Как правильно оформить и заполнить форму акта приема передачи трудовых книжек

Акт приема передачи трудовых книжек – это документ, который оформляется при передаче трудовых книжек от одного лица (нанимателя) другому (работнику) при смене работы или при увольнении. Форма этого акта является важной частью трудового законодательства, и точное ее выполнение обязательно.

В данной статье мы рассмотрим образец акта приема передачи трудовых книжек и дадим подробную инструкцию, как правильно его заполнить. Знание основных правил поможет избежать ошибок и споров, связанных с передачей трудовых книжек.

Передача трудовых книжек в соответствии с установленной формой акта позволяет сохранить документальную информацию о состоянии трудового стажа каждого работника. Это важно для работника самого и для его нового работодателя или при возникновении разногласий в будущем.

Форма акта приема передачи трудовых книжек

Цель акта приема передачи трудовых книжек

Основная цель акта приема передачи трудовых книжек – установить факт передачи трудовой книжки работнику при его устройстве на работу или изменении места работы. Акт является доказательством передачи, а также служит основой для внесения изменений в трудовую книжку по мере необходимости.

Содержание акта приема передачи трудовых книжек

Акт приема передачи трудовых книжек содержит следующую информацию:

• Дата составления акта
• ФИО работника и его должность
• ФИО работодателя и название организации
• Номер и серия трудовой книжки
• Описание переданных документов вместе с трудовой книжкой (например, справки, удостоверения и т.д.)
• Подписи и расшифровки работника и работодателя

Важно проводить внимательный осмотр трудовой книжки и перечня переданных документов на предмет совпадения информации с действительностью. Отклонения следует оговорить в акте и просить исправить.

Акт приема передачи трудовых книжек должен быть подписан обеими сторонами и иметь печать работодателя. Работник должен получить копию акта и проверить, что все оговоренные условия и соглашения соблюдены.

Важно: Хранение акта приема передачи трудовых книжек должно быть организовано таким образом, чтобы он всегда был доступен при необходимости.

Акт приема передачи трудовых книжек является важным юридическим документом, который подтверждает факт передачи и состояние трудовой книжки работнику при его устройстве или при смене места работы. Составление и учет актов приема передачи является неотъемлемой частью трудового процесса и должно осуществляться с соблюдением всех требований трудового законодательства.

Образец оформления акта

Акт оформляется на двух листах А4.

В верхней части акта указываются данные об организации, принимающей и передающей трудовые книжки:

• Наименование организации;
• Адрес;
• Телефон;
• ИНН/КПП;
• Банковские реквизиты.

Далее следует заголовок Акт приёма передачи трудовых книжек и дата составления акта.

Ниже приводятся данные работника, чьи трудовые книжки принимаются и передаются:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Табельный номер;
• Должность.

Затем следует перечень трудовых книжек, которые принимаются и передаются. Для каждой трудовой книжки указываются:

• Серия и номер книжки;
• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата выдачи книжки;
• Подпись работника;
• Подпись и расшифровка подписи лица, принимающего и передающего книжку.

Акт завершается подписью лица, принимающего и передающего трудовые книжки, а также датой составления акта.

Инструкция по заполнению акта

Шаг 1: Заполните информацию о передающем лице

В начале акта необходимо указать информацию о лице, передающем трудовые книжки:

• ФИО передающего лица;
• Должность передающего лица;
• Наименование организации, в которой работает передающее лицо;
• Контактные данные передающего лица (телефон, электронная почта и др.).

Шаг 2: Заполните информацию о принимающем лице

После информации о передающем лице необходимо указать информацию о лице, принимающем трудовые книжки:

• ФИО принимающего лица;
• Должность принимающего лица;
• Наименование организации, в которой работает принимающее лицо;
• Контактные данные принимающего лица (телефон, электронная почта и др.).

Шаг 3: Заполните информацию о трудовых книжках

Далее необходимо заполнить информацию о передаваемых трудовых книжках:

• Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Номер пенсионного страхования;
• Дата выдачи трудовой книжки;
• Записи об обучении и квалификации (если применимо).

Весьма важно заполнить акт приема передачи трудовых книжек с максимальной точностью и аккуратностью. После заполнения акт подписывается обоими сторонами и остается в архиве организации. Использование данной инструкции поможет избежать ошибок при заполнении акта и сделает процесс передачи трудовых книжек более профессиональным и эффективным.

Правовые основы акта

1.	Трудовой кодекс Российской Федерации.
2.	Постановление Правительства Российской Федерации от 08.10.2018 г. № 1222 Об утверждении Правил ведения трудовых книжек.
3.	Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28.07.2017 г. № 512н Об утверждении форм и правил ведения трудовых книжек.

Трудовой кодекс Российской Федерации определяет общие правила ведения трудовых отношений, а Постановление Правительства Российской Федерации и Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации устанавливают конкретные требования и правила по ведению трудовых книжек. Они определяют содержание акта приема передачи трудовых книжек, необходимые данные и порядок его составления.

Акт приема передачи трудовых книжек должен соответствовать требованиям указанных правовых актов и быть подписан обеими сторонами – работодателем и работником. Это позволяет установить согласие сторон по всем фактам, фиксируемым в документе, и создать правовую основу для дальнейшего ведения трудовых отношений и учета стажа работника.

