Оглавление:
Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.
Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются.
Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:
Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования.
На них подпись руководства ещё не стоит.Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:
Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений.
Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.
Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.
Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны.
Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать И высокая квалификация не спасает от ошибок.
Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.
Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.
При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д.
Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные.
В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида. Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы.
Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании.
Рядом могут указывать структурное подразделение. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).
Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение.
При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.
В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения. Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7. Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке. В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота.
Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.
Документы подлежат регистрации с целью:
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.
Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.
При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.
Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:
К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:
Допускается наличие дополнительных граф, например:
Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:
К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.
Образец документа: Образец документа: Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: , . Предыдущий пост: ← Следующий пост: →
Направление документов на рассмотрение руководителю
В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:
Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы.
Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.
В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала . В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:
Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.
В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.
В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале. Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Все мы люди и можем ошибаться.
И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.
Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.
В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:Все мы люди и можем ошибаться.
И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.
Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку.
Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.
Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении.
Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета.
Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov.htmlЖурнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы.
Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем. Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.
Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.
Уникальность регистрационного номера документа Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.
Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов.
Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.
Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров смотрите здесь.
Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье.
О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале. Виды журналов регистрации Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.
Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.
С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре
Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов.
Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя.
Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.
Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.
В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.
При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности.
Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.
Большая часть фирм уже использует электронную форму.
Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.
Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.
К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.
Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!
Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.
Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата. Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно.
В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве. Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.
Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества.
В этом случае удобен электронный журнал. Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.
Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx.
С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.
При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации.
В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем.
Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет.
Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет.
Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия.
Книга учета должна содержать следующие сведения:
: образец от экспертов «Системы кадры» образец заполнения скачайте по ссылке Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы.
Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии.
В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ.
Датой документа считают день, когда он был подписан. Вопрос/ответ Как правильно сформировать номер документа? Чаще всего индекс дела по номенклатуре дел включают в состав регистрационного номера при регистрации входящих и исходящих документов.
Регистрационный номер исходящего документа может включать… В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:
В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можете добавить в книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы:
Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма.
Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.
Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:
Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут. Скачать образец журнала входящей корреспонденции:
Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале.
Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных). Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:
Это надпись из цифр и букв.Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:
Для разделения цифр используют косую черту или тире.
В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию.
Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.К основным типам бумаг относят:
Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей
Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.
Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью.
Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено».
В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа.
И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:
Образец журнала регистрации входящих документов:Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе.
Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы.
Запрещено выдёргивать даже одну страницу.