Как корректно заполнить и подать акт уничтожения средства электронной подписи в соответствии с требованиями законодательства
Акт уничтожения средства электронной подписи является важным документом, который подтверждает факт окончательного удаления цифрового ключа. Наличие акта уничтожения необходимо не только для соблюдения правил безопасности, но и для передачи информации о процедуре уничтожения.
Для заполнения акта уничтожения средства электронной подписи необходимо учесть несколько важных моментов. Во-первых, все данные в акте должны быть заполнены четко и правильно. Во-вторых, акт должен содержать информацию о лице, ответственном за уничтожение средства электронной подписи, а также о лице, принимающем документ. В-третьих, акт должен быть подписан исключительно уполномоченными лицами.
Образец акта уничтожения средства электронной подписи:
Акт №_______
г. _________ ___________20__ г.
В соответствии с требованиями действующего законодательства и в целях обеспечения информационной безопасности, настоящим подтверждаю, что лично было проведено уничтожение средства электронной подписи:
1. Акт составлен по результатам участия следующих лиц:
- ФИО лица, ответственного за уничтожение средства электронной подписи: __________________________________________;
- ФИО лица, принимающего документ: _____________________________________________________________.
2. Средство электронной подписи уничтожено следующим образом:
- Описание процедуры уничтожения: ________________________________________________________________;
- Место и дата уничтожения: ____________________________________________________________________.
3. Дополнительная информация:
- Примечания: ______________________________________________________________________________________;
- Подписи уполномоченных лиц:
- _____________________ (ФИО, должность);
- _____________________ (ФИО, должность).
Акт составлен по учетной форме соединенными номерами страниц и прошит. Имеющиеся приложения к акту составляют ______ страницы.
Подписи владельца и лиц, участвовавших в уничтожении средства электронной подписи, оставлены перед соответствующими записями в акте.
_____________________ _____________________ _______________________
(ФИО владельца) (Личная подпись) (Дата)
Форма акта уничтожения средства электронной подписи: образец и правила
Образец акта уничтожения средства электронной подписи:
Акт уничтожения № ______
Дата: _______________
Место уничтожения: _______________
- Объект уничтожения:
- Тип средства электронной подписи: _______________
- Идентификационный номер (серийный номер): _______________
- Наименование субъекта электронной подписи: _______________
- Организация, которая выпустила средство электронной подписи: _______________
- Дата окончания срока действия: _______________
- Процедура уничтожения:
- Физического уничтожения (указать способ уничтожения): _______________
- Удаления программного обеспечения (если требуется): _______________
- Участники процедуры:
- Представитель организации, выпустившей средство электронной подписи: _______________
- Представитель организации, осуществляющей уничтожение: _______________
- Свидетели (если есть): _______________
- Краткий отчет:
- Подписи участников:
Средство электронной подписи было уничтожено путем:
Опишите процесс уничтожения средства электронной подписи и любые связанные с ним обстоятельства.
Участники процедуры должны поставить свои подписи под актом уничтожения.
М.П. — печать организации, выпустившей средство электронной подписи
Правила заполнения акта уничтожения средства электронной подписи:
1. Вверху акта указывается его номер и дата составления.
2. В разделе Объект уничтожения указываются основные данные о средстве электронной подписи: его тип, серийный номер, данные о субъекте электронной подписи, организации, которая выпустила средство, и дата окончания срока действия.
3. В разделе Процедура уничтожения описываются способы уничтожения средства электронной подписи: физическое уничтожение и/или удаление программного обеспечения.
4. В разделе Участники процедуры указываются представители организаций, выпустившей средство электронной подписи, и осуществляющей уничтожение, а также свидетели (по желанию).
5. В разделе Краткий отчет описывается процесс уничтожения средства электронной подписи и любые связанные с ним обстоятельства.
6. В разделе Подписи участников участники процедуры ставят свои подписи.
7. Внизу акта проставляется печать организации, выпустившей средство электронной подписи.
Цель и необходимость акта
Целью акта является закрепление факта уничтожения средства электронной подписи в соответствии с требованиями законодательства и установленными процедурами. Это позволяет подтвердить, что СЭП больше не существует и не может быть использовано для подписывания документов и проведения электронных операций.