Необходимые документы

При оформлении акта приема передачи трудовых книжек необходимо приложить следующие документы:

1. Заявление от работника о получении трудовой книжки;
2. Паспорт работника;
3. Трудовая книжка;
4. Документы, подтверждающие принятие работника на работу (трудовой договор, приказ о приеме на работу и т.д.);
5. Документы, подтверждающие окончание работы работника (приказ об увольнении, документы о выплате пособий, справка о зарплате и т.д.);
6. Документы, подтверждающие периоды обучения и стажировки (сертификаты, дипломы и т.д.).

Все документы должны быть оригинальными или заверены копией с правильной надписью копия верна.

Обязательные поля акта

При составлении акта необходимо заполнить следующие обязательные поля:

Работодатель, передающий трудовые книжки

В этом поле указывается полное наименование работодателя, передающего трудовые книжки. Например:

ООО Рога и копыта

Работодатель, принимающий трудовые книжки

В это поле указывается полное наименование работодателя, который принимает трудовые книжки. Например:

ИП Иванов Иван Иванович

Важно указать правильно наименование работодателей, чтобы избежать ошибок и недоразумений при дальнейшей обработке документов.

Порядок подписания акта

Порядок подписания акта следующий:

1. Составление акта. Сначала необходимо составить акт приема передачи трудовых книжек, указав все необходимые данные о сторонах, дате и месте передачи.
2. Проверка данных. Перед подписанием акта следует внимательно проверить все данные, включая фамилии, инициалы и номера трудовых книжек. В случае обнаружения ошибок необходимо их исправить.
3. Подписание акта. После проверки данных все стороны должны подписать акт приема передачи трудовых книжек. Подписи должны быть разборчивыми и нанесены с использованием синей или черной пишущей ручки.

Подписанный акт должен быть передан каждой стороне: одна из копий остается у работника, другая – у работодателя. Копии акта приема передачи трудовых книжек являются основанием для последующих действий, связанных с трудовыми отношениями.

Подписание акта является обязательным для всех участников. Отказ от подписания может привести к неправомерным действиям одной из сторон или юридическим последствиям.

Необходимость акта приема передачи

Зачем нужен акт приема передачи трудовых книжек? Акт приема передачи является важным документом, который подтверждает передачу трудовых книжек от одной стороны другой. Подписание акта приема передачи является свидетельством о том, что трудовые книжки были переданы легальным образом, и каждая из сторон имеет документальное подтверждение этой передачи.

В случае споров, связанных с документами, акт приема передачи является важным доказательством и позволяет решить возникшие вопросы за счет имеющихся данных в акте. Он также может быть использован в качестве материала для аудиторских проверок и юридического анализа.

Таким образом, правильное и своевременное составление и подписание акта приема передачи трудовых книжек является важным элементом организационных процедур и гарантирует прозрачность и законность передачи документов.

Срок хранения акта

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, акт приема передачи трудовых книжек должен храниться на протяжении всего трудового периода работника у работодателя и не менее 75 лет с момента прекращения трудового договора или иного трудового отношения.

Обязательное хранение акта приема передачи трудовых книжек связано с его значимостью в качестве доказательства трудового стажа работника и основы для расчета пенсионных выплат в будущем.

Рекомендации по хранению акта

Для сохранности акта приема передачи трудовых книжек, рекомендуется следовать следующим правилам:

1. Сохранять акт в специальных папках или конвертах, помеченных соответствующей информацией.
2. Хранить папки или конверты с актами в специально отведенных местах с учетом условий сохранности документов.
3. Избегать попадания на акт прямых солнечных лучей и других источников тепла.
4. Предотвращать порчу акта в результате воздействия влаги, пыли и других сторонних веществ.
5. В случае необходимости передачи акта другим лицам, продублировать его и предоставить только копию.

Случаи применения акта

Акт приема передачи трудовых книжек применяется в следующих случаях:

Случай	Описание
При приеме на работу	Акт заполняется при приеме нового сотрудника на работу и передаче ему его трудовой книжки.
При увольнении	Акт заполняется при увольнении сотрудника и передаче его трудовой книжки работодателю.
При переводе на другую должность	Акт заполняется при переводе сотрудника на другую должность внутри организации и передаче ему его трудовой книжки.
При изменении данных	Акт заполняется при внесении изменений в данные, указанные в трудовой книжке сотрудника, и передаче ему актуализированной книжки.
При смене работодателя	Акт заполняется при смене работодателя и передаче трудовой книжки сотрудника новому работодателю.

Во всех указанных случаях акт приема передачи трудовых книжек является документом, удостоверяющим факт передачи трудовой книжки между соответствующими сторонами. Он подписывается работником и представителем работодателя и должен содержать информацию обо всех переданных и полученных трудовых книжках.

Важные моменты при передаче трудовых книжек

1. Проверка правильности заполнения

Перед передачей трудовых книжек новому работодателю необходимо внимательно проверить заполнение всех разделов и граф, чтобы убедиться в их правильности и полноте.

Особое внимание следует уделить:

• Записи о предыдущих местах работы, должностях и дате приема и увольнения;
• Записи о начисленных и выплаченных заработных платах, отпусках и других выплатах;
• Печатям и подписям работодателя и работника.

2. Защита от подделки

Трудовые книжки подлежат защите от подделки, поэтому при передаче необходимо удостовериться, что документ не имеет признаков фальсификации.

Для этого рекомендуется:

• Проверить соответствие номера трудовой книжки указанному в приказе о приеме на работу;
• Убедиться, что все записи в трудовой книжке выполнены одним почерком и не имеют явных признаков поправок или стирания;
• Проверить наличие печати и подписи работодателя на всех страницах документа.

В случае обнаружения подозрительных моментов, следует обратиться в Государственную инспекцию труда для детальной проверки.