Форма ведомости для учета выдачи материальных ценностей на нужды учреждения — субстантивная документация для порядкового и систематического учета

Форма ведомости выдачи материалных ценностей в учреждениях является неотъемлемой частью современного ведения учета и контроля распределения ресурсов. Эта форма позволяет учреждениям отслеживать и контролировать передачу и использование материальных ценностей, предотвращая возможные утечки и потери ресурсов. Кроме того, использование формы ведомости выдачи материалных ценностей способствует более эффективному планированию и распределению ресурсов внутри учреждения.

Образец формы ведомости выдачи материалных ценностей включает в себя следующие поля: название материальных ценностей, количество выданных единиц, фамилию и должность получателя, дату получения, подпись получателя и подпись выдающего. При заполнении ведомости необходимо указывать все выданные материальные ценности, их количество и получателей. Также нужно обязательно подписывать и датировать каждую выдачу для создания надежного архива информации.

Важно следовать инструкции при заполнении формы ведомости выдачи материалных ценностей. Во-первых, необходимо указывать все выданные материальные ценности полностью и точно. В случае, если отсутствуют какие-либо поля товаров или их количество, это может привести к искажению информации и потере контроля над ресурсами. Во-вторых, каждого получателя следует идентифицировать своей фамилией и должностью. Такая информация поможет определить, кому была выдана материальная ценность, и провести анализ использования ресурсов. В-третьих, ведомость должна быть подписана как получателем, так и выдающим, чтобы официально подтвердить выдачу и получение материальных ценностей.

Пример формы ведомости выдачи материальных ценностей

Ниже приведен пример формы ведомости, которая может быть использована для учета и контроля выдачи материальных ценностей в учреждении:

Общие сведения

Наименование учреждения: _______

Дата составления: ________

Ответственный лицо: _______

Список материальных ценностей

№	Наименование	Количество	Подпись получателя
1	________	________	________
2	________	________	________
3	________	________	________

Примечания: ___________________________________________________________________

Назначение и структура

Форма ведомости выдачи материалных ценностей предназначена для учета и контроля выдачи материальных ценностей в рамках деятельности учреждений. Она позволяет отслеживать, кому, когда и какие материальные ценности были выданы, а также в каком количестве.

Структура формы ведомости выдачи материальных ценностей обычно включает следующие поля:

1. Дата выдачи – дата, когда была произведена выдача материальных ценностей.
2. ФИО получателя – полное имя и фамилия человека, которому были выданы материальные ценности.
3. Должность получателя – должность, которую занимает получатель материальных ценностей.
4. Наименование материальных ценностей – полное наименование материальных ценностей, которые были выданы.
5. Единицы измерения – единицы измерения количества материальных ценностей, например, штуки, килограммы, метры и т.д.
6. Количество – количество выданных материальных ценностей.
7. Подпись получателя – подпись получателя материальных ценностей, подтверждающая факт получения.

Правильно заполненная ведомость выдачи материальных ценностей помогает установить контроль над потоком материальных ценностей, снизить риск их утраты или неправильного использования, а также облегчает учет и аудит инвентарной базы учреждения.

Правила заполнения

Для правильного заполнения ведомости выдачи материалных ценностей необходимо следовать определенным правилам:

Поле	Описание	Пример заполнения
Дата	Укажите дату выдачи материалных ценностей в формате дд.мм.гггг.	12.05.2022
Наименование учреждения	Укажите полное наименование учреждения, которому выдается материальная ценность.	МБОУ Школа №1
Наименование материальной ценности	Укажите наименование конкретной материальной ценности, которую выдаете.	Канцелярские принадлежности
Количество	Укажите количество выдаваемых материальных ценностей.	10
Подпись получателя	Получатель должен подписать ведомость после получения материальных ценностей.	Иванов И.И.

Обратите внимание на корректность указания даты, правильность написания наименования учреждения и материальной ценности, а также аккуратное заполнение количества и подписи получателя.