Необходимость акта возникает в следующих случаях:
- При истечении срока действия СЭП. По истечении срока действия, установленного при выдаче СЭП, его необходимо уничтожить и составить акт об уничтожении.
- При лишении СЭП статуса гарантированной подписи. Если у СЭП был статус гарантированной подписи и он был лишен этого статуса (например, в случае утраты доверия к сертификационному центру), то необходимо уничтожить СЭП и составить акт об уничтожении.
- При утрате СЭП или его повреждении. В случае утери СЭП или его повреждения, который делает его нерабочим, необходимо уничтожить его и составить акт об уничтожении.
Акт уничтожения средства электронной подписи должен быть составлен правильно, точно и подписан уполномоченными лицами. Он должен содержать достаточно информации о СЭП, такую как его идентификационные данные, номер сертификата, основание для уничтожения и дату уничтожения. После составления акта необходимо его хранить в соответствующих архивах или базах данных.
Общая информация о средстве электронной подписи
Средства электронной подписи основаны на криптографических алгоритмах и ключах. Они позволяют идентифицировать отправителя электронного документа, проверить его целостность и подлинность, а также защитить его от несанкционированного доступа и изменения. Средства электронной подписи используются в различных сферах, включая электронную коммерцию, взаимодействие с государственными органами, банковское дело и другие области.
Преимущества использования средства электронной подписи:
- Обеспечение подлинности и неподтверждаемости документов;
- Защита информации от несанкционированного доступа;
- Ускорение процесса ведения электронных операций;
- Уменьшение затрат на бумажную документацию и доставку;
- Обеспечение юридической значимости электронных документов.
Требования к средству электронной подписи:
| Требование | Описание |
|---|---|
| Криптографическая защита | СЭП должно использовать сильные криптографические алгоритмы для обеспечения защиты электронных документов. |
| Сертификация | СЭП должно быть сертифицировано и соответствовать требованиям законодательства о электронной подписи. |
| Удобство использования | СЭП должно быть удобным в использовании и не создавать излишних препятствий для пользователей. |
| Целостность и сохранность ключей | Средство должно обеспечивать сохранность закрытого ключа и защиту от несанкционированного доступа или использования. |
Каждое средство электронной подписи имеет уникальные свойства и особенности, поэтому перед его выбором необходимо тщательно изучить его функциональность, соответствие нормативным требованиям и потребности конкретных задач и организаций.
Порядок заполнения акта
При заполнении акта уничтожения средства электронной подписи необходимо следовать определенному порядку, чтобы гарантировать правильность и достоверность информации.
1. В верхней части акта указывается название документа — Акт уничтожения средства электронной подписи.
2. Далее следует указать место и дату составления акта. Место указывается с точностью до города или населенного пункта. Дату необходимо указать полностью, в формате день, месяц, год.
3. В следующей части акта указываются данные о лице, осуществляющем уничтожение средства электронной подписи. Необходимо указать ФИО, должность и подпись данного лица.
4. Затем следует указать данные о средстве электронной подписи: наименование, серийный номер (если есть), дата выпуска (или срок действия).
5. Далее в акте уничтожения необходимо указать причину уничтожения средства электронной подписи. Это может быть устаревшее или поврежденное устройство, отказ от использования данного средства и т.д.
6. В конце акта следует указать дату и подпись лица, уполномоченного на осуществление уничтожения. Необходимо также указать печать организации (если применимо).
При заполнении акта необходимо точно и полно указывать все требуемые данные, следовать логике и соблюдать предписанный порядок. Это поможет избежать возможных ошибок и обеспечить юридическую значимость акта.
Образец акта уничтожения СЭП
Акт уничтожения Средства Электронной Подписи (СЭП) составлен в соответствии с требованиями Федерального Закона «Об электронной цифровой подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ и приказом Минкомсвязи России от 29 января 2013 года № 31.
