avtoritet-delo.ru Юридический портал
Главная > Бухгалтерский учет > Журнал регистрации входящей корреспонденции в сдк

Журнал регистрации входящей корреспонденции в сдк

Бухгалтерский учет

Журнал регистрации входящей корреспонденции в сдк

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов


Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются.

Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

  • Открытки, поздравительные письма.
  • Материалы и проспекты рекламного содержания.
  • Пригласительные билеты на мероприятия.
  • Бухгалтерские.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования.

На них подпись руководства ещё не стоит.Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

  • Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  • Отправка письма.
  • Проект письма готовят исполнители.
  • Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  • Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Согласуются бумаги только в случае необходимости

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений.

Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

  1. Прайс-листы.
  2. Приглашения на мероприятия.
  3. Поздравления.
  4. Материалы с рекламным содержанием.
  5. Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны.

Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать И высокая квалификация не спасает от ошибок.

Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Образец журнала регистрации входящих документов

Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек.

При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д.

Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные.

В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.

Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.

Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида. Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа. Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы.

Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании.

Рядом могут указывать структурное подразделение. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан).

Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение.

При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш. Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении.

В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.

Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения. Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7. Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке. В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Автор: Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота.

Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:

  • обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
  • систематизации и обработки корреспонденции;
  • облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
  • обеспечения сохранности документов;
  • проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.

Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:

  1. В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
  2. В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.
  3. В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.

К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  • Регистрационный номер;
  • Дата поступления/отправки документа;
  • Вид документа;
  • Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  • Тема/содержание письма;
  • Исполнитель.

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  • В дело №;
  • Способ доставки письма или пр.;
  • Количество страниц;
  • Резолюция;
  • Отметка об исполнении;
  • Кем подписано;
  • Примечание и т.п.

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Образец документа: Образец документа: Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: , . Предыдущий пост: ← Следующий пост: →

Журнал учета корреспонденции excel. Журнал регистрации входящих документов: правила учета внешней корреспонденции.

Направление документов на рассмотрение руководителю

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  1. Для внутренних документов.
  2. Входящих документов;
  3. Исходящих документов;

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы.

Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его. Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала . В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы:

  • Порядковый номер входящего или исходящего документа;
  • Направленность документа (судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.д.);
  • От кого получен документ или кому отправлен;
  • Ответственный исполнитель документа;
  • Примечание.
  1. Страницы в журнале необходимо пронумеровать.
  2. Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

    Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета. Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов.

  3. Графа «Ответственный сотрудник за ведение журнала» тоже должна быть заполнена соответствующим образом.
  4. После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале.
  5. Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.

В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале. Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.

Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  1. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа , и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.

Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку.

Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить.

  1. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера 125 идет регистрация номера 225, нужно внести соответствующую запись в журнал. Эта запись может выглядеть таким образом: «Пропущены номера со 126 по 224. Делопроизводитель Соловьева В.А». Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную. При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом.
  2. Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.
  3. Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать. В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении.

Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов После того как журнал будет закрыт, его хранят в архиве предприятия в течение 3-5 лет (те же 5 лет хранятся и такие документы как журнал кассира-операциониста, журнал учета рабочего времени, журнал учета проверок органами государственного контроля, учета бланков строгой отчетности, и журнал проверок осуществления воинского учета.

Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.д.В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному.Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик:Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/registratsii-vhodyashhih-i-ishodyashhih-dokumentov.htmlЖурнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем. Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Однократность регистрации Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз.

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним.

Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов.

Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров смотрите здесь.

Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье.

О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале. Виды журналов регистрации скачать образец class=Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.При трехзначной структуре

Журналы регистрации


Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов.

Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  • Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  • Упорядочивание справочных данных о документации.
  • Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  • Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя.

Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.

В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  • По учету входящей корреспонденции.
  • По учету исходящей корреспонденции.
  • По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  • По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности.

При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется.
Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму.

Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  • 3698
  • 3711
  • 4892
  • 8544
  • 5801
  • 2959
  • 9501
  • 2402
  • 8299
  • 5261

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз.

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата. Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно.

В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве. Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год.

Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества.

В этом случае удобен электронный журнал. Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения.

Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx.

С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации.

Журнал регистрации исходящих документов

В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем.

Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет.

Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет.

Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия.

Книга учета должна содержать следующие сведения:

  1. количество экземпляров;
  2. уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
  3. дату регистрации;
  4. данные адресата;
  5. данные исполнителя.
  6. общее количество листов;
  7. формат документа — письмо, записка, информация;
  8. тему документа — краткое содержание;

: образец от экспертов «Системы кадры» образец заполнения скачайте по ссылке Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы.

Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии.

В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ.

Датой документа считают день, когда он был подписан. Вопрос/ответ Как правильно сформировать номер документа? Чаще всего индекс дела по номенклатуре дел включают в состав регистрационного номера при регистрации входящих и исходящих документов.

Регистрационный номер исходящего документа может включать… В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:

  1. в графе «Исполнитель» — фамилию и инициалы исполнителя, подразделение и контактный телефон.
  2. в графе «Тема» или «Краткое содержание» — тему документа кратко;
  3. в графе «Адресат» — наименование юридического лица, которому отправляют документ и реквизиты получателя-физического лица: фамилию, инициалы, почтовый индекс;

В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можете добавить в книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы:

  1. «Примечание» — укажите любую дополнительную информацию о документе, которая поможет быстрее его идентифицировать и найти. В эту графу можно добавить, например, сведения о способе пересылки документа, количестве экземпляров или листов;
  2. «Номер дела» — проставьте номер дела, в которое данный документ подошьют по окончании срока текущего хранения.

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма.

Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  • Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  • Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
  • Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2020».
  • Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.
  • Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  • Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  • Порядковый номер.
  • Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  • Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  • Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут. Скачать образец журнала входящей корреспонденции:

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале.

Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных). Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

  • Порядковый номер.
  • Исполнитель.
  • Дата.
  • Номер.
  • Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
  • Адресат.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Это надпись из цифр и букв.Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

  • Второй символ изображает номер самого журнала.
  • Последним стоит порядковый номер по документу.
  • Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию.

Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.К основным типам бумаг относят:

  1. Заявления, телеграммы
  2. Записки с объяснениями.
  3. Письма
  4. Записки служебного вида
  5. Текст справок и распоряжений.

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей

  1. Резолюции
  2. Исполнительной отметки.

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.

Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью.

Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено».

В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа.

И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

  • В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?
  • Сколько листов входит в документ?
  • Каким способом деловая бумага была доставлена?
  • Что можно сказать в примечаниях?

Образец журнала регистрации входящих документов:Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе.

Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы.

Запрещено выдёргивать даже одну страницу.