Соблюдение правил заполнения ведомости позволит избежать ошибок при выдаче материальных ценностей и обеспечить более эффективное учетное и контрольное документирование.

Типы выдачи

В ведомости выдачи материалных ценностей для учреждений предусмотрены различные типы выдачи, которые зависят от цели использования материалов.

1. Однократная выдача

Однократная выдача предусматривает выдачу материалов на определенный период времени или на одну конкретную мероприятие. После окончания использования материалы должны быть возвращены.

2. Постоянная выдача

Постоянная выдача предоставляет возможность учреждению получать материалы на постоянной основе, например, для ежедневного использования или для обслуживания определенной группы лиц.

3. Временная выдача

Временная выдача позволяет использовать материалы на определенный период времени, после чего они должны быть возвращены. Этот тип выдачи используется, например, для временного использования оборудования или инструментов.

4. Выдача с условием

Выдача с условием предусматривает определенные условия использования материалов, которые должны быть соблюдены получателем. Нарушение условий использования может привести к ограничению или отзыву выданных материалов.

5. Выдача на время ремонта или замены

Этот тип выдачи предназначен для пользователей, которым необходимо заменить или отремонтировать имеющиеся материалы. Выдача осуществляется на время, пока замена или ремонт не будут завершены.

Важно помнить, что любая выдача материалов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами и процедурами учреждения.

Список материальных ценностей

В ведомости выдачи материальных ценностей следует указать список предметов, которые передаются учреждению или отделу.

Основные материальные ценности, которые могут быть включены в список:

• Компьютерное оборудование: компьютеры, ноутбуки, принтеры, сканеры и другие устройства
• Оргтехника: телефоны, факс-аппараты, копировальные аппараты
• Мебель: столы, стулья, шкафы и другие предметы мебели
• Инструменты: электроинструменты, ручные инструменты, строительное оборудование
• Транспортные средства: автомобили, мотоциклы, велосипеды
• Электроника: телевизоры, аудио- и видеоаппаратура, игровые приставки
• Бытовая техника: холодильники, стиральные машины, пылесосы и прочее
• Канцелярские принадлежности: бумага, ручки, карандаши, скрепки и другие предметы
• Униформа и рабочая одежда
• Расходные материалы: чернила, тонеры, бумага и прочие расходные материалы

Кроме того, следует указать количество каждого предмета, его стоимость и дату выдачи.

Список материальных ценностей должен быть составлен в соответствии с требованиями организации и учета материальных ценностей.

Инструкция по заполнению

Для заполнения ведомости выдачи материальных ценностей необходимо следовать определенной последовательности действий:

1. В верхней части ведомости укажите наименование учреждения, дату заполнения и номер ведомости.
2. Заполните раздел Получатель. Укажите ФИО получателя, его должность и подразделение.
3. Пройдите к разделу Выдаваемые материальные ценности. Заполните таблицу, указав наименование, количество и единицу измерения материалов, а также их стоимость.
4. При необходимости, внесите комментарии или пояснения к выдаваемым материалам в соответствующее поле слева от таблицы.
5. Под таблицей запишите сумму стоимости выданных материалов.
6. Перейдите к разделу Подписи. Укажите ФИО и должность лица, выдающего материалы, а также ФИО и должность лица, получающего материалы. Подпишите ведомость и поставьте дату.
7. Если ведомость подлежит подписанию уполномоченным лицом, перейдите к разделу Согласование и оформите необходимые подписи и даты.

После заполнения ведомости убедитесь, что все поля заполнены правильно и информация согласована с выдаваемыми материалами. В случае отклонений или допущенных ошибок, исправьте их перед подписанием ведомости.

Обязательные поля

При заполнении ведомости выдачи материалных ценностей для учреждений, следует обратить внимание на обязательные поля, которые необходимо заполнить для корректного ведения учета и контроля материальных ценностей.

1. Дата выдачи

Обязательным полем является указание даты выдачи материальной ценности. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, 01.01.2023.

2. Название материальной ценности

Для каждой выдаваемой материальной ценности необходимо указать ее наименование. Название должно быть четким и точным, чтобы не допускать путаницы.