Настоящий акт уничтожения составлен
| «___» __________ 20__ г. | С целью выполнения процесса уничтожения СЭП и прекращения его дальнейшего использования. |
| Место составления: | _________________________________________ |
| Представитель лица, осуществляющего уничтожение: | _________________________________________ |
| Представитель лица, являющегося собственником СЭП: | _________________________________________ |
В результате проведения уничтожения были учтены следующие сведения:
| 1 | Наименование СЭП | _________________________________________ |
| 2 | Идентификатор (номер) СЭП | _________________________________________ |
| 3 | Дата выпуска СЭП | _________________________________________ |
| 4 | Дата окончания срока действия СЭП | _________________________________________ |
| 5 | Примечания | _________________________________________ |
Описью акта уничтожения подтверждаю:
Представитель лица, осуществляющего уничтожение:
_________________________________________
Представитель лица, являющегося собственником СЭП:
_________________________________________
Виды уничтожения средства электронной подписи
Средство электронной подписи (СЭП) может быть уничтожено при нарушении его гарантийных свойств, неправомерной установки или использования, а также при истечении срока действия.
Существуют следующие виды уничтожения СЭП:
- Физическое уничтожение. При физическом уничтожении СЭП, само устройство или носитель, на котором сохранена электронная подпись, подлежат уничтожению. Данный вид уничтожения может осуществляться путем разрушения, сжигания, измельчения или иных подобных процессов.
- Логическое уничтожение. Логическое уничтожение СЭП предполагает удаление всех данных, которые связаны с конкретной электронной подписью. В основном, логическое уничтожение производится путем удаления ключевой информации, необходимой для работы СЭП. Иногда также происходит удаление исходных файлов, на основе которых создавалась подпись.
- Химическое уничтожение. Химическое уничтожение СЭП представляет собой процесс, при котором применяются химические вещества, способные нейтрализовать и обезвредить электронную подпись. Химическое уничтожение может производиться на специально оборудованных объектах, где исключается возможность проникновения вредных веществ в окружающую среду.
- Механическое уничтожение. Механическое уничтожение СЭП осуществляется путем деформации или разрушения носителя информации, на котором хранится электронная подпись. Этот вид уничтожения включает использование специального оборудования, например, механических прессов или дробилок.
Выбор метода уничтожения СЭП зависит от его типа, состояния, а также требований правил, установленных законодательством.
Ответственные за уничтожение
В процессе уничтожения средства электронной подписи должны быть определены ответственные лица, которые осуществляют данную операцию. Данные лица несут ответственность за правильное проведение процедуры уничтожения и сохранность информации.
В общем случае, ответственные за уничтожение могут включать следующих участников:
- Руководитель организации — лицо, которое принимает окончательное решение о необходимости уничтожения средства электронной подписи и назначает ответственного исполнителя.
- Специалист по информационной безопасности — эксперт, обладающий знаниями и навыками в области информационной безопасности, который осуществляет контроль и надзор за процессом уничтожения.
- Исполнитель — сотрудник организации, который выполняет прямое уничтожение средства электронной подписи согласно утвержденной процедуре.
Ответственные лица знакомы с правила заполнения акта уничтожения и осуществляют контроль за точным соблюдением всех требований и нормативов.
Требования к заполнению акта
Заполняя акт уничтожения средства электронной подписи, необходимо соблюдать следующие требования:
1. Полнота информации
Акт должен содержать полные и достоверные сведения об уничтожаемом средстве электронной подписи. В акте необходимо указать следующую информацию:
- Наименование уничтожаемого средства электронной подписи;
- Тип (класс) уничтожаемого средства электронной подписи;
- Идентификационный номер уничтожаемого средства электронной подписи;
- Дата и причина уничтожения;
- Фамилия, имя, отчество и должность лица, уничтожившего средство электронной подписи;
- Фамилия, имя, отчество и должность лица, контролировавшего уничтожение средства электронной подписи;
- Подписи лиц, уничтожившего и контролировавшего уничтожение средства электронной подписи.
2. Четкость и понятность формулировок
Акт должен быть сформулирован четко и понятно, без использования сокращений и сложных терминов. Все данные должны быть осмысленно расположены в соответствующих полях акта.
При заполнении акта рекомендуется использовать печатные или рукописные буквы, чтобы гарантировать читаемость информации.
В случае наличия опечаток или ошибок при заполнении акта, необходимо внести соответствующие исправления. Исправления должны быть сделаны путем зачеркивания неправильной информации, написания корректной информации рядом с ошибкой, а также подписи лица, внесшего исправления.
Сведения в акте должны быть заполнены без сокращений, их полный текст должен быть указан в соответствующих полях.
Заполненный акт должен быть ясно и однозначно идентифицирован как акт уничтожения средства электронной подписи. Для этого в заголовке акта должно быть указано Акт уничтожения средства электронной подписи.
