Все сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в 2023 году — подробная таблица с обновленными сроками для бизнеса

Сохранность и надежность хранения бухгалтерских и кадровых документов является одним из важнейших аспектов успешной работы любой организации. Четкое соблюдение сроков хранения не только обеспечивает законность деятельности предприятия, но и помогает упростить процессы отчетности, аудита и налогового контроля.

Каждый год законодательство в области бухгалтерии и кадрового делопроизводства подвергается изменениям. Поэтому важно быть в курсе актуальных требований и рекомендаций по хранению документов. В этой статье мы представляем таблицу сроков хранения бухгалтерских и кадровых документов, действующих в 2023 году, а также даем рекомендации по их организации и хранению.

Бухгалтерские документы включают все отчеты, акты, справки, кассовые ордера, счета-фактуры и другие документы, отражающие финансовую деятельность компании. Сроки хранения таких документов могут варьироваться в зависимости от их типа и значения для организации. Исходя из новых требований, некоторые документы могут быть уничтожены после электронной переработки, что может существенно экономить пространство.

Кадровые документы включают все документы, относящиеся к персоналу компании: трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, личные карточки, табеля учета рабочего времени и многое другое. Регулярное обновление и актуализация кадровых документов является одним из важнейших аспектов кадрового менеджмента. Правильное хранение таких документов помогает предотвратить возможное негативное воздействие контрольных органов и обеспечить защиту прав сотрудников и организации в целом.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов 2023 года

Каждая организация обязана вести учет и хранить соответствующую документацию в течение определенного срока. Необходимо иметь в виду, что сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов могут различаться и определяются законодательством РФ.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы, такие как балансы, отчеты о финансовых результатах, журналы учета операций и прочие, должны храниться в организации в течение 5 лет с момента окончания отчетного периода. Важно помнить, что срок хранения справок и документов по налогу на добавленную стоимость (НДС) составляет 6 лет.

Кроме того, бухгалтерские ведомости, акты сверки, договоры на оказание услуг и другая документация, связанная с внешнеэкономической деятельностью, должны храниться в организации в течение 7 лет с момента их составления или окончания срока действия.

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы, такие как трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении сотрудников, личные карточки, отчеты по отпускам и прочие, должны храниться в организации в течение 75 лет после увольнения сотрудника. Срок хранения кадровых документов связан с возможностью рассмотрения спорных ситуаций и защиты интересов сторон.

Также, в течение 5 лет после увольнения сотрудника должны храниться документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, подоходным налогом, отчетностью перед фондами социального страхования и другими материалами, подтверждающими соответствующие выплаты.

Помните, что сроки хранения документов являются минимальными и могут быть продлены, если это необходимо с точки зрения законодательства или целей организации.

Таким образом, соблюдение сроков хранения бухгалтерских и кадровых документов является важным условием для правильного и законного ведения деловой деятельности. Правильная организация системы архивного хранения и своевременное уничтожение устаревших документов помогут избежать ошибок и негативных последствий при проверках и аудитах.

Общая информация

Целью хранения документов является обеспечение доступа к информации, подтверждающей финансовые и кадровые операции организации, а также соблюдение требований налогового и трудового законодательства.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Согласно законодательству, бухгалтерские документы должны храниться в течение определенного периода времени. Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет с момента окончания отчетного периода, за который они составлены. Однако есть некоторые особенности, которые стоит учесть:

• Основные книги учета (журналы, регистры) должны храниться в течение всего срока деятельности организации.
• Документы, связанные с налоговым учетом, должны храниться в течение 4 лет.
• Акты сверок и другие документы, подтверждающие операции по расчетам с контрагентами, должны храниться в течение 6 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Кадровые документы также должны храниться определенное время. Сроки хранения кадровых документов составляют:

• Трудовые договоры и их копии — 75 лет с момента увольнения работника.
• Трудовые книжки — 75 лет с момента увольнения работника или 75 лет с момента последней записи.
• Личные дела работников — 70 лет с момента увольнения работника.
• Документы, связанные с оплатой труда — 4 года.