3. Количество

Поле Количество обязательно для заполнения. Здесь указывается число выдаваемых материальных ценностей. Количество должно быть указано в числовом формате, без использования букв и других символов.

4. ФИО получателя

Для каждого получателя материальных ценностей необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Поля ФИО должны быть заполнены полностью, без сокращений и опечаток.

5. Подпись получателя

Обязательным полем является подпись получателя материальных ценностей. Получатель должен расписаться в специальном поле, подтверждая свое согласие с выдачей материальных ценностей и принятием их в полном объеме.

Необходимо тщательно заполнять все обязательные поля в ведомости выдачи материальных ценностей, чтобы подтвердить факт выдачи и иметь возможность вести контроль и учет материалов.

Сроки и порядок сдачи

Сдача выданных материальных ценностей должна осуществляться в строгом соответствии с установленными сроками и порядком. Каждому учреждению предоставляется определенный срок для возврата оборудования, инвентаря или других материальных ценностей.

Перед сдачей необходимо тщательно проверить сохранность и комплектность выданных материальных ценностей. В случае обнаружения повреждений или неполного комплекта необходимо немедленно связаться с ответственным лицом или преподавателем, чтобы уладить данную ситуацию.

Для организации сдачи материальных ценностей необходимо заполнить соответствующую ведомость, указав все выданные предметы. Каждый предмет должен иметь свой уникальный номер, который необходимо указать в ведомости.

Сдача материальных ценностей должна производиться лицом, которому они были выданы, или в присутствии свидетеля — представителя учреждения. В случае отсутствия каких-либо предметов или особых обстоятельств, необходимо составить акт о невозвращении или повреждении материальных ценностей.

Со сдачей материальных ценностей также необходимо подписать специальную расписку или акт, подтверждающий факт сдачи. Данный документ будет являться основанием для последующего возврата залога или других средств, связанных с выдачей материальных ценностей.

В случае несоблюдения сроков или порядка сдачи материальных ценностей, могут предусматриваться штрафные санкции или подтверждение убытия из учреждения.

Ответственные лица

Для эффективной работы с материальными ценностями необходимо определить ответственных лиц, которые будут отвечать за выдачу и учет этих ценностей. Ниже приведены основные категории ответственных лиц:

1. Руководитель учреждения

   Руководитель учреждения или его назначенное лицо несет основную ответственность за правильную выдачу и учет материальных ценностей. Он осуществляет контроль за всеми процессами, связанными с выдачей и учетом ценностей.

2. Ответственный сотрудник

   В каждом учреждении должен быть назначен ответственный сотрудник, который будет отвечать за выдачу и учет материальных ценностей. Он должен иметь необходимые знания и навыки для правильного заполнения ведомостей, контроля за ценностями и своевременной выдачи их сотрудникам.

3. Комиссия

   В случае выдачи большого количества материальных ценностей или важных ценностей может быть образована комиссия, которая будет контролировать процесс выдачи и учета. Комиссия должна включать лиц, имеющих достаточный уровень компетенции и не заинтересованных в процессе выдачи.

Ответственные лица должны строго соблюдать требования ведомости выдачи материалов и быть готовыми предоставить необходимую отчетность по использованию и учету материальных ценностей.

Оформление изменений

При необходимости внесения изменений в ведомость выдачи материалных ценностей, необходимо следовать определенным правилам оформления:

1. Выделите изменения, сделав их видимыми и ясно различимыми от остального текста. Например, можно использовать жирный или курсивный шрифт, а также отличный от основного цвет.

2. Укажите причину изменений. Возможные причины могут включать ошибки в исходных данных, уточнения или добавления новой информации.

3. Укажите дату и подпись ответственного лица, внесшего изменения. Это позволит отслеживать историю изменений и обеспечит прозрачность процесса.

Пример:

№	Наименование материалов	Единица измерения	Количество
1	Бумага	пачка	10
2	Карандаши	набор	5
3	Ручки	штука	8
4	Клей	банка	3