Указывая дату и время уничтожения, следует указывать точные значения. Пример: 12 мая 2021 года, 14:30.
Не допускается использование аббревиатур или других символов, не имеющих достаточной ясности при заполнении акта.
Окончательное заполнение акта подтверждается подписью лица, уничтожившего средство электронной подписи, и лица, контролировавшего уничтожение.
Права и обязанности участников
Участники процесса уничтожения средства электронной подписи имеют определенные права и обязанности, которые необходимо соблюдать для эффективного и законного проведения данной процедуры.
Права участников:
| 1. | Участники имеют право на свободное выражение своих мнений и позиций по поводу уничтожения средства электронной подписи. |
| 2. | Участники имеют право на получение достоверной информации о процедуре уничтожения и правилах ее проведения. |
| 3. | Участники имеют право на защиту своих интересов и своей конфиденциальной информации. |
| 4. | Участники имеют право на подачу аргументированного обращения в случае нарушения правил уничтожения или злоупотребления полномочиями. |
Обязанности участников:
| 1. | Участники обязаны ознакомиться и соблюдать правила уничтожения средства электронной подписи, предусмотренные соответствующими документами и законодательством. |
| 2. | Участники обязаны сотрудничать и предоставлять необходимую информацию для проведения процедуры уничтожения. |
| 3. | Участники обязаны соблюдать конфиденциальность и не разглашать полученные в ходе процедуры уничтожения данные третьим лицам без согласия заинтересованных сторон. |
| 4. | Участники обязаны уведомлять органы, ответственные за уничтожение, о любых несоответствиях или нарушениях, выявленных в процессе уничтожения. |
Подписание акта
- Подпись акта производится ответственным лицом, имеющим право совершать такие действия от имени организации или учреждения.
- Подписание должно быть произведено в рукописном виде.
- При подписании акта необходимо указать должность лица, подписывающего акт, его фамилию и инициалы.
- Дата подписания акта должна быть указана в соответствующем поле.
- После подписания акта необходимо приложить печать организации или учреждения, на бланке которого заполняется акт.
Подписание акта является обязательным элементом заполнения акта уничтожения средства электронной подписи и свидетельствует о достоверности и подлинности его содержания. Оно также позволяет установить связь между актом и ответственным лицом, совершившим уничтожение средства электронной подписи, и организацией или учреждением, в интересах которой выполняются данные действия.
Хранение акта уничтожения
Место хранения
Акт уничтожения средства электронной подписи должен храниться в специально отведенном месте, где он будет защищен от несанкционированного доступа и повреждений. Рекомендуется хранить акты в специальных папках или шкафах с замком.
Доступ
Доступ к акту уничтожения средства электронной подписи должен быть ограничен и разрешен только определенным лицам, ответственным за его сохранность. Такие лица должны иметь соответствующие полномочия и быть ознакомленными с процедурой хранения актов уничтожения.
Сохранность
Акт уничтожения средства электронной подписи должен быть защищен от повреждений и утраты. Рекомендуется хранить акты в специальных книгах или в плотно закрытых конвертах. Кроме того, необходимо обеспечить защиту от внешних воздействий, таких как пыль, влага и прямое солнечное излучение.
- Не рекомендуется делать копии акта уничтожения средства электронной подписи, чтобы избежать возможности потери данных или сбивания порядка хранения.
- Необходимо регулярно проверять сохранность актов и при необходимости заменять поврежденные или утраченные копии.
Следование указанным правилам позволит обеспечить безопасное хранение акта уничтожения средства электронной подписи и сохранить его целостность на протяжении необходимого периода времени.
Сроки хранения и утилизации акта
Акт уничтожения средства электронной подписи должен храниться в течение определенного срока, установленного законодательством. Согласно положениям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ Об электронной подписи, акт уничтожения должен храниться в течение 5 лет с момента его составления. Этот срок позволяет обеспечить необходимую документацию в случае проверки со стороны контролирующих органов или при возникновении спорных ситуаций.
По истечении срока хранения акт уничтожения средства электронной подписи должен быть утилизирован в соответствии с требованиями законодательства. Утилизация проводится путем уничтожения документа или его электронной копии. Это необходимо для предотвращения неправильного использования или раскрытия конфиденциальной информации, содержащейся в акте.