и соглашения, заключенные по вопросам финансовой деятельности, также требуется сохранять в бумажном формате. Это могут быть договоры с поставщиками, клиентами, арендодателями, арендаторами и др. Важно хранить подписанные оригиналы договоров, а также все дополнительные соглашения и изменения к ним.

Обязательно сохраняйте оригиналы документов, подписанные сторонами и имеющие печати, если таковые имеются в участвующих организациях. Также рекомендуется сохранять электронные копии документов, чтобы обеспечить дополнительную доступность и сохранность информации.

Какие документы могут быть хранены в электронном виде

В настоящее время электронное хранение документов становится все более популярным в сфере бухгалтерии и документооборота. Оно позволяет сократить использование бумажных документов, упростить поиск и обработку информации, а также повысить безопасность хранения.

Тем не менее, следует помнить о том, что существует определенный перечень документов, которые разрешено хранить в электронном виде. Это важно учитывать, чтобы не нарушать требования законодательства и сохранить документацию в правильной форме.

Вот несколько примеров документов, которые можно хранить в электронном виде:

• Бухгалтерские документы: счета, накладные, акты выполненных работ и т.д.
• Договоры и соглашения.
• Финансовые отчеты и отчетность.
• Письма и корреспонденция с контрагентами.
• Кадровые документы: трудовые контракты, личные дела сотрудников.

Однако, важно помнить о том, что хранение электронных документов должно соответствовать требованиям Федерального закона Об электронной цифровой подписи и другим нормативным актам. Для обеспечения надежности и конфиденциальности информации рекомендуется использовать специализированные программы и хранилища данных, а также создавать резервные копии.

Внедрение электронного документооборота и хранения документов может значительно упростить работу бухгалтерии, сэкономить время и ресурсы компании. Однако, при переходе на электронное хранение необходимо учесть все аспекты и требования законодательства, чтобы сохранить документацию в правильной форме и не нарушить права сторон.

Особенности хранения деклараций и налоговых отчетов

Сроки хранения деклараций

Декларации о доходах, представленные физическими лицами, должны храниться в течение трех лет с момента подачи. В случае, если налоговый орган требует предоставить дополнительные документы или информацию для проверки, срок хранения может быть продлен до окончания проверки. По истечении срока хранения деклараций и налоговых отчетов их можно уничтожить.

Сроки хранения налоговых отчетов

Налоговые отчеты, представленные организациями и предпринимателями, также должны храниться в течение трех лет с момента подачи. В случае проведения плановой или внеплановой проверки, срок хранения может быть продлен. При переходе на электронное ведение и хранение документов, налоговые отчеты должны также сохраняться в электронном виде и быть доступными для предоставления налоговым органам.

Важно помнить, что электронные копии деклараций и налоговых отчетов также имеют юридическую силу и подлежат обязательному хранению. Убедитесь, что у вас есть доступ к предоставленным налоговым органам копиям документов и они находятся в сохранности, чтобы при необходимости их можно было быстро предоставить.

Законодательные требования к хранению трудовых документов

Сроки хранения

Законодательством Российской Федерации установлены следующие сроки хранения трудовых документов:

• Трудовые договоры — 5 лет с момента прекращения трудовых отношений.
• Приказы о приеме на работу и увольнении — 5 лет.
• Трудовые книжки — 75 лет после завершения работы сотрудника (в случае ее завершения до 2002 года) или 100 лет (при завершении работы после 2002 года).
• Свидетельства о рождении и паспорта гражданина РФ — всю жизнь сотрудника.
• Медицинские книжки — до 75 лет сотрудника.

Следует отметить, что эти сроки не являются исчерпывающими и могут меняться в зависимости от изменения законодательства. Поэтому важно быть внимательным к таким изменениям и оперативно обновлять свои системы хранения документов.

Планирование и организация хранения трудовых документов

Ключевым аспектом в хранении трудовых документов является их планирование и организация. Рекомендуется создать специальное пространство для хранения документов, где они будут защищены от пожара, воды и других негативных факторов. Кроме того, необходимо обеспечить удобный доступ к архиву для пользователей, таких как HR-специалисты и руководители предприятия.

Важно также разработать систему индексации документов, чтобы облегчить поиск среди большого объема архива. Для этого можно использовать номерные системы, алфавитные каталоги или электронные базы данных.

Бухгалтер должен следить за соответствием требованиям законодательства при хранении и уничтожении трудовых документов. Это поможет избежать проблем при проверках со стороны контролирующих органов и обеспечит безопасность предприятия.

Сроки хранения финансовой отчетности и аудиторской документации

Финансовая отчетность

Согласно законодательству, финансовая отчетность должна быть хранена определенное количество лет после окончания отчетного периода. Ниже приведены основные сроки:

• Бухгалтерская отчетность — 5 лет;
• Отчет о расчете налога на добавленную стоимость — 4 года;
• Отчет о прибылях и убытках — 5 лет;
• Отчет о движении денежных средств — 5 лет;
• Отчет о движении капитала — 5 лет;
• Примечания к отчетности — 5 лет.

Однако следует помнить, что в некоторых ситуациях может потребоваться продлить срок хранения финансовой отчетности. Например, в случае наличия юридических споров или аудиторских проверок.

Аудиторская документация

Аудиторская документация также является важной частью финансовой отчетности и должна быть сохранена на определенный срок. Вот основные сроки хранения аудиторской документации:

• Аудиторский отчет — 5 лет;
• Документация, подтверждающая проведение аудита — 5 лет;
• Все материалы, связанные с проведением аудита и его результатами — 5 лет.

Соблюдение сроков хранения финансовой отчетности и аудиторской документации является важным аспектом для бухгалтера. Это позволяет предоставлять необходимую информацию при аудиторских проверках и соблюдать требования законодательства. Будьте внимательны и организованны в сохранении и хранении своей документации!

Какие документы можно уничтожить после истечения срока хранения

В ходе бухгалтерской работы накопляется множество документов, которые требуют обязательного хранения в соответствии с установленными сроками. Однако время от времени наступает момент, когда эти документы перестают быть актуальными и могут быть уничтожены.

Вопрос о том, какие документы можно уничтожить после истечения срока хранения, требует особого внимания и точного знания действующих нормативных актов. Ниже приведена общая классификация документов, с истечением срока хранения которых допустимо их уничтожение:

1. Документы, подлежащие уничтожению после окончания срока их хранения: такие документы включают в себя различные отчеты, справки, акты, накладные и другие бухгалтерские документы, срок хранения которых установлен установлен в соответствии с законодательством. К примеру, расходные ордера и кассовые ордера могут быть уничтожены через 5 лет после последней записи.

2. Архивные документы: в соответствии с законодательством архивные документы могут быть уничтожены только после обращения в Федеральное архивное агентство или организации, уполномоченной на управление делами архивов. Данные документы могут храниться в организации в течение определенного срока, после чего должны быть переданы в архив. В архиве уничтожение происходит уже по решению архивного учреждения.

3. Личные данные сотрудников: данные, содержащие личную информацию о сотрудниках, должны быть удалены или уничтожены после увольнения или ухода сотрудника из организации. В соответствии с требованиями законодательства, личные данные сотрудников не могут быть хранены без их согласия дольше, чем это необходимо для решения бухгалтерских и кадровых вопросов.

Важно помнить, что уничтожение документов должно осуществляться с соблюдением правил и требований, предусмотренных законодательством. Документы, подлежащие уничтожению, должны быть полностью уничтожены или обезличены таким образом, чтобы невозможно было восстановить информацию из них.

Обязательное хранение бухгалтерской документации для юридических лиц

Сроки хранения документов могут различаться в зависимости от их типа и категории. В таблице ниже приведены основные документы, которые обязательно должны быть сохранены соответствующим образом:

Тип документа	Срок хранения
Бухгалтерский баланс	Не менее 10 лет
Отчет о финансовых результатах	Не менее 10 лет
Протоколы собраний учредителей (акционеров)	Не менее 10 лет
Договоры и соглашения	Не менее 5 лет после их прекращения
Бухгалтерские регистры	Не менее 5 лет

Это лишь небольшая часть необходимой для хранения документации. Конкретные сроки хранения могут быть установлены в зависимости от типа деятельности и требований налогового и гражданского законодательства.

Правильное хранение и обеспечение доступности бухгалтерской документации помогает предотвратить возможные нарушения и конфликты с налоговыми органами, а также способствует эффективному ведению бизнеса. Бухгалтер должен хорошо знать сроки хранения документов и соблюдать их, обеспечивая соответствующую организацию и сохранность документов.

Как правильно организовывать хранение бухгалтерских документов

Ежедневно в бухгалтерии компании создаются и обрабатываются огромное количество документов: счета, накладные, акты, договоры и другие. Для эффективной работы и быстрого доступа к информации важно правильно организовать их хранение. Ниже приведены полезные рекомендации, помогающие бухгалтеру справиться с этой задачей.

1. Создайте систему классификации и разметки

Правильная классификация документов позволяет не только легко находить нужные бумаги, но и предотвращает их потерю. Разделите документы по типам (например, финансовые, налоговые, трудовые и т.д.) и назначьте им уникальные номера или коды. Используйте яркие и информативные метки на папках, чтобы быстро ориентироваться в огромном количестве документов.

2. Организуйте физическое хранение

Выберите помещение с учетом требований пожарной безопасности и оснастите его соответствующими мебелью и оборудованием. Рекомендуется использовать стеллажи или шкафы с ячейками или полками, где документы будут храниться в хронологическом порядке. Пометьте каждую ячейку с номером или кодом, соответствующим классификации документов.

3. Создайте электронную базу данных

Не забывайте о цифровом хранении документов. Перед сканированием и загрузкой в базу данных убедитесь, что бумажные копии правильно отсортированы и классифицированы. Создайте удобное и легкодоступное электронное хранилище, используя специализированное программное обеспечение или облачные сервисы.

4. Выделите место для хранения старых документов

Согласно законодательству, срок хранения разных типов документов может значительно отличаться. Периодически отсортируйте документы и уберите лишние, выполнив процедуру уничтожения. Выделите специальное место для документов, которые нельзя удалять до истечения срока хранения.

5. Поддерживайте систему актуальной

Регулярно пересматривайте и обновляйте систему классификации документов, убирая устаревшие категории или добавляя новые. Помечайте документы, которые понадобятся вам или вашим коллегам в ближайшее время.

Правильная организация хранения бухгалтерских документов сэкономит ваше время и силы, поможет избежать ошибок и потерь информации. Следуйте указанным рекомендациям и создайте удобную и эффективную систему хранения, которая будет соответствовать требованиям вашей компании.