Соблюдение сроков хранения бухгалтерских и кадровых документов важно для проведения проверок со стороны налоговых и правоохранительных органов. По истечении сроков хранения, документы могут быть уничтожены или переданы в архивное хранилище в соответствии с законодательством.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Согласно законодательству, бухгалтерские документы должны храниться определенные сроки, чтобы обеспечить надлежащую архивацию и возможность проверки финансовой деятельности компании.

Основные виды бухгалтерских документов и их сроки хранения:

• Журналы учета операций — 5 лет
• Бухгалтерские балансы — 10 лет
• Отчеты о прибылях и убытках — 5 лет
• Платежные документы — 5 лет
• Налоговые декларации — 5 лет

Важно отметить, что эти сроки являются минимальными и могут изменяться в зависимости от требований регионального законодательства.

При хранении бухгалтерских документов необходимо соблюдать определенные правила:

• Документы должны быть защищены от воздействия воды, огня и других физических повреждений.
• Они должны быть организованы таким образом, чтобы было легко найти нужный документ в случае необходимости.
• Доступ к архиву должен быть ограничен только уполномоченным лицам.
• При хранении электронных копий необходимо соблюдать требования по сохранности данных и возможности их восстановления.

Соблюдение сроков хранения бухгалтерских документов является важным аспектом ведения бизнеса, поскольку правильное хранение и доступность актуальной информации влияют на принятие управленческих решений и позволяют успешно проходить налоговые и финансовые проверки.

Таблица сроков хранения бухгалтерских документов

Для обеспечения правильного ведения бухгалтерии и соблюдения требований законодательства, необходимо знать сроки хранения различных бухгалтерских документов. В таблице ниже представлены основные типы документов и рекомендуемые сроки их хранения.

Первичные бухгалтерские документы

• Акты выполненных работ — 5 лет;
• Акты приема-передачи — 5 лет;
• Кассовые ордера — 5 лет;
• Банковские выписки — 5 лет;
• Товарные накладные — 5 лет;
• Счета-фактуры — 5 лет;

Вспомогательные бухгалтерские документы

• Отчеты кассира — 5 лет;
• Журналы учета расходов — 5 лет;
• Реестры на оплату — 5 лет;
• Акты инвентаризации — 5 лет;
• Учетные ведомости — 5 лет;

Финансовые отчеты и документы

• Бухгалтерский баланс — 5 лет;
• Отчет о финансовых результатах — 5 лет;
• Отчет о движении денежных средств — 5 лет;
• Отчет о движении товарно-материальных ценностей — 5 лет;
• Аналитический учет — 5 лет;

Приведенная таблица является общей рекомендацией и может быть дополнена или изменена в зависимости от требований отрасли или организации. Важно помнить, что бухгалтерские документы могут быть необходимы для проверки налоговыми органами или другими контролирующими органами, поэтому их сохранность является важным аспектом ведения бухгалтерии.

Рекомендации по хранению бухгалтерских документов

1. Основными бухгалтерскими документами являются:

• Приходные и расходные ордера;
• Акты приема-передачи работ;
• Банковские документы (выписки, платежные поручения);
• Приказы о зачислении заработной платы и приложения к ним;
• Договоры и соглашения;
• Акты выполненных работ и оказанных услуг;
• Налоговые декларации и отчеты.

2. Сроки хранения бухгалтерских документов:

• Учетные регистры, оперативные книги, основные счета — 5 лет;
• Бухгалтерская и налоговая отчетность — 5 лет;
• Служебная переписка, протоколы собраний, документы по кадровому делопроизводству — 5 лет;
• Трудовые книжки — 75 лет.

Важно: установленные сроки хранения документов могут изменяться в соответствии с действующим законодательством.

Соблюдение сроков хранения бухгалтерских документов позволяет:

• Своевременно представлять их налоговым органам и проверяющим органам;
• Обеспечить возможность повторной проверки и реализации правовых интересов организации или индивидуального предпринимателя;
• Следить за финансовой деятельностью и проводить анализ;
• Предотвращать возможные конфликты и споры с контрагентами.

В случае несоблюдения сроков хранения документов, организация может столкнуться с неприятностями, вплоть до штрафов и санкций. Поэтому рекомендуется вести строгую бухгалтерскую документацию и не допускать утери или повреждения важных документов.

Сроки хранения кадровых документов

Документы, относящиеся к приему на работу и процессу трудоустройства, должны храниться в оригинале или в виде копии не менее 75 лет с момента увольнения сотрудника или прекращения его деятельности в организации. Это касается документов, таких как трудовой договор, заявление на прием на работу, анкета соискателя и другие.

Документы, связанные с карьерным ростом и развитием сотрудника, должны храниться не менее 5 лет со дня увольнения или прекращения деятельности в организации. Сюда относятся документы о повышении квалификации, карьерных перемещениях, аттестациях и сертификатах.

Справки о заработной плате и другие документы, связанные с финансовыми вопросами, должны храниться не менее 4 лет после увольнения или прекращения организацией деятельности сотрудника.

Документы, связанные с медицинским освидетельствованием и состоянием здоровья сотрудника, должны храниться не менее 30 лет после прекращения деятельности в организации или увольнения.

Сроки хранения кадровых документов могут варьироваться в зависимости от специфики организации и требований законодательства. Важно следовать установленным правилам и обеспечивать сохранность документов для возможной проверки со стороны контролирующих органов.

Таблица сроков хранения кадровых документов

1. Личные дела сотрудников

Срок хранения: От даты увольнения сотрудника или окончания трудового договора + 75 лет.

Описание: Личные дела сотрудников представляют собой основную информацию о каждом сотруднике: анкетные данные, копии документов, трудовые договоры, приказы о приеме на работу и пр. Эти документы обязательны для хранения на протяжении всей жизни сотрудника и еще 75 лет после его увольнения или окончания трудового договора.

2. Трудовые книжки

Срок хранения: Навсегда.

Описание: Трудовые книжки сотрудников являются важным документом, содержащим информацию о всех местах работы и периодах трудовой деятельности. В соответствии с законодательством, трудовые книжки должны храниться навсегда для доказательства стажа работы сотрудника.

3. Трудовые договоры

Срок хранения: 5 лет после окончания срока действия договора.

Описание: Трудовые договоры между работодателем и сотрудником должны быть сохранены в течение 5 лет после истечения срока их действия. Это позволяет в случае необходимости предоставить эти документы при проверках и аудитах.

Важно помнить, что сроки хранения кадровых документов могут различаться в зависимости от законодательства вашей страны и отрасли деятельности, поэтому всегда рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом в области кадрового делопроизводства.

Рекомендации по хранению кадровых документов

Ниже приводятся основные рекомендации по хранению кадровых документов:

1. Необходимо создать единую систему хранения кадровых документов, включающую в себя такие элементы, как карточки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, договоры о работе и трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела и другие документы, относящиеся к учету персонала.
2. Кадровые документы должны быть упорядочены и храниться в хронологическом порядке. Важно также предусмотреть возможность быстрого поиска и извлечения нужного документа.
3. Рекомендуется осуществлять хранение кадровых документов в специально оборудованных помещениях, обеспечивающих сохранность документов от внешних воздействий и несанкционированного доступа.
4. Необходимо обеспечить сохранность кадровых документов от повреждений, утраты или уничтожения. Для этого рекомендуется использовать специальные упаковочные материалы и системы архивации.
5. Следует установить сроки хранения кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства и индивидуальными особенностями организации. После истечения срока хранения документы должны быть правильно утилизированы или переданы в архив.
6. Рекомендуется обеспечить доступ к кадровым документам только уполномоченным лицам, соблюдая требования к обеспечению конфиденциальности и защите персональных данных.
7. При хранении электронных кадровых документов необходимо обеспечить сохранность и доступность таких документов. Рекомендуется использовать специализированные программные решения для электронного архивирования и учета кадровых документов.

Соблюдение рекомендаций по хранению кадровых документов позволит организации эффективно вести учет персонала, обеспечить доступность документов и соблюдение требований законодательства в этой области.

Канцелярские требования для хранения документов

Основные канцелярские требования:

1. Использование качественных канцелярских материалов. Для хранения документов необходимо использовать папки, папки-вкладыши, файлы, архивные коробки и другие специальные средства. При покупке канцтоваров необходимо обратить внимание на их качество и долговечность.

2. Организация удобных систем хранения. Документы должны быть легко доступными, а система их хранения должна быть удобной и понятной для всех сотрудников. Необходимо разработать и внедрить такую систему, которая позволяла бы быстро находить нужные документы.

3. Маркировка и нумерация документов. Каждый документ должен быть пронумерован либо иметь уникальный код, который облегчит его поиск в дальнейшем. На папках и коробках также необходимо указывать ясную и понятную маркировку, чтобы избежать путаницы.

4. Соблюдение порядка и аккуратности. Все документы должны быть храниться в аккуратном и упорядоченном виде. Рекомендуется регулярно проверять и пересматривать документы, удалять устаревшие и ненужные, а также обновлять маркировку при необходимости. Это позволит сохранить порядок и упростит поиск нужных документов.

Бонусная таблица с канцелярскими требованиями:

Требование	Описание
Использование качественных канцелярских материалов	Убедитесь в качестве покупаемых канцтоваров перед их использованием
Организация удобной системы хранения	Разработайте и внедрите систему, которая будет понятна всем сотрудникам
Маркировка и нумерация документов	Пронумеруйте документы и ясно обозначьте их на папках и коробках
Соблюдение порядка и аккуратности	Регулярно проверяйте документы, удаляйте устаревшие и обновляйте маркировку

Электронное хранение документов

С развитием технологий все больше организаций переходят на электронное хранение документов. Это альтернатива традиционному бумажному хранению, которое часто занимает много места и требует дополнительных затрат на обслуживание и охрану.

Преимущества электронного хранения документов:

• Экономия места. Вся необходимая информация сохраняется в электронном виде на компьютере или сервере, что позволяет освободить перегруженное бумажными документами рабочее пространство.
• Удобство доступа и поиска. Электронные документы могут быть организованы в удобную иерархическую структуру и снабжены ключевыми словами для быстрого поиска.
• Безопасность и сохранность. Электронные документы могут быть защищены паролем или зашифрованы для предотвращения несанкционированного доступа. Кроме того, с помощью резервного копирования можно обеспечить сохранность данных.
• Экологическая целесообразность. Электронное хранение документов помогает сократить потребление бумаги, а это способствует сохранению природных ресурсов и снижению экологической нагрузки.

Особенности электронного хранения бухгалтерских и кадровых документов:

При электронном хранении бухгалтерских и кадровых документов необходимо соблюдать некоторые особенности:

1. Выбор подходящего программного обеспечения. Для электронного хранения документов рекомендуется использовать специализированные программы, обеспечивающие безопасность данных и возможность их удобного поиска.
2. Архивация. Регулярная архивация документов помогает уменьшить объем храняемых данных и облегчить процесс поиска неактуальных документов.
3. Сохранность данных. Для надежного хранения электронных документов рекомендуется использовать дополнительные средства защиты, такие как резервное копирование и антивирусное программное обеспечение.
4. Правильная организация документов. Важно создать структуру папок и файлов, которая соответствует бухгалтерскому и кадровому учету организации. Такая организованность поможет облегчить процесс поиска необходимых документов.
5. Соответствие требованиям законодательства. При электронном хранении бухгалтерских и кадровых документов необходимо соблюдать требования законодательства по хранению и защите информации, а также правилам доступа к ней.

Электронное хранение документов является современным и эффективным способом организации и обеспечения доступности информации, придерживаясь правил и рекомендаций, вы сможете сократить затраты на хранение и повысить эффективность работы вашей организации.

Аутсорсинг хранения документов

Одним из основных преимуществ аутсорсинга является освобождение собственных ресурсов организации. Вместо того чтобы заниматься самостоятельным хранением и обслуживанием архивов, внешний аутсорсинговый партнер берет на себя все соответствующие функции.

Другим важным преимуществом является повышение безопасности документов. Специализированные аутсорсинговые компании обеспечивают надежную систему хранения и защиты информации, используя передовые методы шифрования и контроля доступа.

Аутсорсинг также позволяет сократить издержки на поддержание собственных хранилищ, а также на обновление оборудования и программного обеспечения. Кроме того, вы выбираете оптимальный срок хранения документов, что позволяет избежать нецелесообразного их хранения в течение длительного времени.

В современном бизнесе аутсорсинг хранения документов – это эффективный инструмент для улучшения процессов, сокращения расходов и обеспечения безопасности в управлении бухгалтерией и кадровыми делами